仕入管理システムとは？仕入業務を効率化できるITツール導入４ステップ

仕入・販売管理フローは明確になっていますか。販売業務を行う企業にとって、仕入管理はとても重要な要素です。
「在庫数が見えにくい」「あの担当者じゃないと分からない作業がある」など仕入管理の非効率はそのまま経営に影響に直結してしまう部分です。

今回は、それらを解決する仕入管理システムを紹介します。

仕入管理システムとは

仕入管理システムとは、販売業務や製造業務に必要な商品や材料・部品を仕入れるときの一連のワークフローをサポートしてくれるシステムのことを指します。

仕入れを行うにあたっての卸業者に行う発注、自社在庫の確認、検品、仕入確定、発注業者からの請求対応までまとめて管理してくれるシステムもあります。

仕入管理システムを導入する目的

従来の仕入管理は、紙の帳票に記載する形で行われてきました。
多くの企業がエクセルに切り替えていますが、それでもまだまだ非効率が潜んでいます。

以下のような問題に思い当たることがあれば、システム導入を検討してもいいかもしれません。

発注数のミスや仕入の記入ミスがある

担当者のミスによって、必要以上の量を発注してしまって不必要な在庫を抱えることはありませんか？
年間で何度もそういった事態が発生するなら、管理の仕組み見直しが必要です。

社内在庫が把握できていない

発注ミスや記入ミスが、担当者の人為的な問題以外で発生することがあります。
発注担当者は予定通りに処理したにも関わらず、社内在庫を正確に把握していなかったせいで
不要な発注をしていしまうケースは発生していませんか？

発注、仕入管理のフローが大変

複数拠点を持つ企業の場合、1つの部署で各拠点の仕入・発注を集約することがあります。
その場合、各拠点ごとの管理には多くの手間が発生します。
紙やエクセルで管理を行っていると、拠点が増えれば増えるほどミスを起こす可能性は高まります。

複雑なルールやその担当者でなければ方法が分からない方法を持っているのも問題です。
新たな拠点が増えても、担当者が入れ替わっても問題なく進められる管理フローを作りましょう。

仕入管理システム導入のメリット

先ほど紹介した問題は、仕入管理システムの導入によってどのように解決するのでしょうか？
導入によるメリットを紹介します。

作業時間の効率化・負担軽減

システムを導入することにより操作手順が圧倒的に簡単になるので、複雑なルールを覚えることが必要なくなり、誰でも簡単に管理できるようになります。

また、紙管理やエクセルでの管理だと発生しがちな「この件はあの人に聞かなければ分からない」といったような情報の属人化も防ぐことができます。

結果的に業務ミスが減り、時間当たりの生産性も高まります。

業務の属人化解消、人為的なミスの減少

紙やエクセルでの管理は複雑になりがちで、担当者ごとにやり方が微妙に変わってしまいます。
正確な情報伝達ができないせいで「思い込み」や「やったつもり」も多く発生してしまい、ミスが発生するだけでなく、ミス発生になかなか気付けない事もあります。

仕入管理システムを使えば、発注～仕入入力の一連の流れをスムーズに管理でき、易しい操作感によって誰でもスムーズに管理業務を行うことができます。

在庫を把握し、不必要な発注を削減

発注、仕入入力を在庫管理システムと連動させることで、自社在庫を確認しながら業務を行えます。
他拠点から発注依頼を行う場合には「システムを確認してから依頼する」ことになりますが、どのパソコンからも確認できたり、スマートフォンから確認できるシステムを導入すれば
スムーズな依頼、発注が可能です。

仕入管理システム導入のステップ

実際に仕入管理システムを導入する際には、前準備が必要です。
有名なものだからといってうっかり導入してしまうと、思わぬところで運用にミスが起こりがちです。

導入ステップ①「仕入管理の課題を洗い出す」

現状の仕入管理を振り返り、どの部分に課題があるのかを洗い出しましょう。
可能なら、業務フローを絵にして考えてみるのがおすすめです。

導入ステップ②「クラウド型」と「オンプレミス型」

システムには、大きく分けて2種類あります。
ひとつは、サーバーやパソコンそのものにインストールするタイプの「オンプレミス型」、もうひとつはインターネット上から情報にアクセスする「クラウド型」です。

使い勝手やセキュリティに関する考え方が異なるので、会社方針としてどちらが導入できるのかまず検討する必要があります。

オンプレミス型とは

ソフトウェアを購入し、サーバーやPCに直接インストールするタイプのシステム。
インターネット環境を必要としないため外部攻撃に強いと言われますが、自社でサーバー管理が必要だったり、インストールした環境下でないと情報が確認できないというデメリットがあります。
クラウド型に比べて初期費用が高く、買い切りであることも多いタイプです。

クラウド型とは

サービス提供会社が管理するサーバーに、インターネットを通じてアクセスするタイプのシステムです。
インストール等の初期設定が少なく、場所や時間を選ばずに利用できる人気のタイプです。
セキュリティ面への不安も情報の暗号化などを通じてかなり改善され、大手企業の導入実績もできています。
オンプレミス型に比べ初期費用が安い一方、月々の利用料が発生するケースの多いタイプです。

導入ステップ③「“使いやすさ” “シンプルさ”を軸に検討する」

必要な機能は様々あるとは思いますが、最も大切なことは「使いやすさ」と「シンプルさ」です。

というのも、システムは導入を通じて業務改善を行うことが目的なので、いかに安定してシステムを使い続けられるか、という点がとても重要になります。

せっかく良い機能が付いていても使いにくい操作感だったりややこしい画面表示だったりすると、結局使いこなせる人が一部に限られてしまい、会社全体に浸透しないままになってしまいます。

そうならないよう、システムの作りがシンプルで使い勝手の良さそうなものを選ぶようにしてください。

導入ステップ④「様々なシステムを見よう」

システムを探す際、少なくとも3，4社は検討のために連絡するようにしてください。
仮に1社目で欲しい機能が揃っていたとしても別の会社にも相談をし、「〇〇というシステムにはこういう機能がこうやって使えるようになってましたが、こちらはどうですか？」と尋ねるのがベストです。

また、システム会社はただシステムを作っているのではなく、業務管理に関して「こうあるべき！」という独自の考え方を持っているものです。
様々なシステム紹介を受ける中で、検討当初は考えていなかったポイントに気付くかもしれません。
ぜひ複数のシステムを見たうえで決断してくださいね。

当ブログでも、仕入管理システム紹介記事を執筆予定です。
そちらもぜひ参考にしてください。

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まとめ

今回は、仕入れ管理システムに関してご紹介しました。
いかがだったでしょうか。

現代の人手不足に対応し、業務効率化を図るには、システム導入は必須です。
自社にとって費用対効果を感じられるシステムを導入し、生産性の向上に努めましょう。