【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

日ごろお仕事をしていると、様々なタイミングで「面倒臭いなぁ」「もっと楽にならないかなぁ」と考えてしまうものです。
これは営業・事務・経理など職種問わず誰にでも共感していただけることと思います。
最近は「働き方改革」の施策やそれに伴う様々なキーワードの流行もあって、担当者単位でも時間短縮や業務効率化、生産性向上について意識する機会が増えたのではないでしょうか。

今回は、「業務改善」というテーマで弊社がよく相談を受けるポイントを事例としてご紹介します。
解決方法としてITシステム・ツールも紹介いたしますが、ここで重要なことは「ツールを導入すれば解決するというわけではない」という点です。
業務改善でツールを導入しようとすると、どうしてもツール導入をゴールにしてしまいがちです。
本当に業務改善の課題を解決できる考え方を含めて、ツール導入の手順をご紹介します。

業務改善とは

このページをご覧になられている方のほとんどは、おそらく何かお仕事の現場で改善したいことがある方々であろうと思います。
そんな方々に今更「業務改善って何?」という基本を説いて何の意味が…と思われるかもしれませんが、この記事の方向性を示すために記載しておきます。

やりたいことが明確な方はココを飛ばして次のパートから読んでも構いません。

経費削減・業務改善・業務改革の違い

一言に業務改善と言っても、目的によって行う内容や性質が異なります。

経費削減

問題点を「コスト」の1点に集中した解決方法です。
通品日や光熱費、人件費などの固定費が最初に対象となります。
人件費が含まれるので、スタッフの業務内容・作業効率などの「時間」もコストとして見直しの対象です。
とはいえ、どうしても金銭面にフォーカスされてしまいがちなので、改善の目的や手順が明確でないと本質的な解決に至らず失敗に陥りやすいので注意が必要です。

業務改善

業務改善は、現場の生産性向上や時間短縮などを目的として部分的(一部署・一業務など)に始められます。
業務スタッフを中心に動くことができ、後述する業務改革のスタートラインに位置付けることもできるため、
経営者の最初の一手として扱われることも多いです。この記事で取り扱うのはこの部分です。

業務改革

業務改革は前述した2つに比べてより広範囲で、企業全体を見直す場合を指します。
企業がビジネスの目的としている内容を振り返り、目的の遂行のために企業活動や組織の構造そのものを見直す「再設計」が業務改革です。

業務改善の事例を紹介

大変お待たせしました。
ここからは様々なお困りごと別に事例を紹介していきます。

社内資料の管理が煩雑、どこに何があるか分からない

長く事業を続けていると、その分増え続けていくのが資料・書類などの紙関係です。
お客様との契約書や注文書などの重要書類はまだしも、その時出した見積書や会議の議事録などはなかなか保存に困るものです。
ファイリングし続けるにしても場所を取るし、そもそも誰が管理していくの?などなど。
結果として、「去年の見積もりはどこ?」と言われても探し出すのにかなりの時間を要してしまうことになります。

最近は書類をPDFで保存したり見積書をExcelで作るなどしてパソコンに情報を保存するのも常識になってきましたが、
そのデータ容量もいずれ限界を迎えます。
かなり厳重にルールを作らないと保管も個人任せになって、情報の共有がかなり面倒になってきます。
このような管理体制では、いずれセキュリティ面でも問題になってくること間違いなしです。

画像・資料の保存、共有にはEvernoteを使いましょう。

書類整理の基本!収納・片付け不要のスッキリデスクにする方法

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ツール名 Evernote(エバーノート)
料金 無料~月々1100円(税抜)
機能 画像・ファイル等あらゆるデータの保存・検索・共有

Evernoteを使えば、ちょっとしたメモからExcel、Word、PDFなどのあらゆるファイルが1つの場所の保存できるうえ、検索機能から必要な情報を簡単に取り出せます。
全体のデータ容量は無制限なので、情報量が増えてきても生涯使い続けることができます。

基本機能は無料で使うことができますが、ビジネス活用するならEvernote Businessがおすすめです。
データの共有に権限を持つことができるので、情報によって知るべき人を分けることができます。
検索機能もより強力になり、ExcelやWordなどファイル内の文言からも検索が可能になります。

日々の業務タスクを管理し切れない

管理者レベルでも担当者レベルでも、「タスク管理」について頭を抱える方は多いようです。
管理者レベルなら部署の担当者が日々どのような仕事をしていて、その進捗がどうなのかという点は評価や業務配分に大きく影響を与えます。
また、担当者レベルでは自分がどれくらいのタスクを抱えていてそれぞれいつまでに終わらせる必要があるのか、
他にどれくらい抱える余力があるのか、など気になることは多いでしょう。

