今すぐできる業務改善のご提案

2019年4月、新年度がスタートしました。
新元号も「令和」に決まり何だか身の引き締まる思いです。
学生さんや社会人の皆さんも、気持ちも新たにスタートを切られたばかりのタイミングですね・・・・・。

業務改善に取り組むには、こうした節目も一つのキッカケですが、それより大切なのは
『問題点に気付いた時すぐに、気軽に小さな事から取り組む』と言う考え方です。

今からご紹介するのは業務改善を確実に進めるための取り組み方のご提案です。
「さぁ、業務改善！！」と身構えずに、先ずはこれらを実行して、目の前の小さなムダから一つずつ改善して行きましょう。

業務改善に取り組むタイミングは？

→業務に潜む問題点に気付いたときです！

ビジネスの現場では業務をスピーディーかつ正確に進めることが求められます。ですが、生産性を高めながらムダを最小限に抑え、限られた時間とコストや品質の課題をクリアするのはとても難しいですよね。
日常業務の中で、時間がかかり面倒と感じることはどこの職場にもあります。日々の業務には気付かないうちに様々な問題（ムダ）が潜んでいるものです。
身近なことや、毎日行っている小さな業務の問題点に着目し少しでも改善する事は、結果的に大きな効果へと繋がります。
まずは、“自分目線で取り組める身近なムダの改善に目を向ける事”から始めましょう。

どのように取り組めばいいか？

→４つのステップで進めましょう

業務改善を実現するために重要なことは、「業務を見える化する」「課題の優先度を知る」「業務フローを見直す」「改善のサイクルを回す」という4つの取り組みです。
 
Step1)　「業務を見える化する」：情報を共有し問題点を明確化する
Step2)　「課題の優先度を知る」：改善の目的と効果を分析する
Step3)　「業務フローを見直す」：改善方法を具体化し実行する
Step4)  「改善のサイクルを回す」：新たな問題を発見し改善する
 

↓↓↓↓

step1)「業務を見える化する」：情報を共有し問題点を明確化する

初めに、様々な業務の現状を調査し、ムダを生み出している業務上の問題を洗い出す作業から始めましょう。
そのために不可欠な取り組みは、情報を共有し「業務を見える化する」ことです。

たとえば「タスクの管理」「スケジュールの共有」です。タスクの進捗をチームで共有することで、いつ誰の業務がどのような状況で行き詰まっているのか？など具体的な現象を把握し、原因を明確にすることができます。
こうして企業全体が見える化されることで、部門を超えた業務の繋がりや問題も把握できるようになります。

問題が明確になったら、次は品質やコストへどのように影響しているかを調査します。それにより、優先して取り組むべき業務は何か？課題をクリアするための最適な改善方法は何か？を模索することができます。

１「見える化」達成度check！
・情報が共有できている☑
・タスクが管理できている☑
・現状を把握し分析できている☑
・問題点が洗い出せている☑

　　　　　　　　　⇒見える化達成ならstep2へ

 step2)「課題の優先度を知る」：改善の目的を効果を分析する

様々な課題が「見える化」したら、現場レベルの詳細なヒアリングを実施します。その情報を細かく分析し、具体的な現象がどのような原因によって問題となっているのかを把握します。
特定の部門への業務の偏りは無いか、本当に必要な業務はどれかなど、種類・頻度・難易度といった項目で分類してみるとより検討しやすくなります。
こうした分析結果をもとに、最も優先的すべき問題はどれかを確定します。また、その改善に要する時間や費用を割り出し、何のための改善か、その目的と効果を具体化して行きましょう。

　　　　　　　　　　☞効果というのはいわゆる「QCD※」のことです。

問題によっては、改善への意識を徹底するだけでも、費用をかけず直ぐに効果につがながるケースもありますが、多くの場合は「ＱＣＤ※」を抜きにして「業務改善」の効果は語れません。

※QCDとは「Quality(品質)」「Cost(コスト)」「Delivery(納期)」の頭文字を取ったものです。
Q=品質の向上（Quality）
C=業務におけるコストの削減（Cost）
D=商品・サービスを届ける時間の短縮（Delivery）

何故ならビジネスとは、常に限られた資源（人・物・予算・時間・場所）の中での生産活動であり、一つ一つの業務における「QCD」を追求する視点は必要不可欠だからです。
せっかく取り組む「業務改善」の結果が「QCD」の向上に繋がらないようであれば、時間や予算をつぎ込んでまで実施する意味が無いかもしれません。 「QCD」を意識することはまさにビジネスの常識と言えます。
しかし実際にはそれぞれの効果に相反する要素があるため、その全ての課題をバランスよく達成することは容易ではないでしょう。
そういった意味からも、「Ｑ品質の向上とCコストの削減、Ｄ時間の短縮」を意識しつつ、比較的素早く手軽に効果を見込める問題から優先的に取り組み、その達成目標や効果を具体的に掲げ実行して行くことが重要と言えます。

「優先課題」の明確化度！check
・ヒト ＝ モチベーション、人的資源、能力など☑
・ モノ ＝ 設備、段取り、作業工程、ワークフローなど☑
・ コト ＝ 手順、企画、取り決めやルールなど☑

