総勘定元帳は、必ず企業の中で作成しなければなりません。
重要な帳簿ではありますが、作成方法をしっかりと知っておかないと間違ったものができてしまい、重加算税が加算されてしまう場合もあります。
企業にとって不利益となってしまうおそれもありますので、正しい方法を知っておくことが必要です。
この記事では、総勘定元帳の記載項目や作成方法、メリットについて解説していきます。
目次
総勘定元帳とは
これまで行ってきた全ての仕訳された取引をまとめるために、勘定科目ごとに分けまとめたものを総勘定元帳と言います。
バラバラに細かく管理していたものをまとめ、どのようなお金の動きをして残高がいくら残っているのかを一度に見たい時に役立ちます。
企業の決算の際にも利用するため、大変重要です。
自社の中で確認するだけでなく、確定申告の際にも利用します。
税金の支払いが正しいのかチェックが入る時にも、提示しなければなりません。
万が一間違いある場合には重加算税の対象になる場合もあるため、正しく間違いのないものを作成しなければなりません。
総勘定元帳の目的
仕訳帳でもお金の流れを把握できますが、発生原因など詳しくさまざま見比べて把握したい時には使いにくいです。
調べる際に効率が悪く、手間暇もかかります。
総勘定元帳を作成しておけば、すべての取引が網羅されているため、調べたい部分のお金の動きがすぐにわかります。
企業の決算にも必要な書類で、損益計算書や貸借対照表も総勘定元帳を見ながら作成するため重要です。
仕訳帳との違い
総勘定元帳と同じくらい仕訳帳も重要で、企業の中では作成をしなければいけません。
帳簿としても同じようなものではありますが、違いがあります。
仕訳帳の場合、日付ごとに会社の取引が記録されていきますが、総勘定元帳は勘定科目ごとに記録されていきます。
そのため、過去の勘定科目ごとの取引について調べたい時も、総勘定元帳を見れば一発でわかり便利です。
仕訳帳はあくまで日付ごとの取引になっているため、一から調べなくてはなりません。
総勘定元帳があれば、勘定科目ごとの取引内容だけでなく残高もすぐにわかります。
総勘定元帳の保存期間
総勘定元帳や会計帳簿、受領書などの書類は、保存期間が決まっています。
所得税法で7年は保管してしまうようにと決められているため、企業側の判断で必要がないからとその前に処分してしまうのはダメです。
総勘定元帳だけでなく、お金の出入りについてわかる仕訳帳や仕入帳をはじめ、注文書や契約書などもすべて取っておきます。
さらに会社法では、会計帳簿の保存は10年しなければならないと定められています。
企業が法人の場合は7年ではなく10年必要ですので、その点も一緒に覚えておきましょう。
ある程度経てば必要ないと感じる企業もあるかもしれませんが、どこで必要になるかわかりません。
過去のデータを見返すことで、今後の企業としての対策もできます。
税務上でも不利になる場合がありますので、10年の保管をしましょう。
帳簿に関する記事はこちら
総勘定元帳の書き方
総勘定元帳は正しく書かれていないと重加算税の対象になってしまいますので、しっかりと書き方を覚えておきましょう。
記載項目
記載事項はいくつかありますので、何を記入するのか把握しておきましょう。
日付
取引があった日を仕訳帳で確認して、間違いがないように転記します。
伝票番号
総勘定元帳のページ数としてわかるように、伝票番号も記載します。
伝票番号を記載しておけば、再度確認したい際会計ソフトの中で順番に表示させることができて便利です。
相手勘定科目
相手勘定科目には、取引を行った相手側となる勘定科目を記入します。
摘要
仕訳帳の摘要欄をチェックして転記します。
どんな取引がされたのか内容を書きます。
借方金額
仕訳帳を確認して借方金額に記載されているものは、そのまま総勘定元帳でも借方金額に金額を記載します。
貸方金額
借方金額同様貸方金額もはじめに仕訳帳をチェックして、貸方金額に記載されていたら同じように総勘定元帳も貸方金額として書きます。
仕丁
後から見返した時にもわかるように、各取引が仕訳帳のどのページを記載したのか転記します。
会計ソフトを利用していれば、総勘定元帳から転記したページへすぐ移動ができ、詳しい内容を確認できるようになるため、仕丁欄がない場合もあります。
総勘定元帳の作成方法
総勘定元帳はいくつか作成方法があり、紹介したような必要事項が書かれていれば問題ありません。
中でも会計ソフトは、利便性が高く効率が良いのでおすすめです。
エクセル
普段企業の中でも使い慣れているエクセルを利用できれば、表計算ソフトを使って作ることもできます。
テンプレートを作ればわかりやすく総勘定元帳も作れます。
会計ソフト
エクセルでも悪くはありませんが、より効率的に総勘定元帳を作りたいのであれば会計ソフトがおすすめです。
経理ではさまざまな業務があるため、会計ソフトを導入するだけでも今までかかっていた時間がほとんどかからないようになり、効率がアップします。
最初は使い方を覚える大変さを感じるかもしれませんが、慣れれば入力もしやすいですし正確です。
後から見返したい時にも検索しやすく、利便性の高さを感じられるでしょう。
会計ソフトに関する記事はこちら
総勘定元帳を使うメリット
企業の中で総勘定元帳を使えば、さまざまなメリットが得られます。
今以上に売上を伸ばして企業を大きくしていきたい時には、総勘定元帳が役立つでしょう。
決算書の間違いを発見できる
どんなに神経を使って決算書を作成しても、どこかで間違いを発見してしまう可能性があります。
いざ間違いがあった時に、調べにくいと膨大な時間がかかってしまいます。
総勘定元帳があれば、勘定科目ごとに内容が記載されていますので、すぐに調べられて便利です。
残高の内訳を調べれば、どの箇所がおかしいのかわかってきます。
仕訳帳だけでは日付を追って確認していかなければいけませんが、総勘定元帳があればどこでミスがあったか原因が早くわかるようになります。
勘定科目ごとの残高管理が可能
仕訳帳だけではできなかった勘定科目ごとの残高管理が、総勘定元帳があることで簡単になります。
そもそも勘定科目ごとにわかりやすくまとめたものになるため、一発で見やすくなります。
残高がいくらあり予算をどの程度使えるのかなどを確認したい時などにも大変便利です。
仕訳帳から一つひとつ勘定科目を探し計算する手間も省け、経営も効率良くなるでしょう。
勘定科目別の金額の推移がわかる
毎年順調に企業としての売上が上がるとは限らないですし、お金の動きを把握して対策を採っていくことは重要です。
勘定科目ごとに分けている総勘定元帳では、金額がどのように推移しているのかわかるようになります。
前期と比較してどのような動きをし、どの程度変化があったのかを簡単に確認することができます。
また金額の推移が大きい場合、何が原因だったのか探るのも容易になります。
残高や取引内容が一致していない原因なども、確認しやすくなります。
建築業向け管理システム アイピア
アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。
アイピアはここが便利！6つのポイント
まとめ
総勘定元帳では必要な項目も多いため、自分たちで一つひとつ転記していると大変です。
特に手書きで行ってしまうと、転記ミスも出てしまい決算の時なども困ってしまうかもしれません。
少しでもミスを減らして効率良く総勘定元帳を記載するのであれば、会計ソフトを上手に活用しましょう。
入力も覚えてしまえば簡単ですし、ヒューマンエラーも防げます。
さらに、後から内容を確認したい場合も、検索から入力すれば一発で調べたい内容が出てきて便利です。
総勘定元帳の書き方を把握し、会計ソフトを使って効率アップさせましょう。
