Lesson5.受発注管理とは

Lesson5では、基幹システムの一つ、「受発注管理」について解説していきます。

受発注管理とは

受発注管理とは、販売先からの受注、または下請けなどの子会社に対する発注を管理することです。

企業活動の流れの中で受発注管理は

この位置にあたります。

親会社、子会社においては、受注・発注ともに必要な業務ですが、末端の孫会社などは発注業務と言えるようなものはあまりないかと思います。
ですが、ほぼすべての企業で、必要な資材の調達がされていますので、一度企業でどのような業務がされているのかを確認してみるといいかもしれませんね。

受発注管理の問題点

では、この受発注管理業務を人の手で行っているときに起こり得る問題点を挙げていきましょう。

注文内容の確認

販売管理の際にも発生する業務ですが、実際の受注に関しても、受注の形態が企業によって何パターンかあります。
対面で受注されない、メールや電話・FAXなどでの受注の際、様々なミスが起こり得ます。
（メールやFAXでは見間違いが、電話では聞き違い、「言った・言わない」などのトラブル等）

注文請書などの必要書類の欠落

人手で管理を行う際に、なかなか徹底されていないことが「注文請書」です。
ただ受注をもらって、出荷をするのでは、販売先に確認がとることが出来ていないことがあります。
「うちではちゃんと受注が来たら電話で確認している」という企業もあるかと思いますが、一度受注したものを電話で確認された際に、相手方の思い込みから間違った商品のままで出荷がされてしまう可能性もあります。
確認事項は、商品名・数量・金額・納期・発行日を記載し、相手に対して文面で確認してもらうことで、トラブルの未然防止になるでしょう。

受発注管理システム導入のメリット

では、システム導入でどのようなメリットがあるのでしょうか。

作業コストの削減

今まで様々な方法で送られてきた受注ですが、販売管理のシステムと連携することで情報の抽出を度々行うことがなく、商品と数量、納品日を管理すればいいので、毎回台帳やエクセルで受注ベースでの情報管理をしていた企業にとっては、作業のコスト削減はかなりあるでしょう。

人為的ミスの削減

転載ミスや聞き漏れなどが多い作業でも、入力後「受注請書」を印刷し先方に確認してもらうことで、「言った・言わない」のトラブルを防ぐとともに、ヒューマンエラーによるトラブルも防ぐことができます。

顧客満足度向上

受注側の業務スピードが上がれば、当然納期も短くなります。
受注から納品までの時間が短くなればサービスへの評価が高くなり、顧客満足度が上がるとともに、作業の回数が増えることで売上アップにもつながりやすくなります。

進捗・履歴管理の効率化

取引先や商品、または受注ベースでの進捗・履歴管理をすることができ、進捗や履歴の可視化により、「以前と同じ商品を」や「納期が早まったんだけどこの商品あと何日で納品できそう？」などの販売先の問合せにもすぐに対応ができます。

まとめ

受注・発注の作業はミスが起こりやすいうえに、数量等間違ったら大きなトラブルへと繋がるような事が多い作業です。
管理システム導入により、スムーズに受注・発注業務を行うことで、顧客満足度や売上向上に繋がります。

◆まとめ記事に戻る◆