支払管理システムを導入するメリット、負担を減らして効率化を図る

支払管理は会社にとって必要不可欠な作業の一つです。請求書の回収から予定表の作成、振込、データ入力など支払作業では何重にも作業が必要となってきます。手間も時間もかかってしまう支払管理でお悩みの多いのではないでしょうか。本記事では支払管理システム導入の良さについて紹介していきます。

支払管理表とは

支払管理表を作る目的は取引先ごとのバラバラなデータを規則的に一覧化することによって一目でわかりやすくすることです。支払管理表で膨大な量のデータを整理できるため会社の資金の流れをつかむことができるようになり、支払金の準備や将来の資金運営の見通しを立てるために役に立ちます。

支払管理表に書くべき項目をあげていきます。以下の項目を最低限に書き記しておけばひとまずは安心でしょう。誰でも扱えるように会社ごとに記入方法のルールを作っておきましょう。

支払管理はどうして大変？

支払作業をするためには様々な作業をする必要があり、それらをミスなくスムーズに行うためには支払管理をすることが大変重要となってきます。支払管理が大変だとされる原因に以下のようなものがあげられます。

支払作業に時間がかかる

支払作業をするためには多くの手順を踏まなければなりません。
納品書と請求書を照らし合わせて確認や計算を行い、予定表の作成、振込、伝票の記入、さらにこれらを管理するために支払管理表の作成まで必要となります。

取引先の署名はもちろん、会社内でも上司の許可や経理の承認などひとつひとつの作業に複数人が関わってきます。
多くの人が関係してくる重要な仕事でありながら、人の手で作業を行うと時間もかかりミスも発生しやすいことも支払管理が大変と言われる原因です。

属人化しやすい

エクセルのように自分で更新していかなければならない場合に、一定の人しかその作業を行うことができない、いわゆる“属人化”が起こりやすくなります。
どこでどの情報を管理しているのかが会社内で共有されていなければ管理者の突然の体調不良や転勤があった時にうまく対応することができないでしょう。

このご時世でいつ何が起こるのかわからないからこそ誰が抜けても対応できるように体制を整えておくことが必要かもしれません。

データの管理

帳簿書類の7年間の保存は法人や青色申告者は義務付けられています。
紙ベースで保存している場合、何年も大量の書類を保管するための場所の確保は難しい問題です。
さらに過去のデータが必要になった時にもきちんと整理できていなければ探し出す時間も大きなロスとなってしまうでしょう。

電子帳簿保存

帳簿書類の保管方法は紙ベースだけでなく電子データによる保管も可能です。

電子保存できる書類には制限があります。
対象となるものは仕訳帳や総勘定元帳などの「自己がコンピューターを使用して作成する帳簿」、損益対照表や貸借対照表などの「自己がコンピューターを使用して作成する決算関係書類」、見積書や請求書などの「自己がコンピューターを使用して作成して取引相手に交付する書類の写し」です。
手書きで作成した帳簿や取引先から受け取る請求書などは対象となりません。こちらをご参照ください。

令和4年1月以降、電子帳簿保存の改正が行われます。これにより電子帳簿保存の緩和が期待できます。こちらをご参照ください。

支払管理の必要性

では、支払管理は企業にとってなぜ必要なのでしょうか。
この章では、支払管理の必要性を3つのポイントでご紹介します。

期限の厳守

支払い期日などの支払情報を正しく管理できていないと期限の遅れや支払ミスを引き起こしてしまうかもしれません。毎日多くの取引を行っていると記入漏れは起こりやすくなります。

そうならないために支払管理表には取引先社名の書き方や期日の決め方などのルールを決めて記入していくといいでしょう。

取引先との信頼関係

“支払期限を守らない”　“いつもミスがある”　そんな会社とこれからも取引を続けていくことを前向きには考えられないはずです。逆に期限をきちんと守り、完璧な仕事をする会社とは今後も安心して仕事を任せられます。

会社の経営には信頼関係は大変重要であり、小さな積み重ねが大きな信頼とつながっていくでしょう。

価格交渉

支払管理をしていると過去のデータの比較ができるため妥当な価格で交渉することができます。過去の取引情報はただ残しているだけではもったいないです。
すぐに比較できるように検索できる状態にしておきましょう。

支払管理システム導入

支払管理システムを導入することで手作業で生じていた数々の問題を解決することができます。

情報共有しやすくなる

会社が大きくなればなるほど情報共有は難しくなります。支払情報の更新ができておらず古いデータのまま支払手続きが進んでしまうと期限の遅れや間違いを引き起こす原因となります。
同時並行で様々な仕事が行われていることを想定して、常に最新の情報を共有できる環境を整えておくことが必要です。

支払管理システムではクラウドサービスのものも多いため、リアルタイムで支払情報の更新が可能となります。

ペーパーレス化を図れる

システム上で支払管理を行ったり、ネットバンキングと連携させて電子上でやり取りができるようになったりすると紙の削減につながります。
先ほど説明したように電子帳簿で保存が可能になるとさらに便利になるでしょう。コロナによって在宅勤務が増えているからこそインターネット上でやり取りが完了できる環境をつくることが理想的です。

自動化

ルーティン化されている支払作業などは自動的に処理してくれるようなシステムを導入することで大幅な時間短縮になります。
時間がかかり、ミスが起こりやすい単純作業である転記や消込、計算も電子化すると圧倒的に人の負担は減少されます。

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まとめ

システムを使って自動化できることは自動化していきましょう。
なるべく人の負担を減らして、技術が必要な作業に力を注げるようになれば会社全体の効率も画然とよくなります。このご時世で行動が制限されてしまい、不便になってしまったことに目が行ってしまいがちですが、こんな時だからこそ新しい技術や考え方が生まれてきたとも言えます。
今が新しい取り組みをするチャンスとなるはずです。