　　　　　　　　　　☞優先課題が明確化すればstep3へ

step3)「業務フローの見直し」：改善方法を具体化し実行する

「何について改善するか」が決まったら次は、「どんなふうに改善するか」を考えます。どんな結果を目標とするのか、それにはどのようなやり方があるのか、具体的に考えて行きましょう。
自分の担当業務や部署単位、会社全体の業務を効率化し高品質を維持できるような仕組みをつくるのが業務改善の目的です。

ただし、優先順位が高く重要な問題でも、あまりにも目標が大きすぎると、多大な労力、コストが必要になり、モチベーションの維持さえも難しくなります。
そのためも、問題はできるだけ細分化して一つひとつを確実に改善できるような提案を行い実行していくことが大切です。
また一度の改善で上手くいかなくても、何度か方法を変えてアプローチしてみるなど、改善への取り組みを継続することが大切です。

「改善目標」の具体化度！check
・コスト削減☑
・効率、能率アップ☑
・品質向上☑
・時間短縮☑
・企業価値の向上☑
・企業イメージの向上☑
・モチベーションの向上☑
・技術の向上☑
・ノウハウの蓄積・共有☑ 

　　　　　　　　　　☞改善目標が具体化すればstep4へ

step4)「改善のサイクルを回す」：新たな問題を発見し改善する　　　　　　

Step1で「情報共有」と「タスク管理」が定着して業務内容やチームの状況が「見える化」し、Step2で「優先課題」と「改善目的や効果」が明確になり、Step3で「改善方法」が具体的化し「業務のフロー」が見直されたら、次に大切なのは「改善のサイクルを回す」ことです。 

「業務改善」は部署や組織ごとの課題に合わせて取り組むため、正解の形がひとつではありません。本当に効果を出し続けるためには、定期的に業務を振り返り、効果を分析し、新たな課題を洗い出し、更に改善を続けて行くことが不可欠です。
取り組んだことに満足するのではなく、上手くいったなら継続できる仕組みを作りましょう。
一方で上手くいかなかった場合は、要因を見直し再度改善に向けた取り組みを始めましょう。

せっかく導入した新たな改革を停滞させてしまうのはとても残念です。その改善が本当に「効果」を生み「ＱＣＤ」のいずれか一つでも目標に導くことができているのか？を常に振り返る機会を持ちましょう。 　　　　　　　　　☞重要ポイント：定期的に業務改善を振り返りましょう

「業務改善」の効果を持続させる最適な方法は「改善のサイクル」を回し続けることです。
一定期間にわたって改善案を実施してみた結果、どんな成果が得られたのか？新たな問題点は起きていないか？を常に評価し検証することを実行しましょう。この改善によって足りなかったことや、次の改善策に盛り込みたいことなどをしっかり洗い出しておくと、今後につながる新たな解決課題が明確になり、問題が大きくなる前に神速な対応が可能となります。

問題発見と改善提案はルーティン化させ、定期的に社員の声を拾い上げるような仕組みを作りましょう。
・毎日書いている業務日誌にそれらの問題を記載し定期的に社内ミーティングで報告する
・クラウドシステムを活用し各社員の日々のレポートを瞬時に全社で把握する
継続していくうちに完全な習慣として根付き、社内の見えにくかった情報がだんだん顕在化し、循環するので、全社を挙げた意識の共有が可能になるでしょう。

　　　　　　　　　　☞業務の振り返りには「KPT」と「PDCA」の考え方を取り入れるのが非常に有効です。

「KPT」「keep ＝ 良かったこと（今後も続けること）」「problem＝ 悪かったこと（今後はやめること）」「try ＝ 次に挑戦すること」の3つの観点から、業務を振り返る「KPT」という手法です。

「PDCA」「Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）」を繰り返すことで、業務を改善するのが「PDCAサイクル」です。

まとめ

「業務改善」に取り組むタイミングは、業務の問題点に気付いたときです。
自分目線で取り組める身近な問題の改善から始めることで、比較的早く効果が出ます。
情報共有とタスク管理が定着し、チームの状況が把握できたら、改善課題の難易度や効果を分析し、優先すべき問題から取り組んでみましょう。

☞取り組むステップは？

１「業務を見える化する」
２「課題の優先度を知る」
３「業務フローを見直す」
４「改善のサイクルを回す」

☞改善すべき課題は？

・ヒト：モチベーション、人材、能力、役割分担
・モノ：設備、段取り、作業工程、ワークフロー
・コト：手順、企画、ルール、組織

☞改善の目的と効果は？

・Quality（品質）の向上
・Cost（コスト）の削減
・Delivery（納期）の短縮

☞実行したら必ず振り返る！

・KPT（良かったこと、悪かったこと、次に挑戦すること）
・PDCA（計画、実行、評価、改善）

☞業務改善を助けるツール！

・基幹システム（業務の一元管理）
・チャットツール（迅速な連絡）
・タスク管理ツール（業務の把握）
・情報共有ツール（資料の共有）
・スケジュール共有ツール（予定の共有）

さあ、身の回りの問題から「業務改善」を実現して、チームのパフォーマンスを上げて行きましょう。