現金出納帳とは？書き方やポイントについて解説

企業においては毎日現金による取引が行われるため、日々の現金の入出金、残高を確認して管理していかなければなりません。
そのための帳簿として、現金出納帳があります。

経理業務を委託している場合でも、現金出納帳は作成している企業がほとんどではないでしょうか。
今回は、企業の経理業務に欠かせない現金出納帳について詳しく解説します。

現金出納帳とは

現金出納帳は、企業の現金を管理するために使われる帳簿であり、現金の入金や出金があるごとに取引を記録していくものです。

金銭出納帳と呼ばれることもあり、いつ、なんのために、どこからいくら受け取ったか、もしくはいつ、なんのために、どこへいくら支払ったかという取引内容が書かれています。

これを記録し、帳簿にある残高と実際の現金残高が一致しているかどうかをチェックすることによって、現金を管理することができます。
帳簿は、主要簿と補助簿に分かれていますが、この現金出納帳は補助簿にあたります。

現金出納帳が必要とされる理由

現金出納帳は、なぜ作成する必要があるのでしょうか。
それは、入出金をその都度記録しておくことによって、現金の流れが明らかになるため、残高がいくらあるか随時確認することができるようになるためです。

現金の流れをしっかり記録していない場合、いつどこから入金があったのか、いつ誰にどれだけの金額を支払ったのかがわからなくなってしまいます。
また、入出金を帳簿として記録しておくことによって、不正や記録の誤りを防止することができます。

青色申告を行う場合に必要

確定申告において青色申告で55万円以上控除したいという場合、一定水準の帳簿を備え付け、それらにもとづき所得、税を計算しなければならないという決まりがあります。

この備付帳簿として、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳、預金出納帳、総勘定元帳、仕訳帳のほかに現金出納帳が必要となります。
青色申告の場合は必ず用意しなければなりません。

現金出納帳の記載方法

ではここで、日々記録していく現金出納帳の記載方法について、詳しく見ていくことにしましょう。

現金出納帳の記載項目

現金出納帳を含む帳簿類については、様式に規則が定められているわけではありません。
様式は定まっていないとしても、現金出納帳には、次の項目を記録していきます。

日付

日付は、入出金があった日を記載していく項目です。

たとえば、4月3日に売掛金を現金で回収した場合、3日の日付を記録します。
4月15日に公共交通機関を使って取引先まで移動した場合、15日の日付を記録します。

ちなみに、記録するのは領収書の日付とは限りません。
現金を実際に支払った日を記載するので、領収書の日付と現金を支払った日が異なる場合は、必ず現金で支払った日付を記録するようにしましょう。

勘定科目

勘定科目は、現金に対する勘定科目を記録していきます。

先ほどの例のように、4月3日に売掛金を現金で回収した場合は、勘定科目に売掛金と記録しましょう。
ちなみに、公共交通機関を利用しての交通費は、旅費交通費という科目を記録します。

摘要

摘要には、取引に関する内容を簡潔に記録していきます。
どういった取引が行われたのか一目見てわかるようになっていれば問題ありません。
たとえば、売掛金の回収であれば、「○○株式会社より回収」、預金から現金を補充した場合は、「普通預金より現金補充」と記載します。

また、摘要に勘定科目を具体的に書くと、よりわかりやすいです。
たとえば、消耗品費が勘定科目の場合、摘要欄には「ボールペン20本」などと書いておくとさらにわかりやすいでしょう。

また、領収書の日付の日付と現金出納帳の日付が異なる場合、その旨を書いておくとわかりやすいです。

入金

入金は、入金額を税込み金額で記録します。
4月3日に売掛金50,000円を回収した場合、「50,000」と記録します。

出金

出金は、出金した額を税込み金額で記録していきます。
たとえば、旅費交通費を3,000円使った場合は、出金の欄に「3,000」と記載します。

残高

残高は、取引直前の残高に入出金の金額を加減した金額を記載していきます。
取引直前の残高が、200,000円あった場合、4月3日に売掛金50,000円回収した際の残高は、250,000と記載します。

現金出納帳の書き方

現金出納帳に記載しておくべき項目は、上記の6つです。

先ほどの例でまとめてご紹介すると、前日に200,000円の残高があり、4月3日売掛金を50,000円回収した場合は、

と記載することになります。

また、消費税の課税事業者である場合、軽減税率対象の取引かどうかによって細かく区分して記載することも重要です。
その場合は、摘要に8％と記録しておくとミスを防ぐこともできるでしょう。

現金出納帳の作成方法

では、現金出納帳はどのように作成していけば良いのでしょうか。
現金出納帳に様式などの決まりはないとお伝えしたように、どんなものを使用して作成しても問題ありません。

従来のように手書きで現金出納帳を作成しても問題はありませんが、手書きだと手間が生じますし、計算ミスなどにより現金の残高が合わなくなってしまうようなこともあるでしょう。
また、そうしたミスを防ぐための確認作業も大変です。

このため、現金出納帳は、手書きでの作成ではなく、パソコンを使って作成する企業が多いです。
エクセルなどの表計算ソフトを利用すれば、コストをかけずに作成できます。

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エクセルで作成する場合、ある程度エクセルの知識が必要であり、自分でテンプレートを作成しなければならないため、ちょっとした手間がかかります。

より簡単にミスなく作成するには、エクセルテンプレートを活用するのがおすすめです。

会計ソフトの利用がおすすめ

日々の現金出納帳の記帳には、会計ソフトの導入がおすすめです。
会計ソフトは、あらかじめテンプレートが作成されているので、自らテンプレートを作成する手間もありません。
もちろん、手書きとは異なり、計算する必要もありません。

テンプレートにただ数字を入力していくだけで簡単に現金出納帳を記帳できます。
勘定科目などについても、あらかじめ項目がシステムの中に組み込まれているため、プルダウンなどで選択するだけで簡単に入力ができます。

また、会計ソフトを導入すれば、現金出納帳だけでなく、その他の帳簿類も作成することができます。
それぞれの帳簿を活かした決算書類の作成が自動でできるようになり、経営戦略の一つとして活用していくこともできるので、メリットが満載です。

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まとめ

現金出納帳は、企業で出入りする現金を管理するために非常に重要となる帳簿です。

会計ソフトを導入すれば、数字を入力するだけで効率的に現金出納帳の作成が行えます。
まだ会計ソフトを導入されていない方は、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

また、弊社の現金出納帳テンプレートは無料でダウンロードしていただけます。
現金出納帳を一から作成することに手間を感じる方は、ぜひご活用ください。