【2023年版】おすすめグループウェア10選を比較！メリットや選び方まで解説

スケジュールやプロジェクトを管理するために、グループウェアを導入する企業が増えてきました。
グループウェアは、社員同士のコミュニケーションを活発化することや複数人での情報共有などにも活用可能です。

このようなツールを導入すれば、業務効率化が実現するだけでなく、テレワーク環境も構築しやすくなります。

本記事では、グループウェアの概要や導入のメリットなどを詳しく解説していきます。
また、グループウェアの選び方やおすすめ製品もご紹介します。

グループウェアとは？

最初に、グループウェアがどのようなものなのかについて、詳しく見ていきましょう。
グループウェアは、全社員のスケジュール管理、タスク管理、ワークフローなどの業務を一元管理できるソフトウェアのことです。

チャット、掲示板、回覧板などの機能を搭載しており、社内用のコミュニケーションツールや情報共有ツールとしても活用できます。
グループウェアを使えば、設備や備品の利用状況把握、予約などもパソコン上で簡単に行えます。

グループウェアの機能

グループウェアには、業務効率化に役立つたくさんの機能が用意されています。
主な搭載機能は以下の通りです。

スケジュール管理機能

出張、離席、欠勤などのスケジュールの登録や、ほかの社員たちとスケジュールの共有ができる機能です。
部署ごと、担当者別などといったグループごとでのスケジュール管理や共有も可能です。

全社員の在席状況や外出予定などをパソコン上ですぐに把握できるため、電話応対や日程調整の際に役立ちます。

プロジェクト管理機能

プロジェクトごとに、進捗管理やタスク管理などを行える機能です。
ガントチャート、タイムライン、カレンダー、リマインドなどの機能が用意されており、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できます。

この機能を活用すれば、プロジェクトの進行が効率化するだけでなく、ミスの防止や業務改善などにも役立てることができます。

コミュニケーション機能

メッセージ、チャット、コメント、@メンション、掲示板などを使って、社員同士のコミュニケーションを活性化する機能です。
1対1のコミュニケーションだけでなく、複数のメンバーやグループ単位での連絡も可能です。

この機能を使えば、業務連絡や打ち合わせなどのやりとりがスムーズに行えます。

ファイル共有機能

文字通り、ファイルの共有ができる機能です。
紙ベースの書類を電子データ化することや、オンラインストレージへ保管して、社員同士で閲覧・共同編集などを行うことができます。

ファイルごとにアクセス制限を設定しておけば、セキュリティ対策を強化できます。

グループウェアを導入するメリット

グループウェアを導入すれば、たくさんのメリットが得られるようになります。
具体的なメリットは以下の通りです。

社内の連絡・情報共有の効率化

コミュニケーション機能やファイル共有機能を活用すれば、社内連絡や情報共有の効率化を簡単に実現できます。
複数の社員に対して一括でコミュニケーションを取ることも可能なので、1人ずつ連絡する手間がかかりません。

出張や外出などで離れた場所にいる社員ともコミュニケーションが取りやすいというメリットもあります。

コスト削減

ファイル共有やワークフローなどの機能を活用すれば、紙の書類が不要になります。
コピー用紙代やインク代などのコストが削減できることでしょう。

また、タスク管理やスケジュール管理などの機能を活用すれば、作業スピードがアップしやすくなります。
残業時間や休日出勤などの時間外労働が減ることで、人件費の削減効果が得られるのがメリットです。

社内の情報が一元管理できる

グループウェアには、全社員のスケジュール、プロジェクトやワークフローの進捗状況、会議室や備品の利用状況など、さまざまな社内情報が登録されていきます。
すべての社内情報を効率良く一元管理できるのがメリットです。

おすすめグループウェア10選

ここからは、おすすめのグループウェアをご紹介していきます。
評判が良い製品を10点ほど厳選しましたので、選定時の参考にしてみてください。

kintone

「kintone」製品情報はこちらから

kintoneは、20,000社以上で導入されている人気の業務システムです。
豊富な機能やテンプレートなどが用意されており、タスク管理、受発注管理、リモートワークなど、さまざまな用途で利用できます。

特徴

LINE WORKS

「LINE WORKS」製品情報はこちらから

LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。
LINEと似たような操作性となっていますので、社員は戸惑うことなく利用できることでしょう。