タスク管理には、Trelloというアプリがおすすめです。タスク管理方法の決定版!「Trello」でプロジェクト・タスクを管理しよう

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ツール名 Trello(トレロ)
料金 無料(有料版あり)
機能 個人・プロジェクト毎のタスク管理、進捗の把握

Trelloは「ふせん」のようなデザインで、「これからやること」「進行中のこと」「終わったこと」がなどの進捗状況が一目で分かるデザインになっています。
ふせん一つ一つにも詳細情報や期限、担当者などを登録することができるので、プロジェクト単位でのタスク管理には最適なアプリです。
Googleアカウントさえ持っていれば簡単に登録できる点も、煩わしさがなくて良いですよね。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

担当者レベルのタスク管理で言えば、「toggl」というアプリも便利です。

時間管理のコツは「手軽さ」と「振り返り」!生産性を倍に高める方法とは?

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ツール名 toggl(トグル)
料金 無料(有料版あり)
機能 実績タスクの記録・集計・管理、時間管理(ストップウォッチ)

togglは一言でいえば「ストップウォッチ」です。
これからやる業務名を入力してスタートすると、その間の時間を計測します。終われば停止ボタンを押して終了です。
これだけのシンプルな操作で、1日、1週間、1か月にどんな業務にどれくらいの時間をかけているのかが簡単に集計されます。

自分の業務を簡単に振り返ることのできる大変便利なアプリなのですが、これを管理者レベルから担当者に使用指示を出してしまうと「自分の仕事をストップウォッチで測れ」と言っているようなものなので抵抗が生まれてしまうかもしれません。まずは担当者レベルで使うのが賢明でしょう。

業務が属人化している、引継ぎができない、社員教育に時間がかかる

生産性向上、働き方改革などのキーワードとともに目にすることが多くのなった「属人化」というキーワードがあります。

【参考】

 属人化の原因を徹底分析!標準化と使い分けて、業務効率を数倍高める方法

一概に「絶対悪い!」と言えるものではないのですが、業務を標準化すれば時間的コストやリスクの分散が可能になるため、
「属人的で良い業務と悪い業務」を明確に区分する必要は大いにあります。
また、引継ぎや社員教育の制度を保つためにも、業務の標準化は業務改善の中でも大きなテーマになりえます。

標準化のために、まずは業務マニュアルを整えましょう。
とはいえ、たいていの場合マニュアルは文字だらけ、専門用語だらけ、どこを見ればいいのか分からない…という問題を抱えています。
結局どうすればいいのか分からずマニュアルが機能しない、ということはありませんか?

WordやExcelでマニュアルを作るのをやめて、「Teachme Biz」を使ってみましょう。【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

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ツール名 Teachme Biz(ティーチミービズ)
料金 初期費用\100,000-/月額\50,000~
機能 マニュアル作成・共有

Teachme Bizは、マニュアルの作成フローが明確で、指示される通りに作成していれば見やすいマニュアルが出来上がる、という優れものです。画像や動画などを差し込めるため文字まみれの見づらいマニュアルになることもありませんし、簡単に共有できるので「担当者によって持っているマニュアルのバージョンが違う」なんてことも起こりません。

営業活動を手間なく管理したい

業務改善と聞いて、まず思い浮かべるのが「営業活動」に関することだという方はかなり多いのではないでしょうか。
企業全体としての営業スキルアップのために、出来る限り営業活動の記録を残し改善につなげられるような情報管理をしたいものです。

ところが営業マンというものはどうしても手間を嫌がるもの。できればお客様とのやり取り・商談だけをやっていきたいですし、煩わしい入力やら何やらはできるだけ避けたい。管理者サイドとしても営業マンには営業活動に集中してもらいたいものですよね。

出来るだけ入力の手間を減らしながら管理ができるよう、Sales force導入を検討してみましょう。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

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ツール名 Sales force(セールスフォース)
料金 月額\9,000-~
機能 取引先・担当者などの顧客管理、営業活動管理

Sales forceは取引先企業、担当者、案件などを簡単に登録できる営業支援ツールです。
案件さえ登録しておけば、営業マンが出先でやり取りした記録をスマホから簡単に記録することができます。
また、管理者サイドは営業マンの入力した情報をもとに簡単に営業進捗や当月の売り上げ状況やアポイント取得率などを把握することができます。
営業マンの記録メモ代わりに使っていれば、気が付くと情報収集がされて企業力が強化される、という形です。

