支払管理とは？ソフトを活用し効率化しよう！

皆様は、どの程度支払管理を行っていますか？
支払管理をきちんと行わないと会社の信用問題にもかかわるため、確実性と効率性が求められます。

本記事では、支払管理をすべき理由と、効率的な支払管理の方法についてお伝えします。

支払管理とは

そもそも支払管理とはその名の通り、企業における支払の管理を行う業務です。支払明細書の発行から支払予定の管理・変更、支払処理までの一連を管理することを言います。
この支払管理がきちんとできていないと、会社の信用を損なう可能性があるため、支払管理の確実性を高め、会社の経営を安定させましょう。

支払管理すべき理由

あいまいな支払管理をしていると、会社の経営が不安定になる可能性があります。

以下では、支払管理を行うべき理由についてお伝えします。

支払漏れの可能性

支払管理を適切に行えていない場合、支払漏れが生じる可能性があります。「取引先から請求書が送られてきていたのに気づかなかった！」こう言ったミスは、会社の信用を落しかねません。

また、組織が大きくなればなるほど、取引先からの請求書を経理が受け取るまでに時間がかかってしまい、支払期限が過ぎて今うという問題に繋がりかねません。
よって、支払管理を的確に行うことで会社は安定した経営を行うことにつながります。

会社の経営が不安定になる

「どこにどれぐらいのお金を使ったか」「今後どれぐらいのお金が必要になるか」を確実に把握していなければ、安定した会社経営は行えません。

会社の限りある資源を、有効に使うことは、経営の安定につながります。社内外でどれぐらいお金を使っているか、お金の流れを把握することで、経営の健全性を図れるため、企業にとってもプラスになるでしょう。

取引において損をする可能性

支払管理をきちんと行っていないと、過去の取引における金額や内容が記録されず、新規の取引先による取引金額の妥当性を判断できないのです。

支払管理を行うことで、取引金額の妥当性を判断でき、担当者が変更になっても記録を残しておけば、スムーズに引継ぎがでるのです。

計画的な経営戦略が実行できない

支払管理を怠ってしまうと、今後実施したい新規事業にかかる資金や人材投資にかかる資金を支払えない、といった状況になる可能性があります。

現在自社は、どこにどれくらいの資金を使っているのか把握することで、将来の経営計画が立てやすくなり、新規事業が資金が足りず立ち上げられなかった、ということをなくすことができます。

支払管理表を使った支払管理の方法

では、具体的に支払管理を行うにはどのような方法があるのでしょうか。
支払管理には、エクセルで「支払管理表」を作成する方法と、ソフトを活用し支払管理を効率的に行う方法があります。

支払管理表とは

まずは、支払管理表を使用した支払管理の方法について説明します。
支払管理表とは、取引先に対し企業が今後支払う費用、過去に支払った費用を記録し、一つにまとめたものを言います。以下では、支払管理表に組み入れるべき項目をお伝えします。

以上９点は最低限、支払管理表に組み入れていただきたい項目です。
これらの項目を組み入れ支払管理表を作成することで、支払管理を適正に行うことができ、支払漏れのミスを減らすことにつながるでしょう。

支払管理表の注意すべき点

支払管理表を使用した支払管理についてお伝えしましたが、支払管理表には注意しなければいけない点があります。
エクセルでの支払管理を行っている場合、取引先が増加すると、情報が分散してしまいすぐに情報が見つけられず、支払期日を見逃してしまうというミスにも繋がりかねません。

また、情報が属人化してしまうため、効率的とは言えず、人為的なミスも発生しやすくなります。
こういったミスが起きてしまう可能性があるため、企業で共通のフォーマットを使用し、管理方法を統一するなどして、企業ごとに明確なルールを作ることが必要となってきます。

ソフトを使った支払管理の方法

組織が大きくなると支払管理表を作成するより、ソフトを活用した方が効率的に支払管理を行うことができます。月末月初には、大量の支払業務が集中するため、エクセルでの支払管理表のみで管理している場合、支払漏れが生じ、会社の信用問題に関わる可能性があります。

支払管理ソフトを活用することで、ミスを防ぎ業務を効率化できます。支払業務は、集中する上に、確実に期日までに行わなければいけないミスの許されない業務です。ソフトでは、支払関連の書類作成を確実かつスピーディーに行うことができます。

支払管理ソフトを使用するメリット

支払管理ソフトを使用するメリットはどこにあるのでしょうか。
二つの観点からをご紹介します。

業務の効率化

クラウド型のサービスを使用することで、社外においても支払業務における情報を入力することができます。
エクセルでは、メンバーが同時に作業することができず、社内でデータを入力しなければいけませんが、ソフトを使用するとリモートでの作業でも、取引先に訪問中でも簡単に支払管理を行うことができます。

ミスを減らせる

エクエルでの支払管理だとどうしても人為的なミスが起こりがちです。ソフトを活用することで、簡単に確実にデータを一元管理できるため、ミスを大幅に減らすことができます。
支払管理業務におけるミスは、会社の信用問題や取引金額の損に繋がるため、ソフトの活用をお勧めします。

支払管理ソフトを使用するデメリット

支払管理に大変有効な支払管理ソフトですが、デメリットもあります。
一番大きなデメリットとしては、コストがかかる点です。エクセルはコストがかからないのに比べ、多くのクラウド型サービスには費用が掛かります。そのため、無理のない範囲で自社の予算に見合ったサービスを利用することをお勧めします。

また、どこからでもアクセス可能なサービスだからこそ、セキュリティ対策は大変重要になってきます。便利な反面、企業にとってリスクにもなりえるため、セキュリティ対策の整った業者を選ぶことが重要となってきます。

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まとめ

支払管理は、ミスの許されない会社の経営にかかわる重要な業務です。
支払管理表を作成し支払管理を行い、組織が大きくなればクラウドサービスを活用することをお勧めします。自社にとってより良い支払管理方法はどれなのか、一度見直してみてはいかかがでしょうか。