工事台帳とは？効率的に作成するなら『アイピア』がおすすめ！

工事台帳は、原価管理を行ううえで重要な書類です。
案件ごとの費用内訳が分かり、粗利を把握しやすくなります。

工事台帳はエクセルで作成することもできますが、「関数の設定が難しい」「入力ミスが発生しやすい」といった問題があります。
そのため、工事台帳作成ソフトを導入し、業務効率化を図る企業が増えているようです。

そこで今回は、工事台帳作成の効率化を実現できる一元管理システム『アイピア』をご紹介します。
工事台帳作成ソフトの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

工事台帳とは

まず、工事台帳の概要を整理しましょう。

工事台帳とは、工事ごとの取引内容を記録する台帳です。
一般的には、工事を請け負う元請業者が作成します。

工事台帳を作成すると、工事ごとの費用内訳や原価を明確に把握できます。
粗利の推移も確認できるため、赤字工事の回避にもつながります。

工事台帳は工事ごとの原価を集計するため、「工事原価管理台帳」「工事原価台帳」と呼ばれることもあります。

記載項目

工事台帳には、未成工事支出金、もしくは完成工事原価を次の4項目に分けて記載します。

それぞれの詳細について、以下で確認しましょう。

材料費

材料費とは、工事を実施するうえで必要な材料にかかる費用のことです。
材料の原価に加え、仕入にかかった費用も含みます。

労務費

労務費とは、自社雇用の職人や作業員に対する給与や賃金のことです。
交通費、健康保険料、厚生年金保険料なども含みます。

労務費の対象となるのは、建設作業に直接関わった従業員です。
自社雇用であっても、建設現場の事務作業員などへの賃金は、労務費に含みません。

外注費

外注費とは、自社と雇用関係のない作業員に支払う費用です。
具体的には、下請け業者や協力業者への費用などが外注費にあたります。

経費

経費とは、工事で発生する費用のうち、材料費、労務費、外注費以外の費用です。
次のような費用を含みます。

工事台帳を作成する目的

工事台帳の概要を確認しました。
ここでは、工事台帳を作成する目的について、詳しくみていきましょう。

適切な利益管理を行うため

工事台帳を作成することで、工事にかかる費用を適切に管理することができます。
そのため、過去の工事台帳をもとに精度の高い見積や原価予測を行うことが可能です。

各工事の収支や利益率を把握し、赤字工事を避けるためには、工事台帳の作成が欠かせません。

経営事項審査に提出するため

経営事項審査とは、公共工事の競争入札に参加する建設業者が受けなければならない審査です。
工事台帳は、自社の経営状況を示す書類として、経営事項審査に提出することが可能です。

完成工事原価・未成工事支出金を把握するため

完成工事原価と未成工事支出金は、工事台帳に記載する4つの費用項目を用いて算出します。
そのため、工事台帳はこれらを算出する際の根拠となり得ます。

完成工事原価

完成工事原価とは、完成工事高に計上する工事原価です。
工事台帳に記載する材料費、労務費、外注費、経費の4項目で構成されます。

未成工事支出金

未成工事支出金とは、未完工事の現場で発生する費用を指します。
こちらも、工事台帳に記載する4つの費用項目から構成されています。

未成工事支出金は売上として計上することができず、棚卸資産に含めます。

税務調査に対応するため

工事台帳を作成し、自社の経営状況を適切に把握していれば、税務調査への対応もスムーズに行えます。

といったことから、建設業界は税務調査が入りやすい傾向にあります。

税務調査の際、工事台帳を提出する義務はありませんが、用意しておくと便利です。

エクセルで工事台帳を作成する際の課題

工事台帳を作成する目的を確認しました。
工事台帳は、自社の経営状況を把握するための重要な役割を担っています。
そのため工事台帳には、ミスのない正確な情報を記載しなければなりません。

工事台帳はエクセルで作成することも可能ですが、いくつかデメリットを抱えています。
ここでは、エクセルで工事台帳を作成する際の課題をご紹介します。

ミスの発生率が高い

エクセルで工事台帳を作成する際、データの入力や関数の設定、ファイルの更新などは手作業で行います。
入力ミスや二重入力をはじめ、セルの削除や関数の変更を誤って実行してしまうことがあります。

二重チェックを行うなど、ミスの発生率を防ぐことはできますが、その分手間や時間がかかってしまします。

属人化する傾向にある

ミスを回避するため、エクセルが得意な人に工事台帳の作成を任せる企業もあるかもしれません。
しかし、工事台帳の作成が属人化すれば、担当者不在の際の対応ができなくなってしまいます。

また、担当者が工事台帳の作成に時間を取られ、他の業務が遅れてしまうといった事態も考えられます。

リアルタイムでの情報共有が困難

エクセルで工事台帳を作成する場合、ファイルの作成から共有、確認までにタイムラグが発生します。
そのため、最新の情報が常にリアルタイムで確認できるわけではありません。

