請求書処理のフローとは？請求書の保管方法や電子化のメリットも解説

請求書のフローをなんとなく分かっていても、しっかりと理解しているかと言われれば自信がない方もいるのではないでしょうか。
なんとなくで行ってしまうと、処理に時間がかかってしまい効率が悪くなります。

流れをしっかりと把握し、発行と受領の両方でスムーズに処理できるようになっておくことが大切です。
こちらの記事では、請求書を受領してからの処理の流れや請求書処理を効率化するメリットについてご紹介します。

請求処理の流れ

請求書の流れはある程度決まっていますので、しっかりと順番を把握しておくとスムーズに作業ができます。
どんな風に請求処理をしたら良いのか、順番に解説していきます。

STEP1 請求書を受領する

請求処理を行う際には、請求書を受領する場合がほとんどです。
従来通りの郵送を利用している場合もありますし、電子メールや専用Webサイトからダウンロードするケースも多いです。
いずれかの方法で、企業の担当者が請求書を受領します。

大抵は請求書がなんらかの形で交付されるケースがほとんどですが、請求取引がない場合もあることも覚えておきましょう。
請求取引がない時には、買い手側から売り手側に対してまとめて支払通知書を交付します。

STEP2 請求書の内容を確認する

請求書を受領したら、そのまますぐに処理に入るのではなく、まずは内容の確認が必要です。
気が付かないまま処理を行ってしまうと、後から正常に処理を行えなくなってしまい大変です。
二度手間になってしまうので、すぐにチェックをしましょう。

請求書の内容に間違いがないか確認する際には、納品書や注文書の数字や記載事項と照らし合わせます。
どちらも間違いなく一致していれば問題ありませんが、記載内容に不備があった場合はその旨を取引先に伝えましょう。

ここでは、請求書のチェック項目をご紹介します。

STEP3 支払依頼書を作成し、部門長の承認を得る

内容に問題がなければ、納品者や検収書控えと一緒に取っておきます。
この時、何か問題が起きてチェックする時には、特に納品書などの書類が役立ちます。
すぐに見比べることができるように、請求書とあわせて保管しておくと良いでしょう。

支払依頼書まで作成できたら、部門長の承認を得る準備に入っていきます。

支払依頼書に記載する項目は、以下の通りです。

STEP4 支払いを実行する

支払依頼書を作成したら、会計システムなどに記載された内容を確認しながら必要な金額を取引先に支払います。
この際、はじめに財務部長に実行の承認を得るケースがほとんどです。

その後、全銀フォーマットを見ながらデータ作成を行い、システムにアップロードします。
支払期日に間に合うようにセットをします。

STEP5 支払いの消込処理を行う

支払いのセットまで終えたら、会計システム上での作業が必要です。
買掛金や未払金をそのままにしておくと誤差が出てしまうので、残高を合わせるために消込をします。

支払いが済んだとわかったら、すぐに消込をしましょう。
二重請求や支払い漏れを防ぐためにも重要な作業です。

STEP6 請求書を保管する

支払いが完了したら、請求書を捨てずに保管します。
何かあった時にすぐ確認ができるよう、ファイリングをして一定期間取っておかなければなりません。
月ごとや取引先ごとに工夫をしてファイリングしておくと良いでしょう。

紙の請求書に限らず、電子保存する場合でも同じように決まった期間は必ず保管します。
保管する期間は、7年から10年です。

従来は、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して保存してもOKでした。
しかし、2022年1月の法改正でこの方法が認められなくなりました。

改正後は、電子取引における請求書を電子データのまま保存しなければなりません。
また、電子データで保存する際には、真実性の要件と可視化の要件を満たす必要があります。

現在、電子データを紙で保存しており、電子データ保存には対応していない企業も少なくないでしょう。
電子データ保存の義務は、2023年12月末まで猶予期間が設けられています。
猶予期間内に電子データ保存が可能な環境を整え、改正電子帳簿保存法に対応できるようにしましょう。

請求書処理を電子化するメリット

請求書処理を電子化することで、さまざまなメリットがあります。

ここからは、請求書処理を電子化した際のメリットを、いくつかご紹介していきます。
システムを使い始めれば、紙の時より仕事のスピードが上がり、便利さを感じられるでしょう。

請求書の承認フローを効率化できる

電子化すると、請求書の承認フローが効率的になります。
申請だけでなく、時間がかかりがちな承認までオンライン上で完結します。
請求書を確認したい時にも、用紙を探す手間や時間がかからず、迅速に処理が可能です。

ほかにも自動化できる部分が多く、これまで複数回入力しなければいけなかった取引先の情報も、1度の入力でOKです。
一度入力したデータはシステム内に残るため、次回からは自動で入力されます。
少しの手間が減っていくので、結果的に大幅に業務が効率化されます。

ミスの防止につながる

システムを導入すると自動入力してくれる項目が増えるため、ヒューマンエラーを防げます。
請求書は金額を入力をする機会が多いため、うっかりミスで間違いが発生した企業も多いのではないでしょうか。
ミスを防ぐために数人でチェックしている企業であっても、間違いは起きてしまいます。

機械はエラーなどにならない限り、ほとんどミスがなく正確です。
請求処理の自動化は、ミスの防止につながります。

リモートワークの促進に役立つ

新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、リモートワークが一気に広がりました。
請求書処理に関しても、電子化できれば自宅など会社外にいる時にもチェックが可能です。
承認に時間がかかっていた企業も、時間や場所を選ばずチェックできるようになれば、承認がスピーディーになります。

また、紙での請求書の場合、出社して内容を確認しなければなりません。
はやく承認がほしい場合でも、承認者が外出している時間が多いと、なかなか捕まらないケースも多いです。
電子化できればどこからでも対応でき、結果リモートワークへの促進にもつながっていきます。

紙で届く請求書が出てきてしまうかもしれませんが、その分に関しては交代で出社して電子化し、効率アップさせることも可能です。
便利な代行業者もあるため、自社の状況にあわせて利用することも可能です。

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まとめ

請求処理の流れは、覚えてしまえばそこまで難しくありません。
しかし、内容をしっかりとチェックし、金額の入力ミスなどのヒューマンエラーを減らすことが重要です。

また、請求書は、電子データで受け取った場合、電子化して保存しなければならないと法の改正で決まりました。
まだ電子化していない企業は、これを機に請求書を電子化するのがおすすめです。
システムを導入すれば、承認フローまで効率化でき、ミスの防止にもつながります。