工事請負契約書を電子化!電子契約の導入方法とメリットについて解説

工事請負契約書を電子化!電子契約の導入方法とメリットについて解説

近年、契約方法は紙から電子化へとシフトしています。
建設業においても、建設業法の改正により工事請負契約書などの書類を電子化できるようになりました。

これにより、電子契約を導入する企業も増えています。
この記事では、建設業の企業が電子契約導入のポイントや、メリットについて解説します。

工事請負契約書とは


そもそも工事請負契約書とは、住宅の建設やリフォームなどの工事を行う際に発注者と工事を施工する会社が結ぶ契約のことです。
請負人は工事を完成させ建物を発注者に引渡し、発注者はその対価を支払う契約をするのが工事請負契約書の役割です。

また、工事内容が細かく複雑な建設工事やリフォーム工事においては、「契約内容を可視化させることでトラブルや紛争リスクを避ける」などという目的もあり、重要な書類です。

工事の規模に関わらず交わす必要がある書類なので、作成頻度も非常に高いものだといえます。

建設業における電子契約

書面での契約を電子化したものを「電子契約」と呼びます。
現在でも建設業では紙媒体で契約が行われていることが多いです。

しかし、様々なメリットがあることから請負工事などにおいての電子契約化がどんどん進められています。

電子契約のメリットについては後述しますのでそちらを参考にしてみてください。

では、建設業で電子契約が普及した背景はどのようなものなのでしょうか。

建設業法の改正

工事請負契約書における電子契約に大きく関わるのが、建設業の請負工事に対する建設業法です。
従来の契約方法では、書面での契約しか認められていなかったため、紙で契約書を発行することが普通でした。

しかし、2001年4月の建設業法第19条の改正により、建設業でも電子契約を行うことが認められました。

建設業法第19条に3項が追加

建設業法第19条の改正で何が変わったかというと、第19条に3項として以下の内容が追加されたことです。

建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。
引用:建設業法(施行日: 令和三年九月三十日)

これにより、法令や省令も改正され、要件を満たせば建設業でも電子契約書を使えることになりました。

グレーゾーン解消制度

電子契約が行いやすくなったというものの、不安や疑問点があるばかりになかなか電子化を進められない建設業の企業もあります。
そこで、建設業法の解釈を明確化するため、「グレーゾーン解消制度」が存在します。

グレーゾーン解消制度とは、経済産業省による新規事業創出の一環です。
具体的には、新たなサービスなどが既存の法律と矛盾していないかなど、いわゆるグレーゾーンを照会し、解消することで利用者が安心して利用できるようにしたものです。

これにより、電子契約サービスを選ぶときの基準として、グレーゾーン解消制度にの基準において認められたサービスであるかを見れば、安心して電子契約を行えるようになるのです。

工事請負契約書を電子契約する方法

工事請負契約書などにおいて電子契約を行うには、前述したとおり、一定の条件を満たしている必要があります。
その条件とは、見読性、原本性、本人性についてで、以下のような内容です。

  • ディスプレイや書面等に速やかかつ整然と表示できるシステムを整備する
  • 公開鍵暗号方式を採用し改ざんを防止する
  • 電子的な証明により他人がその者になりすましていないか確認を行う
  • 請負契約の内容などの電磁的記録等を適切に整理・保存する

また、電子契約を行う場合は契約相手から承認を得ることも必要です。

この条件を守ったうえで、電子契約をどのように行えばいいのかを次でご紹介します。

  • 施工管理システム

電子契約サービスを導入

グレーゾーン解消制度で認められた電子契約サービスを使うことで、金額が多い工事や内容が複雑な工事でも、安心して工事請負契約を結ぶことができます。

電子契約サービスとは、紙媒体の契約書に押印することをやめ、インターネット上で電子ファイル(PDF形式の契約書)に押印・署名(電子署名やタイムスタンプを付与)して契約を結ぶことができるものです。
契約の締結だけでなく、契約書の保管、検索、また他システムとの連携なども行えます。

中には、様々な契約書のテンプレートを用いて契約書の作成も簡単にできるサービスもあります。

これらの電子契約サービスは、取引先がそのサービスのアカウントを持っていなくても使用可能です。

紙の契約書であれば郵送で送付、押印、返送だけで数日かかるところを、電子契約システムを利用することで、いつでもクラウド上で押印・署名し契約締結が可能なので、大幅に時間が短縮できます。

電子契約のメリット

書面での契約 電子契約 違い
建設業に電子契約を導入し、工事請負契約書などを作成する際のメリットをご紹介します。

契約業務の効率がアップ

書面での契約業務では、契約書の作成、印刷、押印、封入、郵送に時間と労力がかかってしまいます。

また、送った後も、相手から返送されるまで待つことになります。
契約内容が変更になった場合など、契約に何カ月もかかってしまうこともあります。

一方、電子契約では、インターネットの環境さえあれば、いつでも、どこからでも契約を進めることができ、契約業務が効率的に行えます。
そのため、契約業務の大幅な効率化が可能になります。

コスト削減

書面での契約書を作成する際、印紙代、インク代、郵送代、保管代など様々なコストがかかります。

特に印紙代は、契約金額によって収める収入印紙の金額が決まります。
建設業の契約金額は大きくなることも多く、契約件数が多いほどこのコストもかかるので、印紙代だけで数百万円になることもあります。

電子契約を導入することによって、これらのコストを削減することができます。

また、契約業務の担当者への負担も軽減されます。

コンプライアンス強化

電子契約は、セキュリティ面においても有効だとされており、コンプライアンスの強化にも繋がります。

書面での契約書を保管する際には、紛失や改ざんの恐れもあります。
このような場合、監査に対応できなくなると、コンプライアンス違反になりかねます。

電子契約の工事請負契約書などは、アクセス権を持つ人しかアクセスができません。
その上、不正アクセスがあればアクセスログを取得できるので、安心して管理ができます。
また、書面の契約書への印鑑は肉眼で確認しますが、電子契約書では高いセキュリティを持ったデータベースで電子署名とタイムスタンプを用いるため、コンプライアンスを強化することができます。

  • 施工管理システム

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まとめ

いかがだったでしょうか。

工事請負契約書などを電子化するにおいて守らなけらばならない条件もあるので、しっかりと確認してから電子契約を導入することが大切です。

電子契約を行うことで、業務の効率化、コスト削減、コンプライアンス強化など様々なメリットがあります
これから建設業でも、紙媒体ではなく電子データでの取引がどんどん進んでいくでしょう。

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紙媒体で契約業務を行っている方は、電子契約に便利なシステムを導入することをぜひ検討してみてください。

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