電子帳票とは？システムの機能や選び方をご紹介

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度に対応するため、電子帳票の導入を検討している方は多いのではないでしょうか。

ですが、電子帳票とはいったい何なのか詳しくわかっていない方や、どこまで電子化すれば良いのか悩まれている方もいるかもしれません。
この記事では、電子帳票とは何か、電子帳票にするメリット、そのためのシステムの機能や選び方をご紹介します。

電子帳票とは

電子帳票とは、請求書や見積書、契約書など、従来は紙でやりとりしていた帳票を電子データ化したものです。

これまでは、表計算ソフトや請求書作成システムなどを使って作成した帳票をプリントアウトし、それを郵送や手渡しで渡していたと思います。
電子帳票にすると、PDFなどの書式に転換したうえでメールに添付したり、販売サイトなどで購入者がダウンロードする形で提供できるようになります。

電子帳票のメリット

電子帳票のメリットとして、代表的なものを3つご紹介します。

ペーパーレス化を実現できる

電子帳票のメリットの一つは、ペーパーレス化の実現です。
紙の帳票の場合、プリントアウトしたり、封筒に入れて郵送したり、受け取ったものをファイリングしたり、入力ミスのため再発行したり、保管期限が切れたものはシュレッダーにかけたりと、手間もコストもかかっています。

ペーパーレス化すれば、紙代や印刷代、封筒代や郵送代、ファイリングのための人件費、保管する書庫の管理コスト、シュレッダーしたものを業者に処理してもらう費用など、多くの費用の削減も可能です。

業務効率化

ペーパーレス化により、請求書の発送業務やファイリング業務などがなくなるので、業務が効率化します。

伝票を手入力して請求書などに転記していると、ミスも生じやすく、ダブルチェックなどが欠かせません。
システム化することで、売上データなどから請求書が自動作成できる、入力した場合の自動チェック機能が働くなど、業務効率化が目指せます。

検索性やセキュリティが向上

紙でファイリング管理していると、過去の帳票を確認したい時に、大量のファイルから探し出さなくてはならず大変です。
電子帳票にすれば、キーワードなどを入れるだけですぐに検索できます。
また、取引先別、年月日別などで管理できるので、検索性が向上します。

紙の書類は改ざんや紛失、焼失のリスクがありますが、電子帳票はセキュリティ対策がしっかりしているため、改ざんリスクを防止できます。
データはシステム管理者のサーバでもバックアップできるので、消失のリスクも防げます。

電子帳票が注目される背景

電子帳票が注目される背景として、働き方改革やDX化の推進、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度への対応が挙げられます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

働き方改革

働き方改革とは、ワークライフバランスの確保をはじめ、従業員がモチベーションを維持しながら仕事ができる環境づくりを整えることです。

電子帳票を導入することで、業務スピードが上がり、業務負担や残業を軽減できるため、働き方改革につながります。

DX化

DX化とは、単にシステムを導入するのではなく、デジタル技術を活用することで組織改革や働き方改革、業務効率化、コスト削減や収益アップなどを達成することです。

電子帳票の導入により、ペーパーレス化によるコスト削減や人件費削減、業務効率化、働き方改革などを達成することが可能です。

電子帳簿保存法の改正

電子帳簿保存法の改正により、電子データでやりとりした契約書や注文書、見積書や請求書、領収書などは、送信側も受取側も、電子的に保存しなければならなくなりました。

自社は電子化していなくても、取引先から電子帳票を受け取った場合、電子的に保存しなくてはなりません。
これに対応するために、電子帳票を導入する動きが高まっています。

インボイス制度

インボイス制度は、複雑化する消費税率を正確に伝えるために導入される制度です。
買い手が仕入税額控除の適用を受けたい場合、登録事業者である売り手からインボイスの交付を受け、保存しなくてはなりません。

売り手は登録事業者となったうえでインボイスの発行を行いますが、複雑な内容となるため、アナログで作るのではなく、専用システムのニーズが高まっています。

電子帳票システムとは

電子帳票の利用には、電子帳票システムの導入が必要です。
電子帳票を作成したり、送受信したり、保存などができ、電子帳票を一元管理できるシステムです。

電子帳票システムの基本機能

電子帳票システムではどのようなことができるのか、基本機能を見ていきましょう。

帳票管理

帳票管理は、帳票の作成や取引相手への送信をはじめ、受領した電子帳票の保存・管理ができる機能です。
保存にあたっては、取引先別や年月別など、会社のニーズに合わせた管理が可能です。

帳票編集

帳票編集機能では、たとえば見積書から契約書や請求書など、別の書類にデータを反映して作成することが可能です。
紙で受け取った帳票をスキャンするなどして、電子帳票に転換するようなこともできます。

帳票検索

帳票検索機能は、必要に応じて保存してある帳票を瞬時に検索できる機能です。
キーワード検索をはじめ、取引先別や年月別のリストから簡単に検索できます。

情報漏えい防止

パスワードの設定や暗号化技術などをはじめ、システム上やサーバ上に設定された最新のセキュリティ技術で、情報漏えいを防止してくれます。

ユーザー管理

利用できるユーザー権限などを管理できます。
たとえば、そもそも使えない人、閲覧のみできる人、作成や編集ができる人、承認をする人などの権限管理が可能です。

電子帳票システムを選ぶポイント

電子帳票システムを選ぶポイントを以下でご紹介します。
検討時にぜひチェックしてみてください。

導入目的に合っているか

まず、導入目的を整理しましょう。
たとえば、インボイス制度用の帳票を作成したいのに、インボイスが作成できないシステムを導入しては意味がありません。

電子帳簿保存法に対応しているか

電子帳簿保存法では、電子帳票を電子データとして保存するだけでなく、一定の要件を満たすことが求められます。

などが必要です。

セキュリティ対策・サポートの充実度

契約書類や請求書類など企業経営で重要な帳票を管理するので、改ざんされたり、流出したり、ウイルス感染によってデータが削除されては困ります。

そのため、セキュリティ対策がしっかりしており、トラブル時のサポート体制が充実していることも大切なポイントです。

提供形態

提供形態が自社のニーズに合っているかも、選ぶうえでの重要なポイントです。
大きく分けて2つのタイプがあります。

クラウド型は、インターネット上で利用できるシステムです。
インターネットがつながれば、どこからでも、いつでも使うことができるのが便利です。
パソコンをはじめ、タブレットやスマホに対応できるタイプもあります。

法改正や制度改正があった際、オンラインを通じてすぐに反映されるのも安心です。
電子帳票は提供者のサーバなどに保存されるので、消失リスクも防げます。

インストール型は、パソコンなどの端末にインストールして使うタイプです。
インストールされた端末でしか使えないのは不便ですが、インターネットがつながらない状況になっても利用できます。

インターネットを介さずに利用すれば、情報流失やハッキングなどのリスクを防げます。
一方、法改正や制度改正があった時の更新に手間がかかったり、バックアップを取っておかないとデータが失われるリスクもあります。

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まとめ

電子帳票とは、請求書や見積書、契約書などの書類を電子データ化したものです。
ペーパーレス化を実現できること、業務効率化が図れること、検索性やセキュリティが向上することが、電子帳票のメリットです。

電子帳票システムでは、帳票管理、帳票編集、帳票検索をはじめ、情報漏えい防止やユーザー管理もできます。
選ぶ際には、導入目的に合っているか、電子帳簿保存法に対応しているかを確認し、セキュリティ対策・サポートの充実度、提供形態もしっかりチェックしましょう。