電子帳簿保存システムとは？メリットや選び方、おすすめのシステムをご紹介

近年、「電子取引」や「電子保存」という言葉を聞くことが増えました。
社会のペーパーレス化が進み、電子帳簿保存法も改正されることなどから、電子帳簿保存システムの導入を検討しているという方も多いのではと思います。

今回は、電子帳簿保存システムとは何なのか、メリットや選び方、おすすめの電子帳簿保存システムなどについて、詳しく説明していきます。

電子帳簿保存システムとは

電子帳簿保存システムとは、法律によって保存が義務付けられている税務関係書類を、電子的に保存・管理するシステムのことです。

電子帳簿保存システム上における「法律」とは、主に書類の電子保存について定める「電子帳簿保存法」を指します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の書類を電子データで保存することを認める法律です。
もちろん保存すればなんでも良いというわけではなく、電子帳簿保存法では保存方法や義務についても詳細に定められています。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存の対象となる主な書類は、以下の通りです。

電子帳簿保存法の保存区分

電子帳簿保存法には、電子データの３つの保存区分が定められています。
以下が、３つの保存区分とその説明です。

また、書類の種類によって保存方法が以下のように定められています。

電子帳簿保存法の改正

また、電子帳簿保存法は、過去に改正が行われています。
最新の改正は、2022年に改正され、2024年1月から施行されることとなっています。
この改正では、税務署長への事前認証制度の廃止、スキャナ保存に関する要件緩和、電子取引情報保存の義務化などが定められました。

ここでは、詳細は省きますが、改正点についてもよく確認しておくことをおすすめします。
電子帳簿保存システムは、法改正に効率よく対応することにも役立つといえるでしょう。

電子帳簿保存システムの機能

電子帳簿保存システムには具体的にどのような機能が備わっているのでしょうか。
電子帳簿保存システムもさまざまですが、主な機能として、以下のようなものがあります。

認定タイムスタンプの付与

電子データに時刻を記すタイムスタンプのうち、総務大臣によって認定された事業者が発行するタイムスタンプを「認定タイムスタンプ」といいます。
認定タイムスタンプは、電子データが改ざんされていないことを示すために重要な役割を果たします。

さまざまな条件での検索機能

保存した書類を簡単に見つけだせるかどうかは、電子帳簿保存システムの重要なポイントです。
取引先や金額、日付など複数の条件を選択して検索できる機能がついていることも多いです。

スキャナ保存制度の要件を満たすスキャン機能

スキャナ保存制度は、紙で受領した見積書や請求書などの国税関係書類（およびその写し）を、スキャナーで読み取り、保存できるよう定める制度です。

スキャナ保存は、電子帳簿保存法の保存区分の一つですが、保存の際には要件が定められています。
そのため、その要件を満たしたスキャン機能が搭載されていることも重要な機能です。

保存期間が過ぎたデータの自動削除

システムによっては、電子帳簿保存法に定められた保存期間を過ぎたデータを自動で削除してくれる機能もあります。
もう保管する必要がない書類であっても、廃棄を忘れてしまうことはよくあります。
無駄な保管をなくすためにも、自動削除機能は役立つでしょう。

画像の文字を読み取るOCR機能

OCR機能とは、画像内の文字情報を認識し、データ化する機能のことです。
読み取った情報を自動的に登録することで、業務効率化に役立ちます。

電子帳簿保存システムのメリット

電子帳簿保存システムを利用することには、多くのメリットがあります。
ここでは、主なメリットについて説明していきます。

業務効率化

最も大きなメリットの一つが、業務効率化です。
電子帳簿保存システムを利用することで、紙での保存よりも手間が少なく作業が効率化できます。

また、電子保存を行う場合でも、システムを利用する場合としない場合では、作業にかかる時間が全く異なってくるでしょう。
システムを使いこなすことができれば、業務がより効率的になること間違いなしです。

コスト削減

コストの削減も大きなメリットです。
紙での書類の保存には、紙代、印刷代、管理スペース代など、多くのコストがかかります。
また、保管したはいいものの、一度どこかにしまうと探すのにも時間がかかるでしょう。

電子帳簿保存システムの場合は、主な出費はシステム利用料のみであり、これらの費用が逐一必要になることはありません。
紙の書類を探す手間もなくすことができるでしょう。

紛失リスクの削減

紙での書類の保存には、紛失リスクがつきものです。
紙は非常に薄いものですので、どうしてもなくなってしまうことがあります。
数が増えれば増えるほど、全てを紛失なく保管しきることは難しいでしょう。
また、水没や火災のような事故で消失するリスクもあります。

電子保存の場合、これらの紛失リスクは限りなく低くなります。

内部統制の強化

内部統制の強化も重要なメリットの一つです。
電子帳簿保存法では、保存の際の要件として「真実性」と「可視性」の2つを確保することが定められています。

電子帳簿保存システムの導入によって、これら2つの要件を確実に満たすことができれば、改ざんや差し替え、不明瞭な内容といったリスクがなくなります。

電子帳簿保存システムの選び方

ひとえに電子帳簿保存システムといっても、システムによって備えている機能や特徴はさまざまです。
たくさんの電子帳簿保存システムがあるなかで、どのような基準で使うシステムを選べばよいのか、解説します。

