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属人化体質を本気で変えたくなったときは管理システム

属人化 業務改善 アイピア 具体例

属人化とは

「企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。」
weblio辞書-属人化

 「このことはAさんに聞かないと分からない」や「Aさんがいないと仕事が進まない」といったことは多くの企業で起きていませんか。
たまたま情報共有が漏れていることもありますが、Aさんじゃないと出来ない。進まない。
という事が常に発生するのでしたら、業務が「属人化」している可能性があります。

■■属人化に関連する記事■■
【属人化を防ぐ】活用シーンで見る営業の業務が見える化するアイピア活用
【属人化】長期的に見るとリスクがある業務のやり方の原因と対策方法
社内Wikiで属人化を防ぐ仕組みを作る

経営者・管理者の悩み

・Aさんの営業成績は良いんだけど、Bさんの成績がいまいちだなぁ~
・Aさんが退職にすることになったけど、何を引き継いだらいいのか分からない
・忙しいとよく部下に言われるが何で忙しいのか良く分からない。

など、様々な悩みがあります。
その多くの原因は見える化されていないことにあります。
では、どのような情報を見える化すべきなのでしょうか?

見える化すべき情報とは

①社員のスキル・技術情報
②商談内容・商談回数情報
③タスク情報
④お客様の声・クレーム情報
⑤見積情報
⑥業務マニュアル
⑦工程表などの進捗情報
⑧売上げ・原価・粗利情報
⑨取引先情報

見落としがちなのが、社員のスキル情報です。
良い成績の営業マンはどのようなスキルを持っているのか考えてみてください。
聞く力や提案力に優れているなど、特徴があるのではないでしょうか?
その特徴を発見し、周りに浸透させることに力をいれるべきです。
社員が成長すれば、自然と会社も成長します。

では、アイピアで属人化体質を改善するための具体的な機能をいくつかご紹介いたします。

属人化 営業 業務改善

アイピアで属人化を防ぐ!具体例を紹介

アイピアとは、弊社で提供している経営管理システムを指します。
アイピアでは様々な情報を一元管理し、『見える化し、分析』することで、
業務の改善・社員の成長・会社の成長を支援します。

①属人化体質改善 事例1

『契約分類毎に、タスクの自動生成とチェック機能』

契約分類毎に自動でタスクを生成するので、担当者によってできていたり、できていなかったりすることを防ぐことができます。
システムを利用しなくても、マニュアル化さえすれば、運用は可能ですが、
いつのまにか運用されなくなっているケースが多いのではないでしょうか?

システムで運用するメリット

1.確実に運用可能
締め処理時に、全てのタスクが完了していなければ、
処理できないように制限をかけることで、必ず全てのタスクを完了させることができます。
2.タスクがマニュアル化されるため、一定レベル以上のサービスを提供できるようになる
3.タスクが自動生成されるため、作業効率UP+タスク漏れを防ぐことができます。
4.いつでもすぐに、検索できる。(1年前の情報でも簡単に見つけることができます)

②属人化体質改善 事例2

『見積コピー機能で、簡単見積もり作成』
以前に作成した見積もりと似ているから、コピーしたいけど、
どこに保存している分からなくなり、結局作り直していることはありませんか?
アイピアでは、過去に作成した見積もりを簡単に検索し、コピーすることができます。

システムで運用するメリット

1.過去の見積もり情報から見積もり作成で、作業効率UP
2.よく使う見積を登録し利用することで、作業効率UP
3.見積承認機能を利用するこで、チェック済みの見積書のみ提出させることができる
4.ボタンひとつで原価から見積金額を算出し、作業効率UP(粗利率、原価率で算出)

他にも多くの業務改善が期待できます。詳しくはこちらの記事をご確認ください。

生産性が向上するアイピアの機能100連

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