請求書の有効期限とは？期限の決め方や未払いへの対処法も解説！

請求書には有効期限がありますが、どのように決めれば良いのかいまいちわかっていないケースもあるのではないでしょうか。
請求したお金の未払いが発生した場合、そのまま支払われなければ困ります。
未払いを防ぐためにも、請求書の有効期限は重要です。

こちらの記事では、請求書の期限の決め方や有効期限が必要な理由、期日までに支払いがなかった場合の対処方法などについて、詳しく紹介していきます。

請求書の期限とは

取引先が自社のサービスや商品を購入した場合、その事実を証明するために請求書を発行します。
支払いが発生した証明や、何かしらのトラブルが起きてしまった場合の証拠になります。

請求書は締め日に発行される場合が多いです。
納品と同時に発行される場合もありますが、納品書とは別の書類です。

請求書の有効期限

請求書は、発行したらいつまでも有効なわけではありません。
旧民法では、2年間と決まっていました。
この期限を過ぎたら、有効期限が切れているため代金を支払わなくても良いとされていました。

しかし、今の民法では消滅時効が長くなっています。
支払期日も2年間だったものが5年間になりました。

発行された請求書が2020年4月1日以前のものであれば、有効期限は2年です。
しかし、それ以降に発行された請求書の有効期限は、5年に伸びます。

支払期限の決め方

請求書は何十年経っても有効なわけではないため、万が一のことも考えつつ、支払期限を決めなければなりません。

商品やサービスを提供したにもかかわらず、資金が回収できなければ大変なことになります。
支払われていない債権を確実に回収できるよう、期限を考えておきましょう。

商品やサービスを提供する度にお金を請求する都度払いよりも、月末などにまとめて入金してもらう締め方式を取っている企業が多いです。

請求書の期限の書き方は、法律上、特に決まりはありません。
しかし、ほとんどの企業が設定しないような期限を設けて書いてしまうと、取引先も戸惑います。
それがもとになって、支払いミスへとつながってしまう可能性もあるので避けたほうが良いでしょう。

通常ではあまり設定しないような期限を書く場合は、事前に話しておくと安心です。
ただ、下請代金支払遅延等防止法の中では、支払期日は60日以内でかつできるだけ短い期限内と定められています。
あまりに長い支払期日などは避け、トラブルが起きにくい期限を書くようにしましょう。

支払期限は日にちだけでなく、曜日にも注目しておきましょう。
日数的にはちょうど良いと思っても、その日が日曜日など、銀行が休みの日にあたっているかもしれません。

特にゴールデンウィークや年末年始など、長期的に金融機関が閉まる時も注意が必要です。
ゴールデンウィークは、銀行などのメンテナンスが行われやすい時期でもあります。

金融機関が休みになるような時期を避け、その前後の日付を選びましょう。
さらに、自社だけで判断するのではなく、事前に取引先とも相談しておくとスムーズです。

期限を決める必要性

請求書の発行、支払期限の記載がなければ、後々お金を支払ってもらえないなどのトラブルが発生する可能性があります。
特に期限がないと、取引先はなかなか振り込んでくれないかもしれません。
余計なトラブルを避けるためにも、請求書の発行と支払期日の設定は重要です。

万が一トラブルが起きてしまったとしても、請求書は証憑書類となります。
さらに、期日が明確に記されていれば、取引先も意識するようになります。
請求書を発行する時には、期限もセットで決めておくようにしましょう。

期日に支払われなかった際の対処法

支払期日までしっかりと設定しているにもかかわらず、取引先から一向に代金が支払われないケースも出てくるかもしれません。
お金が支払われない場合、どのように対処したら良いのかわからないと悩む企業も多いでしょう。

ここでは、期日までに取引先から支払いがなかった際の対処法について紹介していきます。

自社の手違いではないか確認

自社から請求書を取引先に送ったつもりでも、実際は届いていないケースも考えられます。
また、取引先が複数あり、うっかり別の企業へ送付してしまった可能性もあります。

期限までに支払いがないと、取引先が悪いように感じてしまいがちですが、まずは自社に非がないか調べておきましょう。
取引先へ連絡した後に自社が悪かったと判明してしまったら、嫌な思いをさせてしまいます。

ほかにも、請求書を送付したものの、内容が間違って記載されていたために正常に支払われていない可能性もあります。
商品やサービスに不備がありクレームが入っていて、未払いになっているケースも考えられます。
急に請求の話をする前に、自社に手違いやクレームなどのトラブルがないか確認しておきましょう。

取引先へ連絡する

調べてみても自社にはミスがなく、原因が分からない場合、支払いの督促を開始します。
取引先もさまざまな企業とやりとりをしていて、単純にミスをしてしまった可能性もあります。
連絡をしてすぐに入金されるケースも多いです。

