請求書の訂正方法を解説！対処法や防止策もご紹介します

請求書は代金を請求するための書類なので、間違いがあったらいけません。
神経を使って作成していると思いますが、人間なのでミスをすることもあります。

この記事では、請求書発行でありがちなミスと請求書の訂正方法を解説していきます。
請求書のミスが発覚した時の対処法やミスの防止策もご紹介しますので、参考にしてください。

請求書とは

請求書とは、取引先に支払いを請求するための書類です。
建築業の場合は、工事の施工代金をはじめ、建築資材などを販売した代金の請求などに用います。

請求書発行でありがちなミス

請求書は、代金を請求する重要な書類です。
間違いがあってはいけませんが、ヒューマンエラーが起こることもあります。

ここでは、請求書発行でありがちなミスを見ていきましょう。

金額の間違い

金額の間違いはあってはならないことですが、勘違いや転記ミス、入力ミスなどが起こることがあります。
特に、契約を担当した営業担当者と、請求書を発行する経理担当者が分業している場合などは注意が必要です。

契約した担当者が請求書を作成する場合でも、桁を間違えることやうっかり書き間違えるといったミスを起こすこともあり得ます。
ミスをしていないか、必ず見直すことが大切です。

誤った日付の記載

請求書の日付は、通常、請求書の作成日または発行日を記載します。
請求のもととなる取引日や契約日、納品日にさかのぼる必要はありません。

請求書発行時には、日付の誤りも起こりやすいです。
特に、年が変わったばかりの時には、去年の年号や西暦をうっかり記載してしまうケースも少なくありません。
前日や次の日の日付と間違う、月が変わったばかりの時に6月を5月と記載してしまうような場合もあり得ます。

日付を間違えないよう、カレンダーなどで今一度確認することが大切です。

支払い条件の記入漏れ

支払条件とは、支払期日や支払い方法などのことです。
記入をせずに請求書を発行して、取引先へ渡してしまうミスもありがちです。

いつまでに支払うのか、どんな方法で支払うのかは重要な事項なので、記入漏れに気を付けなくてはなりません。

宛先不備による誤送付

請求書は手渡しすることもあれば、宛名を記載して郵送するケースもあります。
近年では、メールに添付して送るケースも増えてきました。

宛名に不備があれば、自社に戻ってくることや別の企業や人に誤送付してしまうこともあります。
相手の住所やメールアドレスに間違いがないか、しっかり確認するようにしましょう。

請求書の訂正方法

では、請求書発行でうっかりミスをしてしまった場合、どのように対処すれば良いのでしょうか。
書き間違えなどがあり訂正が必要な場合は、再発行が必要です。

ここでは、請求書の訂正方法について具体的に見ていきましょう。

ミスが発覚した場合の対応方法

ミスが発覚した場合の対応方法は、ミスに気付いたのがどの段階なのかで異なります。

などによって、適切な対応方法も異なるので注意が必要です。

自社がミスに気付いた場合、請求書を送付する前であれば、作成し直して差し替えれば問題ありません。

これに対して、相手に手渡した後や送付してから気付いた場合には、速やかに取引相手に連絡を取りましょう。
どの点を間違えたのかを説明してお詫びし、請求書を再発行することを告げます。
すでに送付した請求書については、新しいものと交換させてもらうか、破棄してもらうようにお願いすることが必要です。

取引先から日付や金額が異なっていると言われた場合などは、丁重にお詫びし、すぐに再発行することを伝えます。
手元にある請求書は使用せず、破棄してもらうようにお願いしましょう。

請求書は原則再発行する

請求書でミスが発覚した場合は、再発行するのが原則です。
請求書上で訂正をすることや、口頭で訂正して終わりといった対処法では不十分です。

ただし、誤った請求書をすでに取引相手に送付している場合、すぐに破棄されず、同じ取引内容の異なる請求書が2枚混在してしまうことが考えられます。
混在リスクや取り違えのリスクを避けるためにも、再発行であることを明示することが大切です。

請求書を再発行する場合は、再発行されたものであることがわかるようにすることが必要です。

などの対策が考えられます。

また、再発行時の日付は、最初に請求書を発行した時のものでかまいません。
だからこそ、再発行がわかる表示をすることがポイントです。

再発行できない場合は二重線と訂正印で対応

請求書を作成して持参した段階でミスに気付き、持ち帰って再発行させてもらおうと思ったものの、支払期日が迫っている場合もあるでしょう。
取引先から紙面上で訂正してくれればいいと言われる場合も考えられます。

再発行が難しい場合や、その場で対処しなくてはならず、再発行ができない場合には、二重線＋訂正印で対応しましょう。
二重線だけでは誰が訂正したのかわからず、後から改ざんを疑われるなどトラブルのもとになってしまします。

ミスした場所に二重線を引き、訂正印を押印したうえで、その上または横の空きスペースに正しい内容を記載します。
正しい内容を記載する際は、鉛筆など消えてしまうものではなく、ボールペンなど消えないもので記載しましょう。

請求書発行でミスしないためには

請求書発行でミスをしないための対策としておすすめなのが、電子請求書の使用や請求書発行システムの利用です。
どんなメリットがあり、ミスをどう軽減・防止できるのかご紹介します。

電子請求書を使用する

電子請求書とは、電子データ化された請求書のことです。
エクセルやワードで作成した請求書をPDFファイルに変換し、メールに添付して送付することができます。

この方法の場合も、金額や日付のミス、誤送信のミスは起こり得ます。
そのため、見直しやダブルチェックを行ったうえ、送信する宛先を間違えないよう、しっかり確認することが必要です。

電子請求書にするメリットの一つは、再発行が容易でスピーディーなことです。
ミスに気付いて郵送で再発行すると、現在の郵便事情では到着まで2～3日かかります。
急ぎのために速達やメール便、宅急便などを使えば、その分コストが高くついてしまいます。

電子請求書なら、ミスを訂正して電子化すれば、すぐに再発行して送付ができます。
数十分もあれば対応でき、余計なコストも発生しません。

請求書発行システムを利用する

請求書発行システムを導入すると、ミスの軽減をはじめ、請求書発行業務の効率化やスピードアップが可能です。
見積もりや契約の管理から請求書発行、入金管理に至るまで、一連の契約業務をトータルでできるシステムであれば、よりミスが防げて便利です。

このようなシステムの場合、見積書や契約書類で記載した内容が、そのまま請求書にも反映されます。
そのため、事前に発行した見積書や契約書の内容に間違いがない限り、請求書にミスは起こりません。

また、支払条件に変更や記載漏れがあった場合、取引相手から宛先を変更してほしいなどと言われた場合も、システム上で簡単に修正して再発行をすることが可能です。
通し番号を入れて再発行前の請求書と重複しないように管理するなど、履歴も残って安心です。

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まとめ

請求書とは、取引先に支払いを請求するための書類です。
請求書発行でありがちなミスとして、金額の間違い、誤った日付の記載、支払い条件の記入漏れ、宛先不備による誤送付が挙げられます。

請求書の訂正方法は、再発行が原則です。
なんらかの事情で再発行できない場合には、二重線と訂正印で対応しましょう。

請求書を再発行する際には、再発行したことがわかるように表記し、ミスをした請求書と混在しないように気を付けましょう。
請求書発行でミスを軽減し、スピーディーに再発行できるようにするためには、電子請求書や請求書発行システムの利用がおすすめです。