工事写真台帳の作成・管理に使えるエクセル・アプリまとめ

工事写真の管理や工事写真台帳の作成作業に手間がかかっていませんか?工事写真の画像をパソコンなどに取り込み、台帳の枠内に収まるようサイズ調整をし必要情報を記載する…など普段なかなか使わないパソコンスキルを求められる大変な作業ですよね。

そこで今回は、工事写真台帳の作成が簡単になるおすすめの方法を紹介します。手軽に無料で使えるものからその他の業務もまとめて効率化できるものまで網羅していますので、ぜひ自社に合う方法を探してください。

同じ台帳でも、工事原価を管理する「工事台帳」はこちらから。具体的な概要からおすすめの管理方法まで紹介しています。

【参考記事】工事台帳とは?保存期間や税額表示など注意点を紹介
【参考記事】工事台帳作成・原価管理ソフト7選

工事写真台帳が作成できる無料エクセルテンプレート

エクセルの活用は、工事写真台帳を作成するにあたって最もポピュラーな方法ですよね。様々な企業や組織から公開されているエクセルテンプレートを紹介します。無料でダウンロードできるものばかりなので、ぜひ試してみてください。

unlimited社の「悪魔のエクセルテンプレート」シリーズ

株式会社unlimitedが公開する「悪魔のエクセルテンプレート」シリーズから、工事写真台帳エクセルテンプレートが公開されています。

「悪魔のエクセルテンプレート」と呼ばれるのは「使用すると事務員さんの仕事がなくなるくらい効率化する(?!)」ということに由来しているそうで、その言葉通り、画像ファイルを取り込めば枠内に収まるように自動でサイズ調整してくれる便利なつくりです。

ただし、このテンプレートは片面のみの対応です。両面見開きのテンプレートが欲しい場合は次の項をご覧ください。

かてぃーん氏のエクセル工事写真帳

このテンプレートは、作者である「かてぃーん」氏が個人公開しているものです。個人公開ではあるものの2015年の初版リリースから2019年以降にも機能改修が続けられているだけでなく、2021年現在でもホームページ等から利用者の意見を募り、都度操作サポート等にも対応されているようです。相当数の建築業ユーザーが居るようで、試しに使ってみる分には信頼性十分といったところでしょうか。

「片開き」「見開き」「横並び」の3タイプのテンプレートが用意されています。出力したいレイアウトによってダウンロードするエクセルを選んでください。

エクセルテンプレートを利用する際のデメリット・注意点

紹介した2つのエクセルテンプレートはいずれも便利で手軽に使いやすい一品です。ただし、「エクセル」である以上様々な点に注意しなければなりません。

  • 基本的に無料で公開されているものなので、不具合やトラブルに対する保証が約束されない
  • データがパソコンの中に保存されるため過去のデータによって容量が圧迫されたりうまく管理できない
  • 担当者たちが各自作成するので、各現場の作成状況の把握や過去データの活用が難しい
  • 「写真を撮る」「台帳を作成する」の2工程はどうしてもそれぞれ行わなければならない

一般社団法人日本建設業連合会の「建設現場における情報セキュリティガイドライン」によれば、建物の内部や設備状況を写す写真も守るべき工事情報であるとして、情報セキュリティ対策が求められています。

エクセルテンプレートのみによる写真台帳の作成・管理はセキュリティや管理体制に不安の残ります。いずれはエクセル脱却の必要があると考えておくべきでしょう。

工事写真だけを手軽に作成・管理するならアプリの導入がおすすめ

近頃は工事写真の管理ができる安価なアプリがたくさんリリースされています。購入そのものを数百円で出来るものから毎月の利用料が発生するものまで様々ですが、それぞれ工事写真台帳としてはエクセルよりも手軽で安心できる要素がたくさんあります。

工事写真台帳の作成にアプリを導入するメリット

エクセルの利用に比べて、アプリや専用ソフトを使うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか?

まずは「業務効率」の面です。
多くのアプリは、スマホで撮影した写真をそのままアプリに移すことができます。現場で撮影し、帰社してから写真台帳を作成するという従来の手間が解消され、写真台帳作成作業のほとんどが現場で完結するというのは大変魅力的ですよね。

もうひとつは「管理効率」の面です。
写真台帳は提出用書類として作成されるのが一般的ですが、過去の案件を確認するために用いられるケースもありますよね。

そのような場面でエクセルデータをパソコンで管理していると「必要なものを誰がどこに保存しているか分からない」という状況が発生しやすく、探す作業に必要以上の時間が求められてしまいます。