約束の期日は過ぎているため、改めて期日の相談に乗るなどすればスムーズに支払われます。
履歴をしっかりと残したい場合はメールが良いですが、早めに入金してほしい場合は、直接電話をするのがおすすめです。
電話やメールも無視され、なかなか連絡が取れない場合は、直接訪問も視野に入れましょう。

内容証明書の送付

直接連絡すれば、大抵はすぐに支払われます。
それでもダメな時には、内容証明書を送りましょう。

自社から督促を送った証拠として、いつどのような内容の文書を送ったのか、記録を残せます。
法的な効力はありませんが、取引先に緊急性が伝わります。

内容証明書を送れば民法上の催促にもなるため、請求書の有効期限を半年延長させることが可能です。
ただ、裁判上での請求や差し押さえなどの手続きも一緒に行わなければなりません。
手続きなしに内容証明書を送付するだけでは、確実な効力は得られません。

支払督促の申し立て

どうしても支払いが行われない場合は、支払督促をしましょう。
裁判所に申し立てを行って、債務を支払うように命じます。
訴訟を起こすとなるとハードルが高いのですが、支払督促の場合は手続きも簡単にでき、費用も多少抑えられます。

支払督促の申し立てを行って通知を送ってもダメな時には、仮執行制限をしましょう。
異議申し立てがない場合には、財産を差し押さえることも可能です。

ただ異議を出されると、支払督促が無効になり民事訴訟手続きになります。
裁判所も、取引先の住所の管轄になってしまいます。

請求書を受け取る側の対応方法

請求書は、受け取る場合にもトラブルが発生します。
発行する側がお金の回収ができないイメージが強いですが、受け取る側にはどんなトラブルがあるのでしょうか。

支払期限が短い場合

商品やサービスの代金を早く支払ってほしいと、極端的に短い期限を設定し請求されるケースもあります。
大抵の企業では、近々になりすぎないように期限を設定しています。
しかし、請求書発行から2、3日後に期限を指定されている場合は、余裕がなく対応に困るでしょう。

期限が短すぎて支払いに困ってしまう場合は、まず電話で期限の延長ができないか相談してみましょう。
しっかりと話せば、少し期限を延ばしてくれるケースがほとんどです。

期限の記載がない場合

請求書には支払期限の記載がある場合がほとんどですが、記載がない場合もあるかもしれません。
本来は期限が決まっていないため、どのタイミングで支払いをしても問題ないと考えられます。

しかし、請求書が届いたにもかかわらず、6ヶ月後に支払う場合などは相手を不安にさせます。
お互いの信頼関係を保つためにも、早めに払うようにしましょう。
遅くなってしまったとしても、2ヶ月以内には済ませましょう。

支払期限を過ぎてしまった場合

到着が遅くなった請求書で、支払期限を過ぎてしまう場合もあるでしょう。

などには、取引先に連絡して謝罪とともに入金できる日を伝えましょう。

請求書の未払いを防ぐには

期日までに取引先からの支払いがなければ大変ですが、自社が払い忘れても信頼を失います。
自社が請求書の発行側であっても、受け取る側であっても、未払いには気を付けましょう。

請求書の未払いを防ぐためにはどうしたら良いのか、コツを紹介していきます。

与信管理をする

信用している取引先でも、知らない間に資金繰りが悪化している可能性があります。
請求書の未払いを防ぐためにも、取引先が今どんな状況か情報を集めて分析しておきましょう。
今後のリスクなども見て、どの程度まで信用できるかを考えておくことも大切です。

思い込みや表面だけを見るのではなく、客観的な事実に基づき分析することが重要です。
素早く危険を察知することが、未払いを防ぐポイントです。

業務フローを作る

未払い防止のためには、社内の中で業務フローをしっかりと考えておく必要があります。
請求書を発行して終わりではなく、代金回収までを行うのがビジネスである意識を社員に伝え、体制を整えていきましょう。

請求金額と債務内容を確認し、期限順にファイリングするなど、業務フローは具体的に決めておきましょう。
発行する側と受け取る側の両方で、業務フローをしっかりと整えておくと良いでしょう。

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まとめ

請求書の有効期限は、2020年4月1日から5年間になりました。
それ以前の場合は、2年間が有効期限です。

未払いを防ぐためにも、請求書を発行する場合はしっかりと期限を決めておきましょう。
支払われなかった場合は、まず自社が原因ではないか確認し、問題なければ取引先へアクションを起こします。

請求書を受け取る側になった場合、支払期限が短かければ交渉をし、期限の記載がなければ早めに入金しましょう。
未払いが起きないように、与信管理するなどの対策も必要です。