特徴

オルカ

「オルカ」製品情報はこちらから

オルカは、有限会社アクティブ・ネットワーク・デザインが提供しているグループウェアです。
操作性に優れており、手ごろな価格設定のため、小規模企業に最適な製品です。

特徴

サイボウズOffice

「サイボウズOffice」製品情報はこちらから

サイボウズOfficeは、多くの中小企業で導入されているグループウェアです。
スケジュールやタスク管理、ワークフロー、ファイル管理などの標準機能に加え、自社の業務に合わせたカスタムアプリの作成も可能です。

特徴

TeamOn

「TeamOn」製品情報はこちらから

TeamOnは、株式会社フレクションコンサルティングが提供しているグループウェアです。
マルチデバイス対応となっており、WindowsとmacのどちらのOSでも利用できます。

特徴

desknet’s NEO

「desknet’s NEO」製品情報はこちらから

desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。
使いやすさやわかりやすさに配慮した設計となっており、直感的に操作できます。

特徴

Lark

「Lark」製品情報はこちらから

Larkは、プロジェクト管理やWeb会議などの機能を搭載した統合コラボレーションツールです。
100以上の言語に対応可能なAI翻訳機能を搭載しているのが特徴です。

特徴

NI Collabo 360

「NI Collabo 360」製品情報はこちらから

NI Collabo 360は、グローバル対応のグループウェアです。
ユーザーに合わせて言語やタイムゾーンを切り替えることができます。

特徴

クロジカ

「クロジカ」製品情報はこちらから

クロジカは、1,800社以上で導入されているグループウェアです。
スケジュール管理、ワークフロー、チャットなどの機能が一通り揃っており、ユーザー数10人までなら無料で利用可能です。

特徴

Google Workplace

「Google Workplace」製品情報はこちらから

Google Workplaceは、Googleが提供しているグループウェアです。
以前は、「G Suite」という名称でした。
Googleカレンダー、Gmail、Googleスプレッドシートなどのツールと連携しやすいのが特徴です。

特徴

グループウェアを選ぶポイント

グループウェアは、各社からさまざまな製品が販売されています。
どの製品を選んだら良いのかで迷ってしまった時には、以下のポイントに注目してみると良いでしょう。

利用可能人数

グループウェアを選ぶ際には、利用人数を確認しておきましょう。
利用人数の条件が設定されている製品が少なくないからです。

グループウェアは、利用人数が増えるほど、料金が高くなりやすい傾向です。
無駄なコストをかけないためにも、利用人数にマッチした製品やプランを選ぶようにしてください。

クラウド型かインストール型か

グループウェアには、クラウド型やインストール型などの製品があります。
両者の違いを確認していきましょう。

クラウド型は、インターネットを経由して利用するグループウェアです。
そのため、サーバー構築、ソフトウェアのインストールなどの手間をかけずに導入できます。
短期間で導入できることもメリットです。

ただし、自由なカスタマイズには対応していません。
すぐにグループウェアを使いたいのであれば、クラウド型を選んでおくと良いでしょう。

インストール型は、自社サーバー上にソフトウェアをインストールして利用するグループウェアです。
オンプレミス型とも呼ばれています。

サーバーの準備やソフトウェアのインストールなどの手間がかかりますが、カスタマイズがしやすいのがメリットです。
セキュリティ性が高いというメリットもあります。
使いやすさや安全面を重視するのであれば、インストール型がおすすめです。

セキュリティ対策

グループウェアでは、重要な情報を取り扱います。
情報漏洩を防ぐためにも、アクセス制限、暗号化、監査ログの取得などの対策が用意されている製品を選んでおくと安心です。

運営会社のセキュリティ体制についてもしっかり確認しておきましょう。

建築・リフォーム業向け管理システム『アイピア』

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

アイピアはここが便利！6つのポイント

• 問合から引渡しまで工事に関するあらゆる情報を一括で管理できる
• 工程表や必要書類を簡単に作成できる
• 工程や写真、書類の管理や共有が簡単・スピーディ
• 現場の進捗状況をどこでも確認できる
• 会社に利益が残る
• 経営状況を把握・分析できる

施工管理システム『アイピア』はこちら

まとめ

グループウェアは、スケジュール管理、タスク管理、ワークフローなどの業務を一元管理できるツールです。
チャットや掲示板などの機能を使えば、社員同士でのコミュニケーションが取りやすくなります。

グループウェアには、クラウド型やインストール型などの種類があり、無料で利用可能な製品も少なくありません。
本格的に導入する前に、無料版やお試し版から利用して使い勝手を確認しておくと良いでしょう。