とはいえ、入力そのものには慣れるまで少し時間がかかります。営業マン単独で管理を任せるのではなく、
Sales force全体を把握する担当者を一人置いて「ここからは営業マンがやってね」と指示できる形にしていかなければ、浸透するのに時間がかかってしまうかもしれません。

事務業務の効率化、手間の削減

おそらく企業の中で、もっとも「効率化」についてうるさく言われるのは事務業務でしょう。
近年はRPA(Robotic Process Automation)を活用して一部業務を自動化してしまう、という考え方が大企業をもとに流行しています。

ところが何か新しいものを導入するにしてもあまり予算がかけられなかったり、
自社業務に合うシステムを見つけるのに手間がかかりそうなケースだと、着手するのも億劫になってしまいますよね。

そんな方には、「kintone」がおすすめです。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

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ツール名 kintone(キントーン)
料金 月額\780-~
機能 案件管理、日報、勤怠など多種多様な業務アプリケーションの作成

kintoneは、「自社で業務にあった管理アプリを簡単に作れるプラットフォーム」です。基本的な業務アプリは事前に用意されていますが、自社に合うものがない場合はマウス操作だけで簡単に作成してしまうことが可能です。様々な業務をkintoneで一元管理してしまえば、事務業務の効率化、プロセス管理などは簡単に達成できるでしょう。

費用もオリジナルシステムを開発するよりも圧倒的に安価です。

ただし、アプリを活用する、作成するいずれにせよ「現状の業務のヒアリング」が必須になります。どのような業務をどう改善して、どう連携していくのかを事前に確認して活用しましょう。

営業、事務、経理などの管理をまとめてしまいたい

ここまで様々なツールを紹介していますが、おそらく中には以下のような不安を感じた方がいらっしゃるのではないでしょうか。

「こんなにたくさんのツールを使って、ちゃんと管理できるだろうか…」

業務改善の全体像がイメージできていないと、様々なツールをまとめて導入してしまって結局何も改善しない、というケースは十分にあり得ます。とはいえ、コンサルタントも無しに自分たちでそこまで正確な分析ができるだろうか…と不安な方もいらっしゃるでしょう。

それなら、いっそのことあらゆる業務を1つのツールで一元管理してしまいましょう。
前述したkintoneはそれに近いことが出来ますが、すべてを自社で構築するのは少し骨が折れるかもしれません。
今回は、数ある業務管理ツールの中でも、弊社のアイピアを紹介します。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

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ツール名 経営管理システム アイピア
料金 初期費用\120,000-~/月額\30,000-
機能 顧客管理、営業管理、見積作成、原価管理、勤怠管理など

アイピアのような管理ツールのことを俗にERPシステムと呼んだりします。
顧客管理から原価、入出金管理まであらゆることをひとつのツールで完結できるので業務管理を抜本から改善することが出来ます。
また、アイピアであればツールの購入だけでなく、業務コンサルタントが問題点の分析や改善点の洗い出しまでサポートしてくれるので、
「あとは使っていくだけ」の状態にしてくれます。

社内にリソースがない。依頼したい業務を行えるスタッフがいない

社内で新しいビジネスに着手したい、一時的に特定の業務だけ依頼したい…。
でも社内のスタッフはそれぞれの業務に手いっぱいで新たな業務を依頼できる状況でもない…。
そういったケースは多いのではないでしょうか。
せっかく新しいビジネスを行うのに人材不足で着手できないなんてもったいない以外の何物でもありません。
新たな人材を活用しましょう。
でもそれだけのために採用活動を行うなんて手間もコストも馬鹿にならない…。
なら、アウトソーシングしましょう。

「クラウドワークス」を活用して、気軽にアウトソーシングできます。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

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ツール名 Crowd Works(クラウドワークス)
料金 依頼する業務による
機能 業務のアウトソーシング

クラウドワークスなら、インターネットを通じて簡単に仕事の依頼をすることができます。
業務カテゴリは200種類以上、全国182万人もの登録ユーザーがいますので、依頼したい業務に沿ったプロフェッショナルを探すことも、未経験でも安価な人材を複数抱えることも可能です。

クラウドワークスで依頼できる内容は主に「クラウドソーシング」と呼ばれ、システム開発やデザイン、記事ライティングなどのWeb関連業務がメインです。社内にノウハウの無い業務などをアウトソーシングするのも有効そうです。

