請求書を電子化するメリット・デメリットを解説！システムの選び方もご紹介

IT化やDX化にともない、帳票も紙から電子データでのやり取りに移行している企業は増加しています。

請求書を自社でも電子化しようと思いながらも、どのシステムを選んだら良いのか迷っている企業も多いのではないでしょうか。
今まで紙で利用していた請求書を、電子化するメリットやデメリットがあるのか気になる方もいるでしょう。

この記事では、請求書の電子化についてや法律、メリット・デメリット、電子請求書発行システムの選び方について詳しく解説していきます。

請求書の電子化とは？

紙で交わしていた請求書を電子化させてデータを取引先へ送ることを、請求書の電子化と言います。

郵送で紙の請求書を送るのではなく、Web上でメール添付やシステムを活用して電子データを送ります。
紙を活用するよりも、コストもかからずメリットも多い方法です。

最近ではインボイス制度が本格的に始まるため、電子請求書のほかに電子インボイスとも呼ばれています。

請求書の電子化に関係する法律

電子化した請求書が法的に有効なのか、疑問に思われる方も多いと思います。
結論から言うと、電子請求書は紙媒体と変わらず税務署へ提出する書類として認められています。
ただ、電子帳簿保存法やe-文書法で定められた要件を満たす必要があります。

請求書の電子化に関わる法律について、以下で詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法

国税関係帳簿書類を紙ではなく電子化して保存も認めている法律を、電子帳簿保存法と言います。

請求書だけでなく、決算関係の書類から国税関係の帳簿まで、電子データとして保存が可能です。

目覚ましくIT化も進んでいるため、電子帳簿保存法は何回も法改正をしています。
ここからは、電子帳簿保存法でどのようなことが決まりがあるのか紹介していきます。

電子取引データの紙での保存が不可に

電子帳簿保存法は、これまで紙での取引データの保存をOKとしていました。
しかし、2021年の法改正では、電子データで取り引きした場合は紙での保存を廃止することが決定されました。

そのため、今は電子データを紙で保存するのはNGです。
今まで電子データで取り引きしていたものの、急にダメと言われても困る企業のため、一旦は猶予期間が設けられています。

猶予期間が過ぎたら認められなくなってしまうため、システムなどを活用して電子請求書を保存する体制を作らなければなりません。

電子取引の保存要件

電子取引で嘘があっては困るため、法律の中で保存要件が決められています。
しっかりと要件にもとづいて保存されなければ、電子請求書として認めてもらえません。

電子帳簿保存方法で決まっている保存要件では、タイムスタンプを付与するなどの真実性の確保と、何か書類を調べたいとなった時にすぐ検索できるように可視性が求められています。

e-文書法

企業では、会社法や商法、税法などの書類は保管しておくようにと義務付けられています。
これまでは紙で保存が義務とされていましたが、e-文書法ができたことによって電子化したファイルで保存しても良いと決まりました。

文書の対象も広かったため保存にも場所を取っていましたが、電子ファイルでもOKになりコンパクトに保管ができます。

インボイス制度との関係は？

2023年10月からは、新しくインボイス制度が始まります。

請求書とは関係のある制度で、インボイス制度が始まった場合、今まで保存が必要だった項目以外にも取っておく必要が出てきます。
インボイス制度は、適用税率、登録番号、税率ごとに区分した消費税額なども記載が必要です。
これまで以上に企業としては手間がかかってきます。

インボイス制度も電子データでのやりとりが認められていますし、煩雑な部分も電子化をしてデジタルインボイスを上手に活用すれば企業への負担も軽くなります。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化すると、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。
メリットは多く、今までに比べて効率的に仕事が回ります。

ここからは、請求書を電子化するメリットについて発行する側、受領する側に分けて解説していきます。

請求書発行側のメリット

請求書を電子化すると、発行側としてのメリットは多いです。
少しでも手間を省いて効率アップさせたい企業は、電子化システムを取り入れましょう。

業務効率化

紙で作成していた時に行っていた印刷する、封筒に入れるなどの作業をすべて自動化できます。
そもそも、電子データを利用できれば、紙に別途印刷する必要もないですし、封筒に入れる作業もありません。

さらに、請求書を急遽再発行しなければならない時も、簡単にシステム上で行えます。

また、作成して印刷するという作業がなく、業務が格段に効率アップします。
昔発行した電子請求書も保管場所で探さなくても、検索すればすぐに出てくるため早いです。

テレワーク促進

新型コロナウイルスのような急に出社できないような事態は、今後も起こる可能性はあります。
もし紙での請求書を活用していれば、出勤できる人数も制限されることにより、発行業務が遅れてしまうかもしれません。

ウイルスに限らず、企業として在宅ワークを進めている場合もあるでしょう。
請求書を電子化しておけば、すべてパソコンやスマートフォンで作業ができ、出社する必要もありません。

