契約書が増えていく一方で、保管場所や普段の作業が大変だと感じている企業も増えているのではないでしょうか。
最近では電子化が進み、さまざまな契約書管理システムが出ています。
こちらの記事では、契約書管理システムとは何か、種類、おすすめの契約書管理システムをご紹介していきます。
目次
契約書管理システムとは
これまで紙で保存していた契約書を整理して電子化できるシステムを、契約書管理システムと言います。
必要な契約書を探すのに手間暇がかかっていた企業も、契約書管理システムを使えばスムーズです。
クラウド環境で一元管理を行い、検索をすればすぐに探していた契約書が見つかります。
メンテナンスなども必要がなく、セキュリティが充実しているものが多く使いやすいのも特徴です。
契約書管理システムの必要性
契約書の保管期間は、多くは7年と決まっていて、保管場所も大きく取ります。
それまで捨ててはいけないですし、トラブルがありもう一度見返したい場合も、膨大な中から探すのは大変です。
効率的に仕事を進めるためにも、契約書管理システムは必要です。
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契約書管理システムの種類
契約書管理システムは、細かく見ていくと、いくつかのタイプに分かれます。
自社にとってどのタイプが合うのか、検討してから契約すると業務の効率も大幅にアップできるでしょう。
契約書の管理に特化したシステム
とにかくほかの機能は求めず、契約書の管理に特化させたい場合は、契約書管理に特化したシステムがおすすめです。
特化したシステムの中でも、入力機能が多数付いているものが良いでしょう。
機能がさまざまあれば、自社に合うものを利用し、サクサクとリスト化できます。
契約締結から対応可能なシステム
できるだけ契約業務に手間をかけたくないのであれば、契約締結から対応可能なタイプがおすすめです。
契約書の管理だけでなく、作成から締結まですべてをシステムの中で終わらせられます。
紙の契約書にも対応可能なシステム
すべて電子で完結できれば良いのですが、まだまだ紙の原本を利用しなければならない場合もあります。
従業員がそのたびにスキャンして保管しようとすると大変ですが、システムの中で行えるものもあります。
中にはスキャン業務の代行ができる場合もあり、便利です。
ほかの文書の管理にも対応可能なシステム
契約書だけでなく、できればほかの文書も電子化してスッキリ効率化させたいと考えている場合もあるでしょう。
その場合は、ほかの文書の管理にも対応可能なシステムを活用しましょう。
さまざまな部署でのペーパーレス化を図れます。
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契約書管理システムの機能
ここからは、契約書管理システムにはどんな機能が付いているのかご紹介していきます。
基本的な機能
契約書管理システムの基本的な機能として、以下が挙げられます。
- 文字データを読み込むAI-OCR
- 契約書を効率的に管理する契約書管理機能
- 取引した日を証明するタイムスタンプ
- 見たい契約書を検索できる検索機能
- 書類情報を打ち込める入力機能
あると便利な機能
また、以下のような機能もあると便利です。
- 過去の紙の契約書も取り込めるスキャンサービス
- サービス同士を連携できるCRM/RPA連携
- 契約の分析やレポート化が可能な分析・レポート機能
システムの導入に関する記事はこちら
おすすめ契約書管理システム10選
ここからは、おすすめの契約書管理システムをご紹介していきます。
どこのサービスを選ぶか迷った時には、こちらを参考にしてみてください。
Hubble
Hubbleは、契約書の一元管理ができるだけでなく、全自動バージョン管理も可能です。
導入して利用するだけで、効率良く契約書管理ができます。
これまでコミュニケーションロスなどが原因で、契約が決まるまでに時間がかかっていた企業にもおすすめです。
| 特徴 | ・過去の情報もストックでき法務ナレッジを蓄積・共有できる ・3つの画面だけで構成されていて使いやすい ・普段から使い慣れているツールとの連携が可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | スタータープラン：月額60,000円～ |
| 体験版 | 有り |
MyQuickクラウド
MyQuickクラウドは、契約書管理での保管や記録、証跡の管理まで任せられます。
環境にも優しく完全ペーパーレスな契約管理が実現できる契約書管理システムです。
| 特徴 | ・ユーザーの制限がなくお得に利用できる ・エクセルのように台帳管理項目をそのまま取り込め、検索も簡単 ・複雑な通知設定も可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド版とサブスクリプション版から選択可能 |
| 価格 | ・スタータープラン：初期費用0円、月額利用料22,000円（税込） ・スタンダードプラン：初期費用330,000円（税込）、月額使用料77,000円（税込） ・プレミアム プラン：要問い合わせ ・MyQuickオンプレミス版サブスクリプション：導入作業費用600,000円（別途お見積り）、月額165,000円（税込）～ |
| 体験版 | 有り |
DD-CONNECT
DD-CONNECTは、電子契約のサービスの導入だけでなく運用支援から困った時のアフターサポートまで充実しています。
契約書管理で欲しいと思うサービスを、一括で提供してくれます。
| 特徴 | ・電子契約の専門スタッフが業務ヒアリングから業務分析実施まで行ってくれる ・業務負担を最小限にできる ・電子署名法や電子帳簿保存法など法改正にも対応してアドバイスをくれる |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | 要問い合わせ |
| 体験版 | 要問い合わせ |
マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、普段の業務中に過去の契約書がどこにあるのかよく探してしまう企業にピッタリです。
契約書を一元管理しすぐに欲しい契約書を探し出すだけでなく、申請承認履歴と合わせて探してくれます。
最短数分での契約締結も完了し、業務効率も上げられます。
| 特徴 | ・契約業務効率化だけでなく内部統制の強化も実現 ・契約書の制作から保存管理まで、契約業務に関わる機能が充実している ・紙と電子の契約書どちらもまとめて管理が可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | 【個人の料金】 ・パーソナルミニ：月額1,078円（税込）、年額10,560円（税込） ・パーソナル：月額1,408円（税込）、年額12,936円（税込） ・パーソナルプラス：年額のみ39,336円（税込） 【法人向け（30名以下の場合）】 ・スモールビジネス：月額4,378円（税込）、年額39,336円（税込） ・ビジネス：月額6,578円（税込）、年額65,736円（税込） 【法人向け（31名以上の場合）】 ・要問い合わせ |