対応している書類

電子帳簿保存法には、多くの対象書類があることをさきほど説明しました。
電子帳簿保存システムを選ぶ際には、どの書類に対応しているのかを必ず確認しましょう。
特定の書類に特化したシステムもあれば、全ての書類に対応しているシステムもあります。

効率化したい業務

電子帳簿保存システムは、システムによって対応している業務の範囲が異なります。
例えば、請求書の受領やデータの入力などです。

システムを選ぶ際には、「どの業務を効率化したいのか」をよく考えて、それに対応したシステムを選ぶ必要があります。
会社の現状はもちろん、将来的な規模や業務の変化にも対応できるよう、今後を見据えて選ぶと良いでしょう。

電子帳簿保存法の保存要件を満たすかどうか

電子帳簿保存法が定める保存要件を満たしているかどうかも、重要なポイントです。

要件を満たしているかの確認基準として「JIIMA認証」が活用できます。
JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）によって、市販のソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断されたことを示す認証です。

また、JIIMA認証には、「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」、「電子帳簿ソフト法的要件認証」、「電子取引ソフト法的要件認証」、「電子書類ソフト法的要件認証」、「アーカイブ用光ディスク認証」の5種類があります。
電子帳簿保存システムの購入の際には、どの認証を取得しているのかをよく確認しましょう。

他のシステムとの連携

システムのなかには、他のシステムとの連携が可能なものがあります。
電子帳簿保存のみでなく、他の業務とも連携できることで、より業務の効率化が進むことが期待されます。
連携したい業務がある場合は、連携の可否を確認しましょう。

コスト

システムの利用にかかるコストも、選ぶ際の重要なポイントでしょう。
電子帳簿保存システムでは、紙での保存の場合やシステムを導入しない場合と比べて大幅にコストを削減できることが多いですが、それでも利用料はかかります。

会社の予算に合うものかどうか、確認を怠らないようにしましょう。

操作方法は簡単か

どれだけ便利なシステムでも、操作方法が分からなければ意味がありません。
属人化を防ぐためにも、誰でも簡単に操作できるものを選ぶようにしましょう。

また、各システムごとにサポート体制が用意されている場合も多いです。
問い合わせやその他サポートが充実しているかどうかも、あわせてチェックされると良いでしょう。

おすすめの電子帳簿保存システム11選

ここでは、おすすめの電子帳簿保存システムを紹介します。

電子帳簿保存システムの種類

電子帳簿保存システムは、主に以下の3種類に分類できます。

それぞれの種類ごとに、おすすめの電子帳簿保存システムをみていきましょう。

幅広い書類に対応したシステム

まずは、様々な書類に対応した電子帳簿保存システムです。

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud

「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」製品情報はこちらから

「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」は、株式会社NTTデータビジネスブレインズのサービスであるClimberCloudをOEM提供しているサービスです。

バクラク電子帳簿保存

「バクラク電子帳簿保存」製品情報はこちらから

「バクラク電子帳簿保存」は、株式会社LayerXの提供するシステムです。

invox電子帳簿保存

「invox電子帳簿保存」製品情報はこちらから

「invox電子帳簿保存」は、株式会社Deepworkの提供するシステムです。

請求書に特化したシステム

次に、請求業務に特化したおすすめの電子帳簿保存システムを紹介します。

BtoBプラットフォーム 請求書

「BtoBプラットフォーム 請求書」製品情報はこちらから

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、株式会社インフォマートが提供するシステムです。

Bill One

「Bill One」製品情報はこちらから

「Bill One」は、Sansan株式会社の提供するシステムです。

sweeep

「sweeep」製品情報はこちらから

「sweeep」は、sweeep株式会社が提供するシステムです。

マネーフォワード クラウドインボイス

「マネーフォワード クラウドインボイス」製品情報はこちらから

「マネーフォワード クラウドインボイス」は、株式会社マネーフォワードによって提供されているシステムです。

領収書に特化したシステム

最後に、領収書とその処理業務に特化したシステムを紹介します。

楽楽精算

「楽楽精算」製品情報はこちらから

「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供するサービスです。

マネーフォワード クラウド経費

「 マネーフォワード クラウド経費」製品情報はこちらから

「マネーフォワード クラウド経費」は、株式会社マネーフォワードが提供するシステムです。

TOKIUM経費精算

「TOKIUM経費精算」製品情報はこちらから

「TOKIUM経費精算」は、株式会社TOKIUMによって提供されているシステムです。
関連したシステムに、「TOKUIMインボイス」と「TOKUIM電子帳簿保存」があります。

Concur Expense

「Concur Expense
」製品情報はこちらから

Concur Expenseは、株式会社コンカーが提供するシステムです。

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まとめ

今回は、電子帳簿保存システムについて説明しました。
ひとえに電子帳簿保存システムといっても、機能や価格はさまざまです。
電子帳簿保存システムで何を実現したいのか、会社の目的を明確にしてから、システムを導入することをおすすめします。