工事台帳作成ソフトを導入するメリット

エクセルで工事台帳を作成する際の課題を3点確認しました。
工事台帳作成ソフトやシステムを導入することで、これらの課題を解決することができます。

工事台帳作成ソフトを導入するメリットを詳しくみていきましょう。

自動計算でミス・属人化を回避

工事台帳作成ソフトは、粗利率の計算などを自動で行います。
入力項目も限られているため、誰もが簡単に工事台帳を作成することが可能です。

編集履歴を確認できる

工事台帳作成ソフトは、編集履歴の確認が可能です。
ミスが判明した場合や、内容に変更が生じた際など、いつ誰が編集を加えたのかが明らかになります。

リアルタイムでの共有が可能

工事台帳作成ソフトを活用することで、保存や共有の手間が省けます。
編集した内容がすぐに反映されるため、データの共有にタイムラグが生じることはありません。

『アイピア』で効率的に工事台帳を作成しよう！

工事台帳を効率的に作成するためには、ソフトやシステムの導入がおすすめです。
しかし、「似たようなソフトばかりで、どれを選べば良いのか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

ここでは、弊社の提供する『アイピア』をご紹介します。
アイピアでの工事台帳作成にどのようなメリットがあるのか、詳しく解説していきます。

外出先や自宅からでも利用できる

アイピアは、インターネットを介して利用するクラウド型のシステムです。
ネットがつながる環境であれば、いつ、どこからでも工事台帳を作成することができます。

工事台帳作成のために会社に戻る必要はなく、現場や自宅から作業することが可能です。

また、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できます。
複数の端末から同時にアクセスすることも可能です。

ワンクリックで工事台帳作成

アイピアの工事台帳は、案件情報に紐づいています。
そのため、顧客情報や見積情報などをあらかじめ入力しておけば、ワンクリックで工事台帳を作成できます。

工事台帳作成のために改めて情報を入力する手間がかからず、打ち間違えなどの入力ミスを心配する必要もありません。
工事台帳に必要な情報の入力も簡単に行えます。

見やすいフォーマットに必要な情報を網羅

アイピアでは、科目ありの工事台帳と科目なしの工事台帳を出力できます。
また、それぞれ税抜／税込の選択が可能です。

ここでは、「科目あり」かつ「税込み」の工事台帳を見てみましょう。

アイピアの工事台帳は、シンプルなフォーマットに必要な情報が網羅されています。
工事台帳に記載される情報は、次の通りです。

工事台帳のレイアウトや記載項目を変更したい場合は、要望に合わせた有料のカスタマイズが可能です。

金額や粗利率の推移が一目でわかる

アイピアの工事台帳内「売上推移表」には、金額や原価とあわせて粗利率が記載されます。

と段階的に粗利率の推移を把握することが可能です。

請求書ごとの原価情報を確認できる

アイピアの工事台帳内「請求書＋現場経費情報」では、請求書ごとの情報を確認できます。
請求書ごとの原価情報が一目でわかるため、次回以降の発注作業に活かせます。

情報を一元管理

アイピアは、建築業務に必要な情報をまとめて管理することができます。
積算や見積、工程管理など、業務ごとにソフトを使い分ける必要はありません。

あらゆる情報を一元管理することで、必要な情報をすぐに見つけ出すことができます。

このほかにも、便利な機能が多数搭載されています。

サポート体制が充実

工事台帳作成ソフト導入を検討するうえで、実際に使いこなせるかどうか不安に思う方も多いのではないでしょうか。
そうした不安を抱えることなく、ストレスフリーに利用できるよう、アイピアは充実したサポート体制を整えています。

例えば、操作画面右上のヘルプマークをクリックすると、アイピアの操作方法やアイコンの説明が表示されます。
説明を読んでも分からない場合や、トラブルが発生した場合に備えて、次のようなサポート体制を用意しています。

これらのサポートは、何度でも無料で利用可能です。
また、ユーザーの要望をもとに各種修正や新機能追加を実施しています。

IT導入補助金対象製品

現在国は、ITツールを導入する中小企業・小規模事業者向けに「IT導入補助金」という支援制度を設けています。
アイピアは、経済産業省の認定を受けた、IT導入補助金の対象製品です。

そのため、必要な書類をそろえて申請し、審査に通れば補助金の交付を受けることができます。
なるべく費用を抑えて工事台帳作成を効率化したいという方には、アイピアがおすすめです。

アイピアは、利用人数や運用フェーズにあわせて3つのプランを用意しています。

月額はそれぞれ5ユーザーまでの場合の料金です。
1ユーザーにつき2,000円でユーザーの追加が可能です。

まとめ

原価管理を適切に行い、赤字工事を回避するには、工事台帳の作成が欠かせません。
弊社の提供する『アイピア』は、工事台帳の作成はもちろん、積算業務や工程管理など、建築業に必要なあらゆる業務の効率化を実現します。

IT導入補助金を活用し、費用を抑えて導入することも可能です。
工事台帳作成のためのソフトやシステムをお探しの方は、ぜひ一度『アイピア』をご検討ください。