Lesson4.販売管理とは

Lesson4では、基幹システムの一つ、「販売システム」とはどういうものなのかを解説していきます。
BtoB、BtoC関わらず、企業の成り立ちには欠かせないことなのでしっかりと理解していきましょう。

販売管理とは

販売管理とは「いつ」「どこで」「だれに」「なぜ」「何を」「どのように」「いくつを」「いくらで」販売し、代金の回収を行ったかを管理することです。

基幹システムの図解の中では

この位置にあたります。企業の売上に直結していますので、非常に大切ですね。

販売管理には、商品の仕入・在庫の管理・販売先データ・代金の請求回収といった工程も含まれます。
収益につなげるため、トータル的な管理をコストも考えたうえで管理していくことが大切です。

販売管理の目的

販売管理の目的は大きく分けて２つあります。
「収益確保」「顧客満足度向上」です。

収益確保

販売を行う上で、皆さんが大事にしていることは何ですか？
やはり、「より良いサービス・商品を売って、売り上げを大きくすること」だと思います。
しかし、売上だけを考えているとなかなか収益の確保とはなりません。
収益の確保において大切なのは、「効率よく販売につなげられること」です。

在庫を管理し仕入を的確なタイミングで行うことで、売上に対する在庫保管費や仕入費を削減できます。
販売管理において、販売業務の各工程の連携を高めることで収益確保が見込めます。

顧客満足度向上

良い商品・サービスの提供は、企業側ではなくあくまで顧客にとっての良い商品・サービスである必要があります。
販売管理を行うことで、そういった顧客のニーズに合う商品・サービスを予測できるとともに、
在庫状況から顧客の納品面でのニーズを満たすことも可能です。
ニーズに合った商品を提供し、顧客満足度を上げることで、企業利益につながります。

販売管理の問題点

販売管理を台帳やエクセルデータで行っている企業において起こりやすい問題点を上げていきましょう。

取引先・サービスにより見積書・請求書のフォーマットが違う

BtoBの企業でしたら、中小企業でも取引先は3～10社あると思います。
そういった場合、煩雑化していくのが見積書や請求書の管理です。

「フォームは特にこだわらない」という取引先ばかりであればいいのですが、ほとんどの企業では見積書のフォームが決まっています。
取引先に合わせ見積書のフォームをエクセルで用意しておいて、手作業で管理するのは大変です。
間違ったフォームで見積を出してしまうこともあるでしょう。
それに加え、見積・請求のタイミングは取引先により違ったりもしますね。
すべてを手作業で管理するのはすごく面倒だと思います。

メールや電話での受注が多く入力の手間が多い

販売管理システムを導入していない企業での受注方法は、メールや電話、FAXが多いでしょう。
その際にまず皆さんは何をしますか？
おそらく、台帳やエクセルに記入していくでしょう。
これでは一日に何回も、この作業をしていくようになります。

作業ミスのリスク

見積書・請求書の作成、受注の管理等、人の手で入力するような作業が多い中で、トラブルの原因となるのが入力ミスです。
人力での作業の場合、やはり「人」を介するため、聞き漏れや聞き間違い、見間違いなどのミスが起きてしまいます。
作業量が多ければ多いほど、こういったミスは起きる可能性が高くなっていきます。

販売情報の管理がしづらい

販売先の情報は、営業をしていくうえで最も重要な情報です。
「うちは台帳で全部書いてあるから大丈夫」という方もいらっしゃるかと思いますが、
紙媒体での台帳や、年度ごとのExcelに情報を記入したりしているところが多いのではないでしょうか。
そういった場合、他店舗・他担当者以外の人が情報を引き出したいときに、「どこにファイルがあるのか」「どういった記入項目でやっているのか」
等の個々人の価値観で作られてしまっている表では、どうしても業務に余計な時間を要してしまいます。

販売管理システム導入のメリット

では、販売管理のシステム導入により、どのようなメリットがあるのか、解説していきます。

自動管理で入力ミスを削減する

システム導入で、販売先情報、商品情報、価格、原価、在庫状況などを登録することにより、業務の効率化と、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

見積・請求の管理

販売先情報に、見積書・請求書のフォーマットや請求スケジュールなどを登録することで、フォーマットの間違いや、請求漏れ等を防止できます。

案件単位での管理も可能

取引先ごとの管理ではなく、案件ごとの管理により仕入れ・見積・請求の一元管理が可能になります。

様々な販売形態の一元管理が可能

今までの各支店・各担当でやり方などが違っていた管理形態も、システム導入により自動的に連携され、各店舗ごとの売り上げ集計がされます。
受注状況も管理できることによって、在庫切れの可能性も下がります。

販売先データの可視化

各店舗で販売先情報を管理していた場合と違い、全支店での販売先情報も確認できるため、販売先企業の視点からの受注が発生した際も、近くの支店で販売先情報を確認でき、即座に対応することができます。
また、販売先情報の蓄積から受注予測や販売予測などの分析ができ、効率的な人員、設備へのコスト投入を行うことができます・

まとめ

販売管理は、ほぼほぼの企業で必要な情報を管理することが出来るので、支店が複数あったり、担当者により販売先管理を分けている企業様の場合、導入してみるのもいいかもしれません。
販売管理は、販売はもとより、受注・仕入れ・請求等の管理もできる物もあるので、導入の際は、今企業でどんな管理があればいいのか、どんなシステムがあれば楽になるのかを検討しての導入をお勧めします。
次回Lesson5では、受発注管理について解説していきます。

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