【建築業】帳票とは？種類や管理方法について徹底解説！

建築業で用いられている帳票にはいろいろな種類があり、それぞれに目的や役割が異なっています。
帳票は、法律によって数年間の保管が義務付けられていますので、正しい管理方法についても把握しておかなくてはなりません。

そこで、本記事では帳票の定義や役割、主な種類、帳票の管理方法などを解説していきます。

帳票とは？

最初に、帳票の定義について見ていきましょう。
帳票は、会社の経営を行う上で、取引や分析に用いる書類全般を指します。

帳簿・伝票との違い

帳票と似たような用語として、帳簿、伝票などがあります。

帳票及び伝票は、企業や個人事業主の事業経営に関する書類のことです。
取引や会計などの経営活動などを記録するために用いられています。
会計や取引の証拠となる重要な書類であるため、適正な方法で処理や管理を行わなくてはなりません。

つまり帳簿と伝票はどちらも、帳票の一部であり、帳票と伝票を含めたすべての書類を「帳票」といいます。

帳票の役割

帳票の役割は書類の種類によって様々ですが、ここでは多くの企業で用いられる帳簿と伝票の役割をご紹介します。

帳票（帳簿・伝票）の主な役割は、実際に取引が行われたことを証明することです。
お金やものの動きなどを正確に把握するために、書類を作成して正確な記録を残しておきます。

帳簿や伝票を作成しておけば、担当者以外の社員でも取引の流れが把握できるようになります。
これらの帳票は、情報共有という役割も担っているのです。

建築業と一般的な企業における帳票の違い

建築業と一般経理の企業で使用する帳票は、大きく違います。

用いる帳票の違い

建築業では、一般的に用いる書類に加え、工事に係る書類を用意する必要があります。

また、業種に関わらず使用されることの多い「請求書」や「見積書」といった帳票においても、建築業では工事に関する情報を記載するケースが良くあります。

帳簿における違い

帳簿の作成を行う上で、建築業と一般的な企業では用いる勘定科目が違います。

建築業では、工事着手から完成引渡しまでに多くの時間を要します。
また、一度に多額の売上高が計上されるといった特殊な事情が多く存在します。
こうした理由により、建築業では独自の会計基準が設けられ、異なる勘定科目が使用されます。

建築業の帳簿では、『完成工事原価』、『工事未払金』、『未成工事受入金』などの勘定科目を用いて表記しています。
例えば、一般的な帳票では売り上げの合計額を記録する際に『売上高』として表記しますが、建築業では『完成工事高』として表記します。
帳簿を取り扱う際には、このような建築業ならではの勘定科目についても、きちんと理解しておかなくてはなりません。

帳票の主な種類

帳票にはたくさんの種類があります。
ここでは、商慣習的に良く使用される伝票や帳簿に分類される帳票を見ていきましょう。

伝票の種類

伝票は、お金の動きを記録するために作成する書類です。
入金・出金伝票、見積書、請求書、支払明細書、領収書などの種類があります。
なお、会計上では、入金・出金伝票、見積書、請求書などの伝票は証憑書類とも呼ばれています。

入金・出金伝票

入金伝票は入金があったこと、出金伝票は出金があったことを記録しておくために作成する伝票です。
日時、金額、取引の内容などの現金の出入りに関する情報を正確に表記しておきます。

見積書

見積書は、提供予定の製品やサービスの金額、数量、納期などの情報を事前に提示するための伝票です。
受注側が発注側に対して、見積書を発行します。

請求書

請求書は、取引先に対して提供した製品やサービスなどの対価を請求するための伝票です。
指定期日までに、料金を支払ってもらうために作成します。

支払明細書

支払明細書は、取引金額や内容などを双方で確認するための伝票です。
取引明細のほかに、発行日、自社や取引先の情報などを記録しておきます。

領収書

領収書は、商品やサービスの代金を確実に支払ったことを証明するための伝票です。
金銭授受を証明する書類となるほかに、二重請求や過払いを防ぐ役割があります。

帳簿の種類

帳簿は、企業の経営状況を把握する目的で作成される書類です。
以下のような種類があります。

総勘定元帳

総勘定元帳は、企業の取引情報を記録しておくための帳簿です。
仕訳帳から転記する形で、すべての取引を勘定科目ごとに分けて記載していきます。
複式簿記において、主要簿に該当する重要な帳簿であり、総勘定元帳の情報をベースとして、損益計算書や貸借対照表などを作成します。

