電子契約とEDI、どちらも聞いたことはあるけれど、詳しくわからないという方も多いのではないでしょうか。
これからの時代は電子上で書類のやりとりや契約ができないといけないと思いつつ、どんなシステムを導入すべきか良いか迷っている方のために、電子契約とEDIの違いや特徴、メリットなどを解説していきます。
目次
電子契約とは
電子契約は、これまで書面を通じて行ってきた契約を、電子データで完結できるようにしたシステムです。
日本では、重要な契約は実印と印鑑証明書の添付で行ってきましたが、電子契約では電子署名とタイムスタンプが利用されます。
電子署名による本人の証明と、第三者機関を利用したタイムスタンプによる日時証明を行うことで、真実性を確保し、改ざんを防止するものです。
電子契約のメリット
では、電子契約のメリットはどんな点でしょうか。
代表的なものは以下の2点です。
コンプライアンス強化
電子署名とタイムスタンプにより、内容が明確化され、改ざんリスクが減ります。
閲覧権限などは設定できますが、データとして保存され、いつでもチェックが可能です。
紙の書類では改ざんリスクをはじめ、不当な契約や不平等な契約などが行われるリスクもありますが、電子契約ではその防止が可能になります。
契約内容や契約締結におけるコンプライアンス強化ができるのがメリットです。
コスト削減
書類の作成が不要となるので、大量の紙を消費しなくなります。
紙代や印刷代などのコストがカットできます。
印鑑証明書の添付には、印鑑証明書を発行してもらう手数料が必要ですが、手数料のカットも可能です。
また、データ上でやりとりができるので、お互いが対面して取引する必要もありません。
そのため、交通費など移動のコストや手間も削減できるのがメリットです。
電子署名・タイムスタンプに関する記事はこちら
EDIとは
EDIとは電子商取引システムのことで、コンピューターと通信回線を通じて取引データのやりとりをすることができます。
主に業界や業種間、社内ネットワークとして使われることが多いです。
EDIの種類
EDIにもいくつか種類があるので、特徴や違いを確認していきましょう。
個別EDI
個別EDIは、取引先ごとに通信形式や識別コードを決めて運用するシステムです。
取引先ごとに細かい条件を設定できるので、書面のやりとりと同じような相対契約ができます。
ただし、取引先の数だけ、個別EDIを設定しなくてはならず、管理の手間がかかります。
標準EDI
標準EDIは、企業間のやりとりを統一化した規格のシステムです。
企業間でスムーズに電子取引を行っていくために、共通した形式と規格をあらかじめ取り決めます。
取り決めた規格以外は用いることができないので、柔軟性は低いです。
VAN型EDI
VAN型EDIは、特定の業界に特化したシステムです。
業界VANと呼ばれる、業界専用のネットワークを用いてスピーディーなやりとりを実現します。
業界共通の商品コードなどを事前に登録しておくことで、業界間のやりとりがスムーズになります。
EDIのメリット
EDIのメリットは、同業者間など自社に関連する取引ネットワークでの取引をスムーズにしてくれることです。
あらかじめ設定されたコードや、標準フォーマットなどを利用して、スピーディーな取引ができるのもメリットです。
取引できる相手は限られますが、頻繁な取引がある企業や業者間との間では、ペーパーレス化を実現し、コスト削減にも役立ちます。
電子契約とEDIの違い
電子契約とEDIは、いずれも電子データを用い、通信回線を通じてやりとりできるシステムですが、どんな点に違いがあるのか確認していきましょう。
フォーマットや通信規格
電子契約は特定のフォーマットはなく、それぞれのユーザー間で自由なフォーマットを用いることが可能です。
ただし、ファイル形式はPDFなどを用いることが多いです。
通信規格は、一般的なインターネットを使います。
オープンなネットワークを利用するため、電子署名とタイムスタンプを用いて改ざん防止などのセキュリティ体制を整えています。
EDIは各業界標準フォーマットなどが用意され、専用線やVANを使って通信されるのが特徴です。
ネットワークに参加していないほかのユーザーが基本的に入り込めないクローズな環境で、セキュリティを保つ方式です。
データの活用方法
電子契約はさまざまな活用ができ、一般的な契約をはじめ、受発注や見積書の提出、社内決裁など幅広い対応ができます。
EDIは、業界などのユーザーがあらかじめ定めたことを行う形式であり、たとえば受発注や見積もり、入出荷の確認や決裁などに活用されています。
対象の取引
電子契約は幅広い取引に適用することが可能です。
企業間取引をはじめ、相手がシステムに対応できれば、個人客との契約もできます。
また、顧問弁護士や税理士などとの専門家との契約や、行政など幅広い相手とやりとりができる柔軟性が利点です。
EDIは特定の取引相手や同業者間など、参加しているユーザーとの取引に限られます。
取引できる内容も、あらかじめ決まっていることも多いです。
他システムとの連携
電子契約は契約の内容や書式、取引相手などは柔軟に選べますが、他のシステムとの連携は、使用するシステムによって異なります。
既存のワークフロー、帳票システムやCRMをはじめ、社内の基幹システムなどとAPI連携ができるシステムを導入すると便利です。
EDIはあらかじめ設定している目的や用途に合わせ、既存の購買・販売システムと連携できることもありますが、別々に運用されることもあります。
そのシステムを利用するために専用のスタッフを担当させる場合や毎日定時に業務を行う時間を作るケースも少なくありません。
建設業のIT化・ペーパーレス化に関する記事はこちら
電子契約とEDI、どちらを導入すべき？
電子契約とEDI、どちらを導入すべきかという問いですが、企業の取引状況や今後の事業拡大の見通し、将来計画などによって答えは異なってきます。
DXに対応し、対象を限定せずに電子データを使った取引をしたいなら電子契約がおすすめです。
一方、業界などを絞り、一定範囲でスピーディーな電子取引を目指すならEDIが向いています。
ただし、現在すでにEDIを導入している企業でも、業界の垣根を超えた取引や、個人客や専門家などとのスピーディーな契約を目指し、電子契約の方式も導入する企業も増えてきました。
業界に所属する企業として専用のEDIの利用は必須の場合もあるので、それに加えて電子契約も導入することも検討しましょう。
企業のDXに関する記事はこちら
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まとめ
電子契約は電子署名とタイムスタンプで本人証明と日時証明を行う電子データを用いた契約です。
電子契約のメリットとして、コンプライアンス強化とコスト削減が挙げられます。
EDIとは電子商取引システムのことで、コンピューターと通信回線を通じて電子取引データのやりとりをするものです。
EDIのメリットは同業者間など自社の取引ネットワークにおいて、ペーパーレス化を実現し、スピーディーな取引ができることです。
電子契約とEDIの違いとして、フォーマットや通信規格、データの活用方法、対象の取引、他システムとの連携などが異なります。
電子契約とEDIのどちらを導入すべきかですが、DXに対応し、対象を限定せずに電子データを使った取引をしたいなら電子契約、業界などを絞って一定範囲でスピーディーな電子取引を目指すならEDIが向いています。
