見積業務の課題とは？効率化のポイントやツールをご紹介！

見積業務は、会社の経営を維持するために非常に重要です。
しかし、精度の高い見積を一から作成しようとすると、かなりの手間と時間がかかります。

そこで今回は、エクセルで見積業務を行う場合の課題と、業務を効率化するポイントやツールについてご紹介します。

見積業務とは

見積業務の効率化についてご紹介する前に、見積業務の内容について確認しておきましょう。

見積業務は、見積の作成から提出までの一連の業務を指します。
より正確な見積を素早く提出することは、成約率アップにつながります。

見積業務の主な業務内容は、以下の通りです。

エクセルでの見積業務の課題

見積業務を行うにあたり、エクセルを使用している方も多いのではないでしょうか。

などエクセルで見積業務を行うことにはメリットもあります。

しかしエクセルでの見積業務は、効率化を図るうえで多くの課題を抱えています。
エクセルで行う場合の課題について、以下で確認しましょう。

精度が低い

まず課題として挙げられるのは、見積の精度が低いことです。
見積は、積算で算出した額に利益を上乗せしたものです。
そのため、積算の精度が見積の精度に影響します。

エクセルで見積管理を行う場合、原価情報との連携がうまくいかず、積算額や見積が適切に算出できないことがあります。

また、見積書を作成する際に商品名や数量などの転記ミスが発生することもあります。

属人化

エクセルは比較的使いやすいツールですが、誰もが関数を使いこなせるわけではありません。
そのため、エクセルが得意な人、使い方をよく勉強した人に見積業務が集中してしまうことがあります。

このように属人化した状況を放っておくと、担当者が移動したり、辞めたりした場合、引継ぎ作業が大変です。

また、エクセルの使用だけでなく、見積業務そのものにも知識が必要です。
見積作成のノウハウや見積書を提出するタイミングなど、見積業務に必要な知識まで属人化する恐れがあります。

共有しづらい

属人化と関係することですが、個人で見積業務を担う場合、全体への共有がおろそかになりがちです。
他の担当者が作成した見積や、過去の見積を参照することができず、似たような案件であっても見積業務に時間がかかってしまう場合があります。

承認に時間がかかる

エクセルは、リアルタイムでの情報共有ができません。
承認担当者が常に近くにいる場合は問題ありませんが、外出中の場合や在宅勤務の場合、承認作業に時間がかかります。

エクセルファイルをメールで送付する場合でも、承認者はファイルをダウンロードし、再度開いて確認するという手間がかかります。

承認後提出までにも時間がかかる

エクセルで見積業務を行う場合、承認後には以下の工程が必要です。

また、電子印鑑を導入していない場合は、

という手間が加わります。

見積業務の効率化

これまで、エクセルで見積業務を行う場合の課題を確認してきました。
これらの課題を解決し、見積業務を効率化するためには何ができるでしょうか。

以下では、見積業務を効率化するポイントをご紹介します。

過去の見積をデータ化

過去の見積を簡単に確認できる状態にしておくことも、見積業務の効率化につながります。
そのため、見積をデータ化しておくことが重要です。

似たような案件や細かい製品の仕様に関するデータを参照することで、より精度の高い見積を算出することができます。

誰もが見積業務を行えるようにする

まず、見積業務の属人化を回避する必要があります。
そのためには、誰もが使いやすいツールで見積業務を行うことが重要です。

とはいえ、誰もが問題なく使えるツールには、見積業務に必要な機能が備わっていないこともあります。
そのため、導入後のサポートが充実している見積システムを導入すると良いでしょう。

また、社内での情報共有や教育をしっかり行うことも重要です。

見積の承認を電子化

承認作業を電子化することで、印刷や押印の手間が省けます。
クラウド型の見積システムは、インターネットにつながる環境であればいつ・どこからでも承認作業が可能です。

見積提出メールの半自動化

取引先に見積書を提出する際、毎回一からメールを作成するのは面倒です。
テンプレートを用意し、半自動でメールを送信できるようにしておくことで、メール作成にかかる手間が省けます。

見積システム導入時の注意点

見積業務の効率化のポイントを確認しました。
見積システムや見積ソフトを導入することで、効率化を容易に実現することができます。

非常に便利な見積システムですが、導入する際には注意すべき点がいくつかあります。
ここでは、以下の二点をご紹介します。

見積システムの種類

見積システムの導入を検討する際、気を付けたいのが見積システムの種類です。
見積システムには、いくつかの種類があります。
それぞれの特徴を以下でご紹介します。

専用型

専用型は、見積業務に特化したシステムです。
見積業務に必要な機能が一通り搭載されています。

比較的簡単に操作できるため、ITツールに抵抗感がある場合でも気負わず利用できます。

販売管理・EPR型

販売管理・EPR型は、受注から納品まで、見積作成以外の業務にも対応しています。
そのため、部門間の連携をスムーズにしたい場合におすすめです。

見積システムだけ切り離して導入し、あとからほかのシステムを追加するという運用もできます。

業種特化型

見積業務は、業種ごとに独自性があります。
業種特有の製品の相場などを参考にできる製品を選べば、より精度の高い見積を作成することができます。

建築業特化型の見積システムの場合、積算業務を行うことが可能です。
現場写真や図面などの資料を見積書に紐づけたり、材料ごとの粗利率を算出したりできる製品もあります。

見積システムの提供形態

見積システムを導入を検討する際、システムの提供形態にも注目しましょう。
見積システムの提供形態には、以下の二種類があります。

それぞれの特徴を確認し、自社に合う形態を選びましょう。

見積システムをパソコンにインストールして利用するのが、インストール型の特徴です。
他にも、以下のような特徴があります。

インターネットを介して情報の入力や閲覧をするのが、クラウド型の特徴です。
他にも、以下のような特徴があります。

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まとめ

エクセルで見積業務を行う場合の課題、効率化のポイントやツールについてご紹介しました。
見積業務を効率化したい！という方には、見積システムの活用がおすすめです。

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見積システムの導入をお考えの方は、ぜひ一度『アイピア』をご検討ください。