リフォーム会社が行うべき、的確な見積管理の方法とは

中小のリフォーム会社では、見積はどのように管理しているでしょうか?

一人一人営業マンが業者へ交渉して原価を決め、お客様へ販売する金額を決めていたり、
社内で既に単価表をきっちり決めた状態で見積を作るようにしていたり、
企業によって様々な方法がとられていると思います。

しかし、リフォーム業界は競合が多く、金額の競争になる場合も少なくはありません。
新築需要が下がり、リフォーム需要が上がっている今、たくさんの競合が同じお客様を取り合う状況になっていることも事実です。

そんな中で、「お客様に納得して契約してもらえるような金額づくり」
「社内の利益を安定して取っていける金額づくり」のバランスを取っていかなければいけません。
そのためには、社内全体で見積金額をどうやって決めているかを共有することが重要です。

今回は、見積の共有の仕方を挙げていきましょう。

共有ファイルでの見積共有

一つは、One DriveやGoogle Drive、社内共有フォルダの活用です。
ExcelやPDFの状態で各家の見積を管理している企業ではこの方法が多いと思います。

メリット

共有フォルダを作って見積を共有する方法での一番のメリットはお金がかからない事です。
One DriveやGoogle Driveは無料で共有フォルダを作ることが出来ます。

社内共有フォルダを作る場合も同様です。
誰でも共有フォルダを作ることができ、パソコンだけではなく
タブレットやスマートフォンでも共有フォルダを確認することが出来るので、外出先でも見積を確認することが出来ます。

デメリット

このような共有フォルダを使う事のデメリットは、無料プランでは要領に制限がある事・ほかのデバイスでの編集が難しい事です。
無料プランでの容量はOne Driveで5GB、Google Driveでは15GB使うことが出来ます。

しかしこれは通常使う分には問題ないと思われますが、
件数が増加していったり、他の資料を共有していたりすると、意外とすぐに上限が来てしまいます

編集を外出先で行いたいと思った際に、Excelの状態のものを編集するためには専用のアプリを取らないといけません。
無料でアプリのダウンロードをすることが出来ますが、使用感で言うと少し難しいと思われる方が多くいらっしゃいます。

管理システムでの見積共有

もう一つは、見積管理システムを使っての共有方法です。
これから導入を検討されている方なども多いと思いますが、今一度そのメリット・デメリットを見ていきましょう。

メリット

見積管理システムを使う事の機能・効果のメリットとしては、下記の記事にも書いてあります。

参考:リフォーム会社が見積システムを導入する5つのメリットとは?

使用感という点でのメリットはその都度お客様の名前のファイルやExcelでのシートを作る必要がない点です。

デメリット

デメリットとして挙げられるのは、お金がかかる事・導入するシステムを選ぶのが難しい事です。
無料でシステムを出しているところもありますが、サポートやシステムの更新がないため、
長く使用していくのは難しく、新しいシステムに切り替える際にデータの掃き出しと入力にまた時間がかかってしまいます。

また、いざシステムを導入しようとしたときに
様々なシステムがある中で、どのシステムが自分の会社に合うのかを見極めなければいけません。

管理システムを使った場合の決定的な違い

共有フォルダと見積システムの決定的な違いは
お客様からの問い合わせ等の対応時と、新しい見積を作る時の時間コストの点です。

問合せ対応時

共有フォルダを使っている企業がお客様から問い合わせが来た場合、お客様の見積を探さないといけません。

共有フォルダには様々な人が自分の観点でフォルダを分け、見積を作っています。
お客様の住所であったり、契約や見積を出した日付であったり、社内でしっかりとフォルダわけの統制をしていない場合
フォルダは多岐にわたって存在してしまいます。

共有フォルダ内から該当のお客様の見積を見つけ出すときには
様々な検索を行って見つけなければならないため、時間がかかってしまいます。

見積管理システムを使っていた場合、お客様へ伺うのは名前と電話番号のみで検索を行えます。

新しい見積を作る時

新しい見積を作る時、共有フォルダで該当の見積のひな型を見つけ
そこに該当の業者の単価表を入れ見積を作り、その金額に従ってお客様の見積を何パターンか作り・・・と、
一つのお客様に対し様々なひな型を引っ張り出して編集しなくてはいけないという労力がかかります。

見積管理システムを使っていた場合、過去のどの作業・サービスが含まれた見積でも
一回作ってしまえばあとは登録しておくだけで見積のひな型を引っ張り出すことも簡単にできます。

一人のお客様に対してどのパターンの見積をどの金額で出したのかも
一覧で見ることが出来るので、時間的な労力を大幅に削減できます。

まとめ

見積の社内的な統制・管理は、営業マンに任せているという企業や、
社内的にまとめて方針は決めているものの、人の入れ替え等があった際に対応しきれない・・・
というようなことも起こりやすい中、今までの管理体制を見直して、システムを入れていくことも一つの手かもしれません。

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