プロセスマネジメントとは？初心者でも分かる意味とやり方

「プロセスマネジメント」という言葉をご存知でしょうか？
多くの経営者やコンサルタントが「プロセスマネジメントが結果を最大化させる」とプロセスマネジメントを高く評価しています。
結果を最大化させるとはどういう事でしょうか？
プロセスマネジメントの基本について分かりやすくまとめましたので、見ていきましょう。

プロセスマネジメントとは

BPM（ビジネスプロセスマネジメント）と言われる事もありますが、
プロセスマネジメントを直訳すると「工程（プロセス）を管理する（マネジメント）」となります。

様々なプロジェクトや仕事をプロセスごとに細分化させることで、
タスクを細分化させ次にやらなければいけないことを明確化できます。

マクドナルドの創業者である　レイ・A・クロック氏は次のような言葉を残しています。
「何事も小さな仕事に分けてしまえば、特に難しくない」

結果ではなくプロセルを管理させることが、結果の改善に繋がるという事です。

また、プロセスマネジメントをすると結果を最大化させることとが、できるのでしょうか？
例と一緒に見ていきましょう。

プロセスマネジメントが結果を最大化させるとは？

まずは、ある営業部の数字を見てみましょう。

営業部の平均契約数：10件/月
社員Aの契約数：5件/月

営業部の平均の数字に対して、社員Aの成績はあまりよくありません。
結果の契約数だけで見れば、平均の50％になります。

ここで、あなたが社員Aのマネージャーだとして、社員Aの契約数を
平均の10件にする為にどのようなアドバイスを行いますか？

「頑張りが足りない」「なぜ契約できなんだ」「社員Bを見習え」と部下に怒っていませんか？
このような精神論や、ただっても契約数は伸びません。

では、次にプロセスごとに見ていきましょう。
今回は、案件数・アポイント数・契約数の３つのプロセスで見ていきます。

いかがでしょうか？
アポイントからの契約率は社員Aも営業部の契約率とじく50％あることが分かります。
しかし、アポイント率が低いため、契約数が少なくなっていました。

契約数だけでは分からなかった社員Aのボトルネックが見えてきました。
社員Aは案件からのアポイント率が低いために、契約率が50％もあるのに、
営業部の平均に達していませんでした。

プロセスマネジメントで見える化

プロセスマネジメントで仕事を分解することで、業務が分かりやすくなります。

例えば、初めて展示会に出展することになり、担当者になったとします。
今までやったことが無い業務で、難しいように感じます。

・展示会に申し込む
・出展商品・目標を決める
・ブースのデザインを決める
・業者へデザインの依頼をする
・担当の割り振りを決める
・出展に関する備品の確認
・出展

展示会に出展するという業務一つでも多くのプロセスに分けることができます。
細分化してみると、各プロセスは難しくないのはお分かりいただけたのではないでしょうか。

プロセスを分けることで、漏れや抜けの予防になり、
次にやることが明確になるので、業務効率も向上します。

アイピアでプロセスマネジメントを管理する

プロセスマネジメントのメリットをご理解いただいたと思いますが、
各個人で管理しても効果はあまり出ません。

なぜなら個人だけで完結する業務は少ないからです。
社内間でプロセスの状況や報告、集計・分析を行う事で、プロセスマネジメントは効果を発揮します。

アイピアを活用しよう

「基幹システム　アイピア」では、社内の情報共有を一元で管理することができます。

アイピアのガントチャート機能やタスク機能などを活用してプロセスマネジメントを管理しましょう。