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リフォームの見積システム 導入前に課題を明確にしよう!

システム導入するにあたって、自社内にどんな課題があるのかは明確に整理する必要があります。

価格に注目しすぎて実業務で使えない、良い機能があっても従業員が使いこなせないなど
せっかくシステムを導入しても良い効果が出せないような事態になってしまわないように
まずは従業員の考える課題と、経営層が考える課題それぞれを整理してみましょう。

今回は、リフォーム業界の現場担当者たちが抱えがちな課題をいくつかピックアップしました。
これらをヒントに、ぜひ御社の課題を明確化してみてください。

見積の作成に時間がかかりすぎて受注できない

リフォームの見積は、ひとつひとつの項目を作成するために
様々な業者に確認を行ったり、カタログを取り寄せたりと大変手間がかかるものです。

こういった手間は、同じリフォーム会社なら共感してもらえるものの
お客様にはなかなか苦労が伝わらないもので、「どうしてこんなに時間がかかるの?」と
イライラさせてしまうことが様々な現場で発生してしまいます。

見積に時間がかかると、施主さまが冷めてしまったり
他業者との競合になってしまう可能性も高まってしまうので、改善必須のポイントです。

項目の拾い忘れが発生する

リフォーム工事の見積は、他業種の見積に比べても項目数が多くなります。
特に、最近は施主さま向けの見積であっても「一式」の表記が望まれないこともあり
小さな部品や作業もすべて正確に記載することが求められるケースもあります。

そうなると見積の中の項目は20~30でも足りないこともあり
項目の拾い忘れが起きやすくなってしまいます。

例えば工事種類ごとの項目をテンプレートとして登録しておける、
見積書として印刷するために、内容確認を経た上長承認が必要なフローを採用する等
システムによるフォローは不可欠です。

再度の積算に手間がかかる

せっかく時間をかけて作成した見積も、お客様からの修正依頼や値引き交渉を通じて
再提出になるケースがあります。

そういった場合に、再度積算をする時間がかかってしまうと
施主さまを待たせることになり、対応力を疑われてしまうことにも繋がります。

また、再提出前のデータが流用できないようなケースだと
改めて1から入力をすることにもなってしまいます。

パソコン操作に不慣れでいつまでたっても作成に時間がかかる

システムを導入する以前は、Excelで見積を作成・管理していることが多いのではないでしょうか。
そういった際、Excelでのコピー・ペーストをもとにした見積作成の感覚に慣れていて
新たなシステムを導入してもなかなか使いこなせないことがあります。

特に、システムを導入した際にExcelと異なるのは「操作感」と「管理体制」です。

「操作感」は、いかにExcelなど現行の方法に近いか、
近くなかったとしても従業員が実際に使いこなせるものなのかという視点です。

「管理体制」は、どういった形で作成した見積が保存され管理されているか、という視点です。
Excelで見積作成をしている場合、完成した見積は各自のパソコン等に保存していることが多く
管理体制は各従業員の感覚に任せられてしまっていることが多いものですが
システムを導入すると全員同じ場所で管理をすることになるので、感覚に慣れない従業員が出てくることもあります。

まとめ

せっかくシステム導入のきっかけを持っていたとしても、これらのことがあると
どうしても導入検討に時間がかかってしまったり、という導入できても上手く運用できないことがあります。

まずは今日ご紹介したことが社内で起きていないかを確認していただき
問題なければぜひ以下から、見積システムの検討を始めていただければと思います。

参考:建築業・リフォームに特化した見積ソフト比較一覧-見積作成時間を短縮して業効率改善

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