| 体験版 | 有り |
クラウドサイン
クラウドサインは市場認知度の高い、人気の契約書管理システムです。
信頼されていて、自治体や大手企業で導入されています。
紙と印鑑をクラウドに置き換えて、作業をオンラインのみで解決してくれます。
| 特徴 | ・電子署名法に準拠したクラウド型電子契約サービスを利用している ・使いやすく工夫されていて多機能なプロダクトになっている ・準備が必要なくすぐに利用できる |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | ・Light：月額11,000円（税込） ・Corporate：月額30,800円（税込） ・Business：要問い合わせ ・Enterprise：要問い合わせ |
| 体験版 | 無料プラン有り |
BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書は、電子帳簿保存法に対応した安全な電子契約サービスです。
導入企業もこれまで80万社以上と、積み重ねた実績を誇っています。
運用実績も20年以上と、信頼して任せられるでしょう。
| 特徴 | ・会社や従業員数など問わず、すべての企業が利用できる ・最新のブロックチェーン技術を採用しており、安全安心 ・最大5者間の電子契約締結が可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | ・フリープラン：0円 ・シルバープラン 月額11,000円（税込）～ ・ゴールドプラン 月額33,000円（税込）～ |
| 体験版 | 有り |
GMOサイン
GMOサインは、すでに導入企業が300万社を突破しています。
導入をすることで、契約業務の効率化を図ることがき、最短1分で契約締結も可能です。
印紙税などのコストも下げられ、ガバナンス強化もできます。
| 特徴 | ・契約印タイプ（立会人型 電子署名）の送信料が1件分110円と安い ・部外秘の文書も権限設定があり、安心して保管できる ・より本人性が高い当事者型電子署名の利用も可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | 契約印＆実印プラン 月額基本料金9,680円 |
| 体験版 | お試しフリープラン有り |
OPTiM Contract
OPTiM Contractは、初期費用が不要で手軽に導入できます。
契約期間もAIが取得して、期限前にしっかりと自動通知を行うため安心です。
契約書の管理のコストを抑えられるだけでなく、リスクも削減できます。
| 特徴 | ・契約書の内容をAIが自動で台帳に入力してくれる ・OCRにより紙のスキャンデータにも対応可能 ・電子契約だけでなく紙などの契約書も一元化でき便利 |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | ・スターター：月額9,980円（税込） ・ビジネス：月額49,800円（税込） ・エンタープライズ：要問い合わせ |
| 体験版 | 無料トライアル有り |
DottedSign
DottedSignは、ペーパーレスでの電子サインを実現し、これまでよりも安全でスピーディーな契約へ導いてくれます。
場所だけでなく、どのデバイスを使っていても契約書の準備から完了まで手続きができて便利です。
| 特徴 | ・送信した契約書のステータスを、自動でリアルタイムで確認できる ・Adobeの承認済み信頼リスト（AATL）に登録でき安心 ・すべての契約作業を一元化できる |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | ・プロ：月額8ドル/ユーザー ・ビジネス：月額15ドル/ユーザー ・エンタープライズ：要問い合わせ |
| 体験版 | 有り |
リーガレッジ
リーガレッジは、契約書の登録から管理、ドキュメンテーションまでを一貫してサポートしてくれます。
契約書の情報を自動で抽出してくれるため、契約書管理が楽です。
| 特徴 | ・ドラッグ＆ドロップだけで情報を抽出でき使いやすい ・契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務も連携しやすく便利 ・過去の契約書を参考に条文を検索してくれる |
|---|---|
| 環境 | クラウド型 |
| 価格 | 要問い合わせ |
| 体験版 | 無料トライアル有り |
契約書管理システムを選ぶ際のポイント
自社に合う契約書管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。
後悔しないためにも、ポイントをチェックしておきましょう。
データ化の精度
せっかくデータを読み込んでも、間違っていれば大変です。
特にOCR機能を活用する場合は、データ化の精度の高さも見てから契約しましょう。
検索のしやすさ
いざ過去の契約書を探す際に、検索がしにくいと使い勝手が悪くなってしまいます。
大抵の契約書管理システムには検索機能が付いていますが、どこまでの範囲を検索できるのかチェックしておきましょう。
さまざまな検索機能が付いていれば便利です。
期限リマインダーが搭載されているか
契約書ごとに更新期限を入力し、日付が近づいてきた時に知らせてくれるリマインダーが付いていると、忘れそうになっても思い出せて便利です。
中には、期限リマインダーのサービスが付いていない場合もありますので、チェックしておきましょう。
セキュリティ・サポート体制
使っていてわからない時、すぐに聞けるサポート体制があるかどうかはしっかりとチェックしておきましょう。
大切な情報を取り扱うため、ウイルスなどの脅威に攻撃されないようにセキュリティ面も調べてから契約すると安心です。
リフォーム工事・追加工事の契約書に関する記事はこちら
書類管理なら『建築・リフォーム業向け管理システム アイピア』
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
アイピアはここが便利！6つのポイント
まとめ
契約書管理システムにはさまざまな種類がありますので、自社に必要な機能は何か契約前に考えておきましょう。
基本的な機能のほかに、システムによってプラスで機能が付いている場合があります。
契約書管理システムを決める際は、データの精度や検索のしやすさなどにも注目して使いやすいシステムを選びましょう。
