【例文あり】見積もりの断りメールの書き方！マナーや相見積もりについてもご解説

見積もりや相見積もりなどを断る際には、相手の立場を考えて丁寧な配慮が必要です。
メールでお断りする際に、どのような文面にしたら良いのかで悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では、見積もりを断る際のマナーや意識すべきポイントなどに触れたうえで、見積もりの断りメールの例文をご紹介していきます。

見積もりを断る際のマナー

ビジネスシーンでは、見積もりを請求したにもかかわらず、諸事情で断らなければならないケースも多々あることでしょう。
見積もりを断ること自体はビジネスマナー違反ではないので、特に問題はありません。

ただし、今後の関係性に影響を与えないためにも、断る際には十分な配慮が必要です。
ここでは、見積もりを断る際に押えておくべき3つのマナーをご紹介します。

感謝を伝える

見積もりを断る際には、感謝の気持ちをきちんと伝えておきましょう。
見積もりの作成時には、さまざまな手間や時間がかかります。
相手側のそういった労力に対して、感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。

たとえば、「先日はお見積もりをいただき、誠にありがとうございました」といったように、見積もりを作ってもらったお礼の言葉を先に述べておけば、断りのフレーズにつなげやすくなることでしょう。

はっきりと断る

せっかく見積もりを用意してくれたのに、はっきりと断るのは申し訳ないと思う方もいるかもしれません。
ビジネスにおいては、不要な場合には、はっきりと断るのがマナーです。

曖昧な返事をしてしまうと、相手が誤解したり、判断に困ったりする可能性があります。
角が立たないようにできるだけソフトな表現を用いて、丁寧に断るようにしましょう。

その際には、「あいにくですが、今回は……」、「大変に心苦しいのですが……」、「せっかくのご提案ですが……」といったようにクッション言葉を使うと、印象を和らげることができます。

断る理由を明記する

断る理由を明記しておかないと、相手はどうして断られてしまったのだろうと、気になってしまうことでしょう。
見積もりを断る場合には、必ず理由を伝えておくようにしましょう。

その際には、「予算の折り合いがつかなかった」、「スケジュールの都合がつかなかった」といったように、こちらの都合で断るようにするのがマナーです。
断る理由を相手のせいにしないように気を付けましょう。

断りの理由を言い出しにくい状況の場合には、「残念ながらお取引をお見送りさせていただきます」といった伝え方をしてみるのも手です。

今後の関係性について言及する

断り方に十分に気を付けないと、その後のビジネス関係に悪影響が出てしまうおそれがあります。
今後も円満な関係を築いていきたいのであれば、お断りする際であっても、次につながる可能性を残しておきたいところです。

「今回の見積もりは断るけれど、また機会があったらよろしくお願いします」といった旨を伝えておくと良いでしょう。

見積もりを断る際に意識すること

見積もりを断るのは、気が引けることもあるでしょう。
しかし、断るつもりならば、その旨を相手にきちんと伝えなくてはなりません。

断る際には、相手の気を悪くさせないように配慮して、言葉遣いやタイミングにも注意が必要です。
ここでは、メールで見積もりを断る際に意識すべき4つのポイントをご紹介します。

柔らかい言葉遣いで書く

文面だけのやり取りではお互いの表情がわからないので、誤解を招くおそれがあります。
メールで断る際には、文面に柔らかい言葉遣いを用いるように意識すると良いでしょう。

クッション言葉を適切に用いて、そっけない文面にならないように配慮が必要です。

なるべく早めに伝える

見積もりを断ると決めたら、なるべく早く相手に伝えるようにしましょう。
見積もりを依頼された側は、今後の受注に備えて準備を進めている可能性もあります。

断りの連絡が遅れると、相手に無駄な労力をかけてしまうことにもなりかねません。
その後の関係性を大事にしていくためにも、速やかに断りの連絡を入れるようにしましょう。

相手を最大限に尊重する

メールで見積もりを断る際には、相手への尊重も忘れないようにしましょう。
見積もりを断られた相手の気持ちに配慮して、文面を作成する必要があります。

今後も良好な関係を続けていきたい気持ちがあることも述べておけば、相手を最大限に尊重していることが伝わることでしょう。

相手が連絡を受け取ったかどうか確認する

メールを送信したら、必ず相手が開封するとは限りません。
送信エラーで相手に届かない、ほかのメールに埋もれて見落としている可能性もあるかもしれません。

メールで断りの連絡を入れたら、後日連絡を受け取ったかどうかの確認をしておいたほうが良いでしょう。

見積もりを断る際のメールの例文

見積もりを断るケースは、費用や条件などさまざまな理由があることでしょう。
ここでは、シチュエーション別に4つの例文をご紹介します。

相見積もりを断る際は？

最後に、相見積もりを断る際のポイントをご紹介します。

基本的なマナーは同じ

相見積もりの場合であっても、「すぐに連絡する」、「はっきりと断る」といった基本的なマナーは一緒です。
柔らかい表現を用いるようにして、丁寧に断りの連絡を入れるようにしましょう。

連絡漏れがないように気を付ける

相見積もりでは、複数社に見積もりを依頼することになります。
そのため、断る場合は数社に断りの連絡を入れなくてはなりません。

連絡漏れがないように、十分に気を付けましょう。
見積もりを依頼した会社のリストアップをしておくと良いでしょう。

他社の社名や見積もりの詳細は話さない

すでにほかの会社に決まっている場合であっても、社名や見積もりの詳細は漏らさないのがビジネスマナーです。
相手先から聞かれた場合でも、答えないようにしたほうが良いでしょう。

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まとめ

見積もりの断りの連絡は、できるだけ早めに入れるのがマナーです。
その際には、感謝を伝えたうえで、断る理由、今後の関係性についても伝えておくのがポイントです。
メールで見積もりを断る場合には、本記事でご紹介した例文も参考にしながら、丁寧な文面を考えてみると良いでしょう。