会議を改善したい

ここまで紹介したものと少し毛色が違いますが、「会議の改善」という相談も多くあります。
参加者全員の意見が聞きたいのにいつも同じ人ばかり発言している、議題と異なる話で盛り上がってばかりで結論が先延ばしになる、一部の参加者にとって「会議=時間の無駄」という認識になってしまっている、結果的に結論を「勝手に決まったこと」と解釈されてしまう…などなど、感じられていることはたくさんあります。

そもそも、会議はコストです。
仮に1時間会議をやるとすると、参加者全員の時給分コストが発生しているのです。
そのことに気付いていない人というのはあまりにも多い。

会議を円滑に回し、決めるべきことを決めて全員の意識を統一するために「会議ファシリテーター」を置きましょう。

ファシリテーターとは、「会議を円滑に回す役割」の人を指します。
そのため、会議の参加者として意見を出す人ではなく、会議に直接関係の無い人をファシリテーターとして置くのが望ましいでしょう。
専門的な知識など学べば山ほどありますが、第三者が「時間の管理」「反れた話の軌道修正」「意見を出す人を分散」するだけでも、かなり円滑に話は進みます。

下記の本は会議ファシリテーションにおける基本知識が記されています。
会議を始めるための空気づくりや、会議中の円滑な進行方法など参考になる内容となっています。
とはいえ、社内のファシリテート未経験スタッフにファシリテーションを依頼しても、人間関係などが原因でうまくいかない可能性もあります。
会議を改善したいという意思を会社全体に理解してもらうためにも、最初は外部の会議ファシリテーターを招致するほうが有効かもしれません。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

とはいえ、ツール導入だけで解決しない場合も…

ここまで、いくつかの課題とそれを解決するためのツールを紹介してきました。
ところで、冒頭でも説明したことですが業務改善には、「ツールを導入するだけでは課題が解決しないケース」というものがあります。
例えば以下のような場合です。

・ツールを導入してみたが社内の運用方法が現実的ではなく浸透しなかった

・そもそもツールが課題にマッチしていなかった

・ツールを導入して以前と方法は変わったが、実際に改善したかどうかよく分からない

これらの項目が当てはまりそうな不安がある方は、ぜひ以下の手順で課題の整理をしてみてください。

業務改善のための事前準備をしよう

手順1.現状の把握

まずは、今抱えている課題について「何を解決する必要があるのか」を明確にしましょう。

【事前に確認しておくこと】

  • 抱えている課題は、何の業務に関することか
  • その業務は、どういった業務と関連しているか
  • その業務は、関連する業務とどのような情報のやり取りが発生するか

この3点が確認できれば、以下のような業務の縮図が出来上がります。

【2018年版】業務改善に役立つツール9選と目的に沿った選び方ポイント

この例図はかなり簡略化されていますが、吹き出しの部分でどういった情報のやり取りをしているのかという部分が重要です。この全体図が把握できていないと、業務改善のためと思って取ったアクションが効果を発揮しなかったり、新たな問題を作り出してしまうことがあります。

手順2.問題点の洗い出し

解決したい課題ポイントが明確になったら、何が問題になっているのかを洗い出します。例えば「時間がかかっている」なら「誰と誰が関わるどの業務が、2時間かかっている。その結果、月に5件のクレームに繋がっている」のようにできるだけ具体的にピックアップしましょう。

手順3.理想とする状態の確認

現状について正確に洗い出すことができたら、現状がどのような状態になれば理想なのかを考えましょう。
ここで重要なのは、「行動レベル」かつ「振り返りができる状態」まで落とし込むことです。
この理想が明確であればあるほどツールの選定が上手くいきます。振り返りができる状態にするには、数値に置き換えて考えるといいでしょう。

手順4.定期的に評価し改善できる体制を用意する

理想が明確になればいざ行動!としたいところですが、その前に評価体制を明確にしておきましょう。
これが不明瞭だと、より高い効果を発揮することができません。スタッフ一人一人の体感ではなく、「昨年度より30分早くなった」など具体的で数的な判断ができると理想です。

まとめ

今回は様々な業務改善ツールをご紹介するとともに、業務改善のために必要な事前準備をお伝えしました。業務改善において最も重要なのは、「何のために何を改善するのか」を明確にして、定期的に「改善できているのかどうか」を振り返ることです。そのためにも、業務改善について定期的に考える場や、担当者を置いてしまうのも良い手かもしれません。

当ブログでは引き続き様々なツールを紹介していく予定なので、役立てていただければ幸いです。

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