すぐに承認作業も行え、テレワークを利用しても業務がスムーズに進みます。

ペーパーレスを実現

紙で請求書を発行して保存となると、何枚ものペーパーが必要でした。
そこで、請求書を電子化することで、紙を使わずに済みます。

わざわざ請求書を印刷して紙で送る必要もないため、ペーパーレス化が実現できます。

ほかにも、郵送費用もかからなくなるため、コスト削減になるでしょう。

請求書受領側のメリット

発行する側だけでなく受領する側の企業もメリットが多いです。

請求書発行日当日に受領できる

今まで紙で請求書を発行していた時には、郵送を利用する場合がほとんどでした。
速達でもない限りすぐに届くことはなく、数日かかることがほとんどです。
そのため、受領側はすぐに振り込むことができず、早く始めてもらえません。

しかし、電子請求書を利用すれば、発行した当日中にもらえます。

電子請求書は何か疑問点や訂正箇所があってもすぐに問い合わせをして、修正してもらえるメリットもあります。

情報入力や検索の手間が省ける

請求書を紙で受け取った場合、そのまま保管するのではなく基幹システムに入力する場合がほとんどでしょう。
その場合、パソコンに入力しなければならない手間は発生します。

しかし、電子請求書を活用すれば、システムによって出力が可能な場合もあります。
疑問に感じた取り引きなども簡単に検索して調べられるため、余計な手間が省けて便利です。

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化できるとメリットも多いのですが、デメリットもあります。
どんな点がデメリットになってしまうのか、いくつか紹介していきます。

システム導入費や運用費が発生する

電子請求書用のシステムを導入するとなると、どうしても費用はかかってきてしまいます。
どのシステムを選ぶかにもよりますが、大抵初期費用や月額の運用費用がかかり、これまでよりも経費は高くなります。

しかし、システムを導入することで、印刷代や切手代、ペーパーレスなど今まで当たり前にかかっていたコストをカットできるのも事実です。

トータルで考えた場合、システムを導入するほうが安くなる場合も多いでしょう。

システムの操作に関する研修が必要となる

システムに慣れるまでに、多少の時間はかかります。
皆がどのようなものか把握して使えるようにするため、社内で研修も必要です。
感覚的に使いやすいシステムも多いですが、最初は戸惑います。

社内の請求業務そのものが変更になる場合も考えられますので、社員のためにも研修を行わなければいけないと思っておきましょう。

紙の請求書を希望する取引先も存在する

普及してきているため、すでに請求書を電子化している企業も増えています。
しかし、電子にする不安がぬぐえない企業などは、紙での請求書を求めてくるかもしれません。

その場合は、電子請求書のメリットも理解してもらいつつ、紙が良いという場合は柔軟に対応するのが良いでしょう。

自社としては一括ですべての取引先と電子請求書でやりとりしたいと考えてしまいますが、難色を示している場合は理解してもらうところから始める必要があります。

電子請求書発行システムの選び方

いざ電子請求発行システムを選ぼうとすると、各社からさまざまなシステムが出ているため悩むかもしれません。
より自社に合う、使いやすい電子請求書発行システムを選びましょう。

ここからは、電子請求書発行システムの選び方を紹介していきます。

電子帳簿保存法、インボイス制度に対応しているか

ほとんどの電子請求発行システムでは、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応していますが、それでも中には未対応のものも紛れている可能性があります。
せっかく契約したのに、インボイス制度には対応していなくて使いにくいとなったら、また選び直すのも大変です。

インボイス制度は業務を煩雑化させてしまうため、少しでも軽減させるために付いているほうが便利です。

まずは電子帳簿保存法とインボイス制度に対応可能か、チェックしましょう。

社内の既存システムと連携できるか

社内で使用しているシステムと連携ができないと、せっかく請求書発行システムを導入しても効率化が図れなくなってしまいます。

まずは自社で使用している既存システムと連携できるのか、契約の前に確かめておきましょう。

請求書のフォーマットは変更可能か

取引先によっては、決まったフォーマットでの請求書が欲しい場合もあります。
万が一請求書のフォーマットが変更できない請求書発行システムを契約してしまうと使えません。

決まったフォーマットだけでなく、オリジナルに変更が可能なものを選びましょう。

業務形態に適した請求書を作成できるか

自社の業務形態に合っていないと、使い始めてから後悔します。

迷った時には、同業者でシステムを利用しているのか確認してみましょう。
自社と同じような業務内容の企業で使っていて口コミや評判が良ければ、業務形態に適した請求書が作りやすい目安にもなってきます。

セキュリティ対策は十分か

万が一大切な情報が漏れてしまったら、信用を一気に失ってしまいます。
必ず、契約を考えている電子請求発行システムのセキュリティ対策は万全に行われているのか、今一度確認しましょう。

だいたいが強固なセキュリティ対策を行っていますが、万が一の時のリスクは大きいためしっかりとチェックしておきましょう。

インボイス制度にも対応！建築業向け管理システム『アイピア』

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。 さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

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まとめ

インボイス制度も始まり、手続きも煩雑になってしまうので、早めに電子請求発行システムを導入することがおすすめです。
今まで紙に印刷して郵送しなければならない手間もすべてシステムの中で行えますし、インボイスシステムに対応のものを選べば、最初から効率良く作業ができます。

最初導入費用や研修をしなければいけないなど、デメリットもありますが、業務が効率化してメリットのほうが多いです。

自社に合う電子請求発行システムを選び、今すぐ効率化しましょう。