【建設業向け】工事の請求書(適格請求書)の書き方(無料テンプレートあり)

請求書は、取引先や顧客に支払いを請求するために必要な書類です。
また、請求書は売買代金を証明する売り上げに関わる書類であるため、証憑書類に当たります。
故に、お客様トラブルを防止するためにも、適切な金額と必要項目の記載が求められます。

今回は、請求書を効率的に作成できるテンプレートをご用意しました。
また、「請求書の作成方法がわからない」という方向けに、請求書作成の上での注意点や簡単な作成方法をご紹介します。

無料テンプレート（ダウンロード）

エクセルやワードのテンプレートをダウンロードして、必要事項を入力し印刷してください。
無料でダウンロードできるサイトなどもあります。

エクセルテンプレート

こちらは弊社が作成したエクセル形式の請求書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

ワードテンプレート

こちらは弊社が作成したワード形式の請求書テンプレートです。
ご自由にご使用ください。

請求書とは？

請求書とは文字通り、契約後取引先や顧客へ料金の請求を行う文書のことをを指します。
発行を義務付ける法的拘束力はありませんが、請求書の発行は慣習化されています。

請求書を発行することで、請求漏れや取引先とのトラブル防止につながるため、可能な限り発行すると良いでしょう。

請求書には、決まった様式はないため、手書きやエクセル、請求書作成ソフトなど自社にあった方法で作成することが可能です。
しかし、正確な取引を行うために、請求書に書くべき必要事項があります。後ほど紹介していきます。

請求書の作成方法

エクセルとワードの請求書テンプレートを用意しています。
無料でダウンロード可能となっています。ぜひ活用ください。

市販の書式を使用する

市販の請求書に手書きし提出します。
必要事項を記入していくだけで簡単に作成できます。

エクセルで作成する

Microsoft Excelを利用し作成する方法です。
手書きやワードと比べ、計算式を利用できる上、レイアウトも自由にできるため、時間の削減やより正確な請求書の作成が可能です。

ワードで作成する

Microsoft Wordを利用し作成する方法です。
テンプレートを使えば、手書きに比べ短い時間で請求書を作成できます。
また、電子データで送付した場合は、紙代が節約できる為コスト削減にもつながります。

管理システムからワンクリック

管理システムなどから、ワンクリックで請求書を発行することができます。

請求書の書き方

請求書に記載する項目で、法律上で決められているものは得にありません。
しかし、マナーや慣習として書くべき項目がいくつかあるので、一般的な請求書を例に基本項目を解説していきます。

基本項目

まずは請求書の基本項目をご紹介します！

①請求先

請求先の会社名を記載します。
必要に応じて、住所などそのほかの情報も記載します。

②請求番号

請求に対する問い合わせがあった場合に、すぐ見ることができるよう請求番号を記載しておきましょう。

➂請求日

請求書の発行日を記載します。
発行日は締め日で記載するケースが多いようですが、事前に請求先に確認を取るようにしましょう。

➃発行者

誰からの請求であるかをわかりやすくするために、会社名、住所、連絡先などを記載します。

➄合計金額

請求する合計金額を、大きく明記します。

➅取引内容

No、項目名、数量、単位、単価、金額などを記載します。

➆小計・消費税・合計

取引金額の小計、消費税、小計に消費税を足した合計を記載します。

➇備考

何か備考があるときに記載します。

➈お支払い条件

支払方法や、支払期限を記載します。

➉振込先

銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義を記載します。
口座名義はカタカナで記入します。銀行コード・支店コードも併せて書いておくとより丁寧です。

インボイス制度にどう対応する？

「インボイス制度」とは、記載要件を満たした「適格請求書（インボイス）」を発行、保存することで、買い手（仕入側）が仕入税額控除を受けることができる制度です。
インボイス制度は、2023年（令和5年）10月1日から始まりました。

適格請求書は、2019年（令和元年）10月からスタートした「区分記載請求書等保存方式」で発行されている「区分記載請求書」にいくつか必要記載項目が追加されたものになります。

今回施行のインボイス制度で交付義務のある、適格請求書（インボイス）の記載項目は以下の通りです。

①適格請求書発行事業者の氏名・名称・登録番号（通知書に記載）
②項目ごとの取引年月日
③取引内容、軽減税率対象のものはその旨
④税率ごとに区別した合計金額（税抜き、税込み問わない）、またその適用税率
⑤消費税額
⑥買い手事業者の氏名または名称

※赤字下線部になっているものが、「区分記載請求書」から新たに追加された必要項目です。

売り手は、買い手から適格請求書発行の申請があった場合、上記の項目を記載した請求書を発行し、保存する必要があります。
保存期間は、売り手が保存する適格請求書（インボイス）の写しと同じく、交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から２月を経過した日から７年間です。

請求書作成のポイント

請求書の押印や、送付方法などは定められているわけではないため、社内で統一しておく必要があります。
請求書を作成する際のポイントを紹介します。

社印などを捺印する

書面、データを問わず、印鑑が押されていない請求書も法的に有効です。
しかし、会社によっては印鑑のない請求書を受け付けていないこともあるため、事前に確認が必要です。

捺印する場合、手書きでもPCで作成した場合でも、発行者の情報のところに社印、担当者の印鑑、その上司の印鑑を捺印するのが一般的です。
電子化された請求書の場合でも、電子印鑑を押す必要があります。

請求書は紙媒体で

書類のペーパーレス化が進んでいても、請求書などの重要なビジネス文書は紙媒体で、または原本を郵送するケースがほとんどです。
取引先の事務手続きの都合で、FAXで送信を依頼された場合には、FAXで送付してから原本を郵送すると問題ありません。

請求書送付の際の注意点

請求書は「信書」ですので、宅急便やメール便では送ることができません。

書類で送る場合は必ず郵便を利用するようにしましょう。

郵送の場合は折ってOK

請求書をそのまま封筒に入れると、サイズが大きくなり、切手代も高くなってしまいます。

請求書は一般的に三つ折りにして封筒に入れます。
折りたたむ際には、表題の「請求書」という部分が開封して最初に目につくよう、表題部分を後から折ります。

封筒の左下に請求書在中と記載

請求書を入れる封筒の左下に、「請求書在中」と記入します。
文具店などでスタンプを打っているので、それを利用すると便利です。

請求書の保存方法

電子帳簿保存法の保存制度は３つに分けられます。

2024年１月から、電子取引においては電子データ保存が必須となりました。
電子帳簿保存法によって、電子データ保存に関する様々な要件が規定されています。
要件の詳細については、国税庁の公式サイトからご確認ください。

請求書やほかの文書を電子データで作成した場合、そのまま電子データとして保存することが可能です。
また、書面で作成した場合は、電子データに変換するスキャナ保存が行えます。

一方で、メールやインターネットを通して行われた電子取引においては、電子データ保存が義務付けられています。
紙などに出力するのではなく、必ず電子データのまま保存しましょう。

郵送などで書面で取引した場合は、従来と変わりなく紙で保存することが可能です。
書面で取引した請求書などを電子データとして保存したい場合は、スキャナ保存の手続きに従い保存する必要があります。

まとめ

いかがだったでしょうか。
請求書は、取引に関わる書類の中でも非常に重要なものです。
また、請求書を扱う場面は業務の中で多くあります。

細かい部分が把握しきれていないこともあるので、再度正しい請求書の書き方・送り方を確認しましょう。

建築業向け業務管理システム「アイピア」を使うことで、効率的に請求書を作成・管理できます。
ぜひ導入を検討してみてください。