請求業務を効率化させるには？業務の課題から解決策まで解説

請求業務は自社の売上に直結するため、重要な業務です。
対価をしっかりと取引先から回収しなければならないですし、ミスができない業務でもあります。

こちらの記事では、請求業務の流れから課題、さらに効率化させるためにはどうしたら良いのかについて詳しく解説していきます。

請求業務とは

請求業務にはどんな業務が含まれるのでしょうか。

請求書は必要？

自社の商品やサービスを利用してもらった対価を受け取るまでが請求業務です。
具体的には料金を回収するための請求書発行をし、確実に取引先から代金を回収するまでを言います。

法的に必ず請求書を発行しなければならない決まりはないため、仮に口約束だけで商品やサービスを買ってもらい、後からお金をいただくことも可能です。
しかし、口約束だけでは、何かトラブルが遭った時に証拠が不十分となり大変なことになります。

信頼していた取引先だったにもかかわらず、万が一踏み倒されてしまったら大変です。
何かあった時も想定して、トラブルを未然に防ぐために請求書を発行する企業がほとんどです。

請求書の発行と保管

請求書の発行は、商品やサービスを購入してもらう度に発行する都度請求と、決めた期間ごとに発行する締め請求に分かれます。
どちらを利用しなければならない決まりもないため、取引先の信頼度によって都度請求にするのか締め請求にするのかを検討してもOKです。

請求書は必ず渡さなければならないものではありませんが、お互いにやりとりした時には所得税法で7年は保管しておかなければならないと決まっています。
取引が終了してもう必要なくなったらからといって、自社の判断で処分してはいけません。

万が一トラブルが遭った時はもちろんですが、税務調査が行われた時にも取引がしっかりとあった証明になります。

請求業務の流れ

請求業務の流れでは、発行側と受領側で手順が変わってきます。
ここからは、発行側と受領側の手順に分けて、請求業務の流れについて紹介していきます。

発行側の業務

まずは、発行側の業務について紹介していきます。

請求内容の決定

請求書を発行するうえで、数量や金額を間違ってしまうと信用に関わってきます。
まず取引内容をしっかりと確認し、正確な計算をしましょう。
1回だけでなく、何回も確認を行い間違いなければ決定します。

取引先の信用度に合わせて、都度請求か締め請求を選んで対応すると良いでしょう。
商品やサービスを渡してから代金を請求するため、まだ不安を感じている取引先の場合は都度請求を行ったほうが安心です。

請求書の発行

請求書では請求先・請求元の会社や部署名などを記載し、ほかに商品やサービスの内容、請求金額、支払期限、振込先も記入します。

昔は紙を利用して印刷している企業が多かったのですが、近年では少しずつ電子書類として発行する企業も増えています。
取引先に合った方法で、請求書を発行しましょう。

請求書の送付

請求書が完成したら、今度は取引先に送ります。
郵送で送るのが一般的ではありましたが、最近はメールなどを活用してリアルタイムに送る企業も増えました。

郵送に比べてタイムラグがないだけでなく、送るまでにかかる時間やコストも抑えられます。
まだ郵送を利用しているのであれば、メールやクラウドデータ共有を利用すると効率もアップします。

入金の確認・消込

請求書を発行した後は、自社で指定している入金期日までに振り込みされているかを確認します。

自社へお金が振り込まれていたらOKではなく、しっかりと請求した金額が振り込まれているのかも見ておきましょう。
取引先もミスをしてしまう可能性がありますので、過不足があれがすぐに連絡をして指定した金額の振り込みになるようにしましょう。

金額も間違いがなければ、消込処理も一緒に行います。
そのまま売掛金のままにしてしまうと、収益として扱えなくなってしまいます。
忘れないように売掛金の消込を行うことで、月次の決算などが可能です。

督促・再請求

請求書を発行しているにもかかわらず、指定した期日までに振り込みされない可能性もあります。
この場合は取引先へ督促状を発行し、早めにお金を振り込んでもらえるように催促しましょう。

電話や督促状を使用してもダメな時には、法的な処置を行います。
この督促を行う作業は、いざやる段階になるとかなり大変です。
取引先の状況をあらかじめ知っておくために、与信管理などもしておくと良いでしょう。

受領側の業務

ここからは、受領する側の業務手順について紹介していきます。

請求書の受領

請求書は、従来どおりの紙で送られてくるほかに、近年ではメールなどで電子書類として送られてくることも増えました。
どちらにしても、受け取った請求書は内容を確認し、会計処理をして保管します。

受領の報告

請求書を送った側は、しっかりと確認してもらえたのか不安を感じていますので、しっかりと受け取ったことを報告します。
その際、本来契約で決めていた内容と違う場合には、金額や数量が違う旨などを問い合わせします。

期日までに代金を支払う

取引先の請求書には、いつまでに代金を支払ってほしいと期日が載っています。
その期日までに代金を支払います。

だいたいの企業では、支払期日の当日に金額を振り込んでいる場合がほとんどです。
指定された日まで資金を調達できないような時には、黙って督促が来るのを待つのではなく、事前に相談するようにしましょう。

