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高い生産性を保つための集中力のつくり方とは?

普段のお仕事では、どのようにして集中力を保っていますか?
集中力を高く保つことが高い生産性に繋がることは、おそらくどなたでもなんとなくイメージできるのではないでしょうか。

とはいえ、各自が様々な方法で集中力を保つ努力をしているものの
会社としてどのような状態・環境が理想かまではなかなか定めにくいものです。

今回は、そんな「集中力」にフォーカスして効果的な形を探っていきましょう。

集中できない企業・仕事とは

集中できない企業の仕組み・状態とはどのようなものでしょうか。

開放的な職場

職場のデスク周りを思い浮かべてください。
ほとんどの方が、パソコンの向こうに社員がいるなど、自分のデスク周りに人の顔が見えるような環境だと思います。
日本の会社は、社員一人一人が独立した仕事をせず、周りとのコミュニケーションを必要とし、
互いに互いを見ることができるような職場環境を構築しています。

一方、海外はどうでしょう。
パーテーションに囲まれて、その中で一人電話をとる社員の景色が浮かぶと思います。
これだと周りの社員からの干渉を受けず、自らの仕事のみ出来る環境であるといえます。

無駄な会議時間

社員の朝礼や営業会議・技術者会議などの会議に出席していて、
「自分はこれを聞いて何か得られるものはあるのだろうか」という疑問を持たれる方も多いと思います。

特に中小企業の場合は、週に一度、1~2時間の会議を行うことがあります。

その中で話されることの多くは、今現在の会社の売り上げ・個人の目標発表・成績優秀者のスピーチ等、
社員全員が発言する機会はほぼ皆無な内容となります。
こうした無駄な時間を設けられることで、集中力がそがれていくことになります。

抱える業務の多さ

一つのことをやる・たくさんのことをやる、どちらの方が集中が散漫になるでしょうか。
もちろん後者だと思います。
しかも、その中で業務ひとつをやっている最中に「あ、これもやってくれないかな?」と、
突発的に業務が増えたり、上司から「急で悪いんだけど、これ今日中に仕上げてくれないか?」と言われることも多いでしょう。
このように、次々と、様々なタイミングで業務が増えていくことで、集中力がそがれてしまいます。

体調・精神面の不調

社員の個人的な問題も、集中力の欠落に繋がります。

・睡眠不足
・うつ
・ストレス

このような精神面・体調面での問題で、作業が不安定になり、集中力が低下します。

集中力を上げるために

では、集中力を上げるためにどのような事が必要でしょうか。

パーテーションで視線を区切る

人の視線を感じなくなることで、自分の仕事に視覚的に集中させることも必要です。
目の前にパソコンしかない状態にすれば、自然とパソコンのみに集中します。
ですが、こうなると逆に「自分しかいないから」ということで、
さぼる人も出てくると危惧する方もいるでしょう。

その為、高さ40㎝程のパーテーションを設けたり、デスクを交互に置くことで、
ある程度の視線のぶつかりを減らしていくことで、集中力の向上に繋がります。

社内通達の徹底

会議などで発表される社内の売り上げや個人の目標など、
わざわざ会議で発表するまでもないことを、社内通達という形で共有していくことで、無駄な会議を減らします。

また数字を随時出すことによって、リアルタイムに社員が確認できます。
方法としては、ホワイトボードに現在の売り上げ・個人目標数字を書き・いつでも他の社員が見れる状況にします。
他の社員がいつでも見られる状況にすることで自分の目標数字に責任を持つことができ、目標数字に集中できます。

時間を決めて作業をする

複数の業務をするために、「To Do List」を作り、時間を決めて作業をすることで、
他の業務をしなくてもよくなり、ひとつひとつの業務に集中できます。

また、他からの業務依頼は「今日中の物は9時~10時に依頼、それ以降の物は付箋に書いてここに貼ってください」等、
ある程度依頼の時間も決めておくことで、突発的な業務を避け、一日の業務の優先順位が立てやすくなります。

営業管理システム等で、業務依頼をすると通知が出て、
社員がいつでも確認できるようにすることで、社員の業務に支障をきたさない依頼の仕方をすることも可能です。

メリハリのある仕事をする

体調面・精神面で安定した仕事をするためには、しっかりとした休息とストレス発散が必要です。
残業が多くなったり、ストレスがたまったままでは仕事に集中できません。
寝不足解消のために6~8時間の睡眠を必ずとる・ストレス発散のために運動をする、等の生活環境を整えることで、集中力の向上に繋がります。

まとめ

このように、集中力の下がる職場では、生産性が下がり、企業としてデメリットを及ぼす可能性があります。
なるべく社員一人一人が自分の仕事に責任を持ち、業務の時間の中で自分で業務の割り振りが出来れば、
業務一つ一つに対する集中力を上げ、生産性を上げられる職場環境を作り上げていくことが大切ですね。

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