電子帳簿保存法導入のメリット・デメリットとは？導入の手順についても解説

電子帳簿保存法の中でも、2022年1月に法律が改正され、その中に電子データ化による保存の義務も加わることになりました。

しかし、詳しく電子帳簿保存法を導入するにあたって、どんなメリットやデメリットがあるのかいまいちわからない企業も多いかもしれません。

こちらの記事では、電子帳簿保存法を導入する際のメリットやデメリット、導入するにあたっての手順についてもご紹介していきます。

電子帳簿保存法とは

ペーパーレス化や管理をする際の手間を省いて業務の効率アップさせるために制定された法律が電子帳簿保存法です。

大企業だけが当てはまるのではなく、中小企業をはじめ個人事業主すべてが該当します。
税金を納めるなど国税関係の帳簿書類を取り扱っているすべての企業が電子帳簿保存法の義務化の対象です。

今までは、電子取引を行っても紙の書類で保存が可能でした。
しかし、2024年1月からは電子取引を行った場合、紙の書類ではダメで、電子データを保存しなければなりません。

これまで電子取引を行い紙を利用してきた企業も、今度は電子データを保存するためにプリンターやスキャナーなどが必要になってきます。

3つの保存方法

電子帳簿保存法では3つのやり方があります。

簡単に偽造できるようであれば困るため、電子取引データで保存する場合はタイムスタンプの付与が必要など、いくつかの決まりがあります。

以前はやり方もややこしく面倒な点もありましたが、皆が利用しやすいように要件が緩和されている点も出てきて、電子取引データでの保存も使用しやすくなっています。

対象となる書類

電子帳簿保存法で対象となる書類の種類は多岐にわたります。

仕訳帳や決算関係書類、相手から受け取った請求書や領収書、さらに注文書や契約書、送り状などです。

一部の書類だけでなく、電子取引でやりとりする書類のほとんどが対象です。

電子帳簿保存法を適用するメリット

最初はやったことがないため、電子帳簿保存法と聞くだけでも難しく感じてしまうかもしれません。
しかし、実際やってみるとメリットが多く、仕事の全体の効率もアップします。
始めてみると、もっと早くからやっておけば良かったと感じるでしょう。

ここからは、電子帳簿保存法を適用すれば、どんなメリットが受けられるのかご紹介していきます。

業務効率化

今まで時間のかかっていた業務が一気に効率化されていきます。

これまで紙のレシートや書類を保管する場合、丁寧に書類へファイリングすることや封入を行うなどの手間がありました。
1つにかかる時間はそこまでかからなくても、複数のレシートや領収書があるとその度に手間をかけなければならず、トータル的には膨大な時間がかかっていました。

しかし、手作業を行う部分が、電子データを活用すればすべて行う必要がありません。
システムを使って連携させればすぐにそのまま移り、手間をかけずに処理できます。
必ずしも会社にいないとできないこともないため、自宅からテレワークをしたい時でも使用できます。

効率化された時間を使って、企業の中で行わなければならないコアな業務にも時間がかけられるようになる点もメリットです。

紛失リスクの削減

紙で保存していると、大切にしまい込みすぎて、どこにいってしまったかわからなくなってしまうことも出てくるでしょう。
特にファイリングしたものが増えてくると、きれいに並べたつもりでもいつの間にか順番が入れ替わり、どこに何のファイルがあるのかわからなくなってしまうかもしれません。

電子データ化しておけばファイリングが必要ありません。
高いセキュリティで安全に保管しておけば、紛失せずに保管できます。

探していた書類を見つけたとしても、紙のため日に焼けてしまう、経年劣化で文字が薄く読めなくなるケースもあります。

ほかにも、東日本大震災のような大きな地震が来た時や突然の火事などでも紛失リスクは考えられて危険です。

電子データはクラウドを活用して保管していれば、災害なども関係なく安全に保存が可能です。

ペーパーレス化の促進

ファイリングしたファイルも、毎月毎年のように溜まっていきます。
すぐに捨ててはならず、7年から10年間の保存が義務付けられているため、そのまま置いておかなければなりません。
もし税務署や何かあって確認したい時に、すぐに取り出して見られるようにする必要があります。

無駄に紙を使わないため、ペーパーレス化にもなり環境にも優しいです。

膨大にファイルが溜まってくると今度会社の中だけで保管できず、別途倉庫などを借りなければいけなくなってしまうかもしれません。

電子データであれば紙を使わない分、別途倉庫を借りるようなこともなく安心です。

管理コスト削減

紙で保管している時には、当たり前のように支払っていたコストが電子データをすれば必要なくなります。

特によく利用する印紙代やコピー機の用紙や印刷代、インク代、さらには見やすく保管するためのファイルも準備しなければなりませんでした。
ファイルも保存できるスペースがなくなると、ほかに別の場所を借りるためのコストもかかってきます。