請求業務での課題

企業ではさまざまな業務を行っているため、請求業務だけに時間を取られてしまうと大変です。
ほかにも、請求業務では課題となる点がいくつかあります。
ここからは、請求業務での課題について紹介していきます。

手間やコストがかかる

請求書は、気軽に交わせるような書類ではありません。

万が一間違いがあった場合は「申し訳ございません」といった言葉だけでは済まされず、相手の信用を大きく失ってしまう可能性もあります。
下手をすれば、「取引をしたくない」と思われ、別の取引先に今後は乗り換えられてしまうかもしれません。

そのため、緊張感を持って発行しなければならず、何回も書類をチェックする必要が出てきます。
何回もチェックするとなると、それなりに人件費や作業工数が多くなります。

入力する際もテンプレートに見たままの数字を入れるだけでなく、別途計算なども必要になり手間もかかって大変です。

ミスが多発しやすい

神経を使ってしっかりと確認している場合でも、ちょっとしたミスが起きてしまいやすいです。
データを入力していると、自分では正しく打ち込んでいるつもりでもどうしても間違ってしまうことがあります。

さらに、チェックしても、間違いだと発見できずそのままになってしまう可能性もあります。
手入力でデータを打ち込むだけでなく、電卓で計算をしている場合も危険です。
打ち間違いがあるだけで、トータルの数字が狂ってしまいます。

特に自社の取引先が多い場合、やらなければならないことも多くヒューマンエラーが起きやすくなります。

書類の管理・保管が困難

請求書はすべて取引が終わったらそのまま処分しても良いものではなく、証憑書類とされ発行から7年は保管しなければなりません。
しかし、自社の空間には限りがありますし、保管する場所を考えるのも一苦労な場合も多いです。

もし保管場所をほかに借りるにしても、お金が発生します。
請求書をファイリングして保存するためだけにも、費用がかかってしまいます。

請求業務を効率化させるには

請求書は間違いが許されない書類でもあるため、手間がかかってしまいます。
ほかにもさまざまな課題があり、自社でも大変だと感じているかもしれません。

しかし、請求書業務も少し工夫してあげるだけで、効率的に行えます。
どんな風にすれば効率がアップするのか、ここから詳しく紹介していきます。

業務フローの改善

まずは自社で現状どのように請求業務を進めているのか、今一度確認してみましょう。
どのシーンで時間がかかっていているのか、改善が必要かがわかってきます。

昔から自社ではこの流れでやっているからと疑問に思わずに進めていると、ずっと効率化されません。
業務をする時期やかかる時間などを具体的に見ておきましょう。
時間がかかりすぎている部分がわかったら、どう改善できるのか考えていきます。

業務委託する

自社に人が足りておらず請求業務に時間がかかっているとわかったら、業務委託するのもおすすめです。

請求業務は、間違いは起こしてはいけないものの仕事自体は単純です。
数字をそのまま入力し、間違いないように請求書を発行することは、業務委託をしても十分にできます。

外部にお願いしてしまえば、その分自社の社員はコアな業務に取り組めるようにもなります。
ほかにも、取引先が安心してやりとりできるかどうかを見ておきたい場合は、与信審査を業務委託することも可能です。

請求書の電子化を進める

請求書はこれまで紙に印刷をして郵送するのが当たり前でしたが、作業の工程が多く大変でした。
単純作業が多いのですが、意外と膨大な時間を使っていました。

請求書は紙以外に電子化も可能です。
インターネット環境があれば取引先に簡単に送れます。

受け取った側もすぐに確認して、その直後から支払いまでの業務を進められます。
郵送に必要な時間を短縮できるだけでなく、オンラインを利用すれば場所も気にせずどこでも確認が可能です。

請求管理システムを利用する

自社ですべて従業員が請求管理を行ってきた場合、システムを導入するだけで効率の良さがグンとアップします。
請求書に関する業務を機械の中で自動化してくれるため、大変早い処理が可能です。

金額の計算から発行、取引先への送付などもこなしてくれます。
導入してしまい使い方もわかれば、効率良く仕事を進められるでしょう。

さらに、機械が行うため、入力ミスなども起きにくいです。
ヒューマンエラーが多く大変に感じていた企業も、人的ミスを軽減できて助かるでしょう。

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まとめ

請求書の発行は企業にとって重要で、間違いも起こしてはいけないものだからこそ手間がかかります。
数字に間違いがないのか何回も見直しが必要になりますし、郵送を利用していれば印刷から切手を貼って郵送するまでにも時間がかかります。

請求業務で気になっている業務を効率化させるためには、請求管理システムの利用がおすすめです。
これまで行ってきた請求内容の発行や送付、確認から消込までもすべて行えます。
業務も効率化され、ほかのコアな業務を行う時間も増えるでしょう。