アプリや専用ソフトを使うことで現場写真や写真台帳を一元管理することで、そういった管理コストを削減することが可能です。

最後に、「セキュリティ」の面です。
工事写真台帳は守られるべき「個人情報」として情報セキュリティの徹底が求められるものなので、紛失や漏えいがないようしっかり保管する必要があります。
また、工事の種類によっては写真台帳の「改ざん」に対して厳しくチェックされる場合もあります。

必要に応じて、添付された写真が加工されたものでないかどうかが分かる体制を取るためにも、専用のチェック機能が付いたアプリは必要不可欠です。

おすすめアプリ①「ミライ工事2」

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ミライ工事2は、大型膜屋根や膜天井などの設計・製造・施工を行う太陽工業株式会社が自身の現場経験を参考に開発した工事写真アプリです。

開発元自体は大型の施工を行う企業ですが、導入ユーザーには新築、住宅診断、地盤工事などさまざまな工種の企業が並びます。工事写真台帳の作成や共有という目的であれば、どのような工種・規模感でも利用が検討できそうです。

【料金】
初期費用0円、月額9,000円(5ID)~
【特徴】
・撮影した写真から台帳PDFを自動で生成できる
・改ざん検知機能搭載
・台帳ごとの掲示板機能で、担当者たちと連絡を取り電話応対を減らせる
・操作研修、電話サポートなども充実(法人契約のみ)

おすすめアプリ②「蔵衛門」

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「蔵衛門御用達2021」は、株式会社ルクレが提供するクラウド写真台帳システムです。

ルクレはかつて富士通の社内ベンチャー「トリワークス」として創業されて以降、デジカメや写真つきメールに合わせたアルバムソフト等を提供してきた企業です。まさに「画像管理」においては専門家と言っても過言ではありません。

蔵衛門御用達2021が特徴的なのは、「本棚」機能です。まるで事務所のキャビネットのようなレイアウトの保管スペースに工事写真台帳を並べて保管し、そのまま印刷することも可能です。

蔵衛門の関連商品「蔵衛門Pad」は写真撮影や手書き記入ができる「電子小黒板」です。防水・防塵・耐久性に長けることから現場での写真撮影でも安心して使うことができます。

また、上述の「蔵衛門御用達2021」へデータを転送することで工事写真台帳を即座に作成することも可能です。

【料金】
 Standard9,000円、Professional158,000円
【特徴】
・工種・撮影場所別に写真台帳を自動生成
・直感的な台帳管理が可能な手めくりアルバムと本棚機能
・現場での写真撮影が可能な「蔵衛門Pad」(要別途購入)との連携可能

おすすめアプリ③クラウドストレージサービス

オンラインストレージサービス「Googleドライブ」「Dropbox」「Evernote」各社ロゴここまでは工事写真台帳の作成・管理専用のツールをご紹介しましたが、どうしても価格面がネックになって導入できなかったり、「そこまで大げさなものはまだいいかな…」と尻込みしてしまう方がいるかもしれません。
そこで、よりシンプルで手軽なクラウドストレージサービスをご紹介します。

クラウドストレージサービスとは?

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にエクセル・ワード・PDF・写真データなどのあらゆる資料をアップロードすることのできるアプリです。パソコンやスマートフォンなどからもアクセスできることから場所や時間を選ばす管理ができる便利なツールで、代表的なものにGoogleドライブやDropboxなどがあります。

シンプルなファイル管理から、より広範囲の一元管理まで対応できる!

写真台帳のテンプレート自体はエクセル形式など別の書式を用意する必要がありますが、種類によってはスマホで撮影した写真を直接保存することも出来るため、工事写真台帳を作る際にも非常に手軽です。

また、これらのクラウドストレージサービスは業務管理システムと連携するケースも多く、工事写真や写真台帳を現場の情報と紐づけて、見積や原価、請求情報などと合わせて一元管理ができるのも大きなメリットです。

情報によって保存場所が違うと発生しやすい管理作業の手間をまとめて改善する手段として、将来的な検討に含めるといいかもしれません。

Dropbox(法人版)
【料金】月々1500円~/1ユーザー

Googleドライブ(法人版)
【料金】月々680円~/1ユーザー

Evernote(法人版)
【料金】月々1100円~/1ユーザー

写真台帳だけでなく、業務全体を「丸ごと一元管理」がおすすめ!

今回は様々な課題に合わせた写真台帳作成の方法を紹介しました。工事写真台帳の作成には様々な方法がありますが、他の業務管理とは別の手段で管理することになってしまいます。

複数の保管場所や管理形式を持っていると効率面やセキュリティ面での不安が残るので、いずれは写真台帳を含めたあらゆる業務をまとめて管理できるように検討することもおすすめです。

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