これからの管理コストのすべてを、一気に電子帳簿保存導入をするだけでカットできます。

さらに、書類が多い時には残業になって人件費がかかっていた企業もあったかもしれませんが、効率良く済ませられるので余計な人件費もかかりません。

検索が容易に

ある時、突然トラブルに巻き込まれてしまい、あの時の請求書が見たいと思った時の探す手間が省けます。
ほかにも、税務署から調べたい書類があると言われた時にも、すぐ探し出して提出できます。

電子帳簿保存法では、検索機能の要件を満たさなければなりません。
逆にいうと、検索機能の要件を満たすために入れていたファイル名で検索が容易にできる状態を作っているので、何かあった時もすぐに検索ができます。

紙の書類の場合、まず数多くあるファイルの中からこれだと思うものを出してきてどこに見たい書類があるのか探さなければなりません。
万が一探したい書類のファイルが本来置いてある場所ではないところにあれば、見つけるのも一苦労です。
本来やらなければならない仕事も進まなくなってしまうでしょう。

電子帳簿保存法を適用するデメリット

メリットが多いため、すぐにでも始めたい電子帳簿保存法ですが、最初慣れない中で設備やソフトを購入しなければならずデメリットと感じるかもしれません。

ここからは、電子帳簿保存法を適用するデメリットについてご紹介していきます。

対応機器やソフトの導入・運営コスト

何も準備せずに、電子帳簿保存ができないため、最初にコストがかかってしまいます。
これまで使っていなかったソフトやスキャナーなどを準備しなければいけません。

ソフトはなんでも良いわけでなく、これから使おうと思っている電子帳簿保存法に対応していないと、せっかく使おうと思ったら利用できなかったとなってしまうかもしれません。
購入してしまう前に対応しているのか確認も必要です。

ネットワーク障害・システム障害のリスク

紙での保存と違い、電子データはサーバー上に保存します。

何もなければ問題なく確認できますが、時にはネットワーク障害やシステム障害が発生するかもしれません。

その場合、最悪サーバーがシステムダウンしてしまうと、データがなくなってしまい復元できない可能性もあります。
リスクも考えて、ほかにバックアップする体制を整え、万が一サーバーがシステムダウンしてしまっても対応できるようにしておきましょう。

教育や属人化防止策の必要性

まだ電子帳簿保存法をしっかりとわかっている方は少なく、教育をしなければ扱えない人も多いでしょう。

まず扱える人を採用や研修をする手間が出てきます。
所定の要件を満たしていないと、電子帳簿保存法自体が適用になりません。

1人だけができる場合も危険で、その人が急にいなくなったり退職してしまったりしたら誰もできない状態が生まれます。
属人化防止策も一緒に考えておきましょう。

電子帳簿保存法を適用する際の流れ

2024年1月からは、本格的に電子取引制度に対応する必要があります。

ここからは、電子帳簿保存法を適用する時の流れについてご紹介していきます。

電子帳簿保存法について把握する

まずは電子帳簿保存法は何かを知らないと、社内で運用できません。
所定の要件を満たしていないといけないといったルールもあるため、まずは何かをしっかりと把握しましょう。

組織の現状把握・課題整理をする

現在、自社ではどのように文書を保存しているのかを把握し、現状を再確認します。
そして、どの点が課題になってくるのか整理しましょう。

電子化する書類を決定する

自社にとって電子化する書類をどれにするのか、電子帳簿等保存、スキャナー保存、電子取引のどこに該当し自社に合うものは何かを見ていきます。

すべての書類を始めから電子化するのは大変かもしれないため、いくつかに絞って最初は電子化しても良いでしょう。

ワークフローを見直す

電子化保存がしやすいように、これまでのワークフローを見直していきます。
ワークフローが決まっていないと、社員同士でもわかりにくくなり運用がスムーズにいきません。

機械やシステムなどを導入する

ワークフローまで決まったら、機器やシステムを導入します。
この時電子帳簿保存法に対応している専用システムを選ぶと、深くルールがわかっていなくても間違いのない税務処理ができて便利です。

電子帳簿保存法に対応！「建築業向け管理システムアイピア」

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まとめ

電子帳簿保存法を活用すれば、今までよりも業務が効率アップして紛失のリスクも減らせます。
多少初期費用などコストがかかっても管理コストも大きく削減ができ、企業の売上にもつながるでしょう。

2024年1月からは義務化されるので、早めに検討をして機械やシステムを導入しましょう。