工務店クラウドEXとは? 属人化を解消できる便利ツールを紹介

工務店クラウドEXとは

工務店クラウドEXとは、株式会社ダイテックが提供する建築業・工務店向けの一元管理システムです。顧客名簿を管理する顧客管理に留まらず、見積・原価・アフターフォローなど業務に必要な情報を1つのシステムで完結管理できるのが特徴です。

開発・提供するダイテック社は1969年に創業した老舗企業で、前身となる「工務店向けクラウド」は2015年から提供されています。

今回はこの「工務店クラウドEX」を紹介します。

特徴的な機能

住宅工事の基本的な業務管理がシステム1つで管理できる

新築・リフォーム、元請け・下請けなどカテゴリーを問わず、住宅業界の管理体制は企業ごとにかなりムラがあります。

ITシステム等を駆使した効率企業がある一方、未だ業務管理における手間で効率を落とす企業も数多いものです。非効率な状態にある企業は共通して以下のような状況に陥っています。

  • 顧客リスト、見積作成、入金情報などの各情報をそれぞれのエクセル等で個別管理している。
  • 直接携わる担当者しかデータの場所や見方を知らず、第三者は一切の状況を知らない。
  • 各業務が担当者毎に分断されているので、個々人に待ち時間等が発生しスピードが落ちる

これらの状況は、業務フローの各部分が「属人化」していることによって発生していると言えます。

工務店クラウドEXをはじめとする業務管理システムは「商談」「見積作成」「原価管理」「発注・請求」「入金」などこれまで各担当者がそれぞれ行っていた業務を1つのシステムを通じて行えるようになります。

これを通じて、誰もがどの情報にも簡単にアクセスできるようになり情報の抱え込み・属人化の解消ができ業務効率を高めることが可能です。

時間や場所を選ばず使える「クラウドツール」

クラウドツールは、データ管理が従来と異なります。従来のソフトがパソコンやサーバーに直接インストールして利用・管理する仕組みだったのに対して、クラウドはインターネットを経由して外部サーバーで情報を管理・利用します。

自社内でサーバー管理の手間が無いだけでなく、インターネットが繋がる環境であれば時間や場所を問わず、どんな媒体(パソコンやスマホ)でも利用が可能です。

近年話題になっているテレワークにも対応でき、わざわざ電話連絡したり予め会社でメモを取らなくても出先であらゆる情報が確認できる等様々なメリットがあります。

クラウドツールのセキュリティって大丈夫なの?

「インターネットを経由して情報を管理する」と言うと、情報漏えいやセキュリティ問題に不安を覚える方も少なくなりません。

クラウドに限らず、どんな手段であれセキュリティ対策を100%安全にすることはできません。が、クラウドツールの情報はインターネットを経由する際に暗号化されているので通常の方法では情報を外部から閲覧することはできません。

また、外部サーバーを管理するのは専門のサーバー管理事業者です。セキュリティの観点から具体的な管理会社名は伏せられていることがほとんどですが、自社で手探り管理をするよりも間違いなく安心です。

情報を外部に置くことで、災害対策(パソコンが壊れてもデータが失われない)にもなります。

システムのカスタマイズ性は?

アカウントごとに画面カスタマイズができる

様々な部署・役割の人が同じシステムを使うのが一元管理システムですが、当然扱う情報が役割によって異なります。

工務店クラウドEXは、トップ画面の表示内容をアカウントごとにカスタマイズすることができます。よく使うトップ画面だからこそ、各自が使いやすい形にカスタマイズできるのは嬉しい機能ですね。

印刷帳票のカスタマイズができる

見積書、注文書、請求書などの帳票が出力でき、帳票のレイアウト変更や会社ロゴ挿入などのカスタマイズが可能です。また、作成したテンプレートは自社オリジナル帳票として予め登録して利用する事もできます。

各社仕事のやり方によっては帳票類にも微妙な違いがあるので、自社で簡単に変更できるのは助かります。

サポート体制は?

電話やメールサポートの他に「出張教育」も

工務店クラウドEXのユーザーは、「ユーザー専用サポートダイヤル」と呼ばれるサポート専用回線を利用する事ができます。操作や運用に関する不明点を電話で問い合わせることが可能です。

メールサポートも受け付けていますが、注目すべきは「研修制度」です。オンライン研修や担当者が現地で行ってくれる出張研修など、ユーザーが使いこなすために全面的なバックアップを行ってくれます。

他業種に比べてもパソコン操作等に疎い方の多い住宅業界だからこそ、安心できるサービスですね。

導入の費用は?

価格帯や体験版の有無ともに不明

残念ながら利用料金や無料デモ版・体験版に関する情報は一般公開されていません。クラウドツールは一般的に「初期費用」と「月額利用料」を求められることが多く、月額利用料は利用人数によって変わるものがほとんどです。

初期費用と月額利用料がかかるというイメージで資料請求するのがおすすめです。

※顧客管理システム「工務店クラウドEX」は株式会社株式会社ダイテックの商標登録です。
※本記事で紹介した画像・スクリーンショット等は、「工務店クラウドEX」の開発元である株式会社ダイテックさまに帰属します。
※本記事で紹介した内容は2020年2月27日時点での情報です。

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