現金出納帳

現金出納帳は、現金の出入りや残高状況などを把握する目的で作成する帳簿です。
日々のお金の流れを現金出納帳に残しておくことで、会社の現金の動きが可視化できるようになります。
また、社内の不正を防ぐ効果もあります。

固定資産台帳

固定資産台帳は、事業で用いる固定資産を管理する目的で作成する帳簿です。
固定資産の取得時の状況、減価償却などの情報を記録しておきます。

仕訳帳

仕訳帳は、企業が行った取引を日付ごとに記録した帳簿です。
適切な勘定科目を用いて借方と貸方に振り分けて表記します。
仕訳帳は主要簿に該当する重要な帳簿となります。

帳票の管理方法

帳票は、適切な方法で管理を行いましょう。

紙で管理

帳票は、紙で管理するのが基本です。
帳簿や伝票の種類ごとにファイリングを行って、見やすいようにまとめておきましょう。

紙ベースでの管理は、パソコン操作に不慣れな社員でも閲覧できるのがメリットです。
停電や通信障害などの影響を受ける心配もありません。
ただし、保管場所の確保に悩む場合や管理が煩雑になりやすいのがデメリットです。

システムで管理

帳票は、専用システムを使って管理することも可能です。
2005年の電子帳簿保存法が改正によって、契約書、領収書、請求書などの書類をスキャンして保存することが認められています。

システムで管理のメリットは、業務のスピードアップや事務所のペーパーレス化が実現できることです。
紙ベースのように、保管場所やファイリングの手間もかかりません。

帳票の保存期間は？

帳票の中で一部の書類は、法律によって保存期間が定められています。

たとえば、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から換算して7年間、あるいは10年間保管しておかなくてはなりません。
繰越欠損金が生じた年度に関しては、9年間の保管義務があります。

帳票の保存期間を知りたい時には、国税庁の公式ホームページで確認してみると良いでしょう。

電子帳票とは？

最後に、電子帳票の特徴やメリットなどを見ていきましょう。

電子帳票とは

電子帳票は、パソコンでの作成、あるいはスキャナでの読み取りによって電子化された帳票のことです。

1998年7月に電子帳簿保存法が制定されました。
2005年4月には、e-文書法の施行がスタートしています。
このような法律が設けられたことによって、紙ベースの帳票ではなくて、電子帳票を選択する企業が増えてきました。

決められたルールに沿っていれば、帳票の電子化や電子保存が認められているため、安心して導入できます。

電子帳票のメリット

電子帳票のメリットは主に2点あります。

検索や閲覧が簡潔

電子帳票は、デジタルデータであるため、検索や閲覧がしやすいのがメリットです。
必要な帳票をすぐに見つけ出して、取引先に送付することや社員同士でチェックすることが可能です。
さまざまな帳票を一元管理したいのであれば、電子帳票の導入を検討してみると良いでしょう。

コスト削減

電子帳票には、印刷コストや管理コストが抑えられるといったメリットもあります。

帳票の配信に対応した電子帳票システムを選んでおけば、書類を郵送する手間や切手代もかかりません。
電子帳票を活用すれば、事務担当者の作業負担を大幅に減らすことができるでしょう。

まとめ

帳票は、会社の経営を行う上で、取引や分析といった様々な用途で扱われる書類全般のことです。
中でも帳簿や伝票は、実際に取引が行われたことを証明するための重要な書類です。

帳簿や伝票には、7年間～10年間の保存義務が定められていますので、適切な方法で保管・管理を行うようにしましょう。
紙の帳票の管理が大変な場合には、電子帳票の導入を検討してみるのも良いかもしれません。