働き方改革に対応した勤怠管理とは？法改正や管理方法について解説

2019年4月より働き方改革関連法が施行され、企業も労働環境の改善に本格的に取り組むことになりました。
経営を維持するためにも、働き方改革は必須のものとなっています。

この記事では、働き方改革の内容についてはもちろん、働き方改革に対応した勤怠管理の方法についても説明します。

働き方改革とは

働き方改革とは、「一億総活躍社会」の実現に向けて政府が主導する労働システムの改革のことです。
多様な働き方を選択できる社会を実現し、就業意欲の拡大による労働人口の確保や生産性の向上を目的としています。

働き方改革の背景

働き方改革が始まった背景として、少子高齢化による労働人口の減少や働き方のニーズの多様化が挙げられます。

特に、労働人口の減少は深刻な問題であり、いかに多様な人材を活かしていくかが今後の課題です。
また、ライフスタイルの多様化に応じて、人々の働き方のニーズも多様化しており、それらに応じる必要も出てきました。

さらに、長時間労働や生産性の低さも深刻な日本社会の課題と言われています。
労働人口が減少しているにも関わらず、労働時間は長いまま、生産性が低いままでは、とうてい社会が機能しません。
これらの理由から、国を挙げて働き方改革に取り組むようになったのです。

働き方改革のポイント

現在、さまざまな形で働き方改革が進められていますが、特に推進されているものは、

の3つです。

労働時間法制の見直し

労働時間法制とは、労働時間に関する法制度上のルールのことです。
労働時間法制の見直しは、長時間雇用の是正などを通して、｢働き過ぎ」を防ぎながら｢ワーク・ライフ・バランス」と「多様で柔軟な働き方」を実現することを目的としています。

雇用形態に関わらない公正な待遇の確保

雇用形態に関わらない公正な待遇の確保は、同一企業内における正社員と非正規社員の間の不合理な待遇の差をなくすことが目的です。
どのような雇用形態であっても、働きに見合った待遇で、納得して働き続けられることが目指されます。

労働時間法制の見直し内容

長時間雇用の是正をはじめとした「労働時間法制の見直し」は、勤怠管理に大きく関わるポイントです。
働き方改革では、労働基準法、労働時間等設定改善法、労働安全衛生法などが改正され、労働時間法制について主に以下の7つの点が見直されました。

残業時間の上限規制

以前は、法律上は残業時間の上限がなく、行政指導のみでしたが、法改正によって残業時間の上限が定められ、これを超えて働くことはできません。
改正後の残業時間は、原則として月45時間、年360時間までです。

臨時的な特別の事情がある場合でも、

が上限となっています。

ただし、一部の事業・業務では上限規制には適用が猶予・除外されます。

「勤務間インターバル」制度の導入促進

「勤務間インターバル」制度とは、勤務終了後から翌日の出社までの間に、一定の休息時間(インターバル)を確保する仕組みです。
法改正によって、この「勤務間インターバル」制度の実施が企業の努力義務となりました。

年5日間の年次有給休暇の取得

有給休暇を取得するには、労働者が自ら申し出る必要がありますが、そもそも申し出にくいという状況がありました。

そのため、改正後は、使用者側が労働者の希望を踏まえて時季を指定し、労働者に5日の有給休暇を取得してもらうようにすることが義務付けられました。

月60時間超の残業の割増賃金率引上げ

月60時間を超える残業の割増賃金率は、以前は大企業は 50％、中小企業は 25％でした。
しかし、改正により中小企業においても残業割増賃金率が50%に引き上げられることとなりました。

労働時間の客観的な把握

割増賃金を適正に払うためには、適切な管理方法のもと労働時間を客観的に把握することが必要です。

しかし、これまでは、裁量労働制の適用者や管理監督者などは、客観的な労働時間の把握の対象外とされていました。
改正後は、健康管理のために、全ての労働者の労働時間を客観的な方法その他適切な方法で把握するよう義務づけられます。

「フレックスタイム制」の拡充

フレックスタイム制とは、一定の総労働時間のなかで、始業や終業の時刻や働く時間帯を労働者が自由に決められる制度です。
フレックスタイム制では、一定期間で最終的な労働時間の精算がなされます。

これまで、1か月で精算することになっていましたが、改正により清算期間が3か月に延ばされます。
これにより、ある月で短く働いた分、別の月で長く働くなど、個人のスケジュールに応じて、より柔軟な働き方が可能になりました。

「高度プロフェッショナル制度」を創設

高度プロフェッショナル制度とは、高度な専門的知識等を有し、一定の年収要件を満たす労働者を対象として、一定の条件のもとで労働基準法に定められた労働時間、休憩、休日及び深夜の割増賃金に関する規定を適用しない制度です。

金融商品の開発や技術などの研究開発、資産運用、経営戦略の調査・分析などの業務が対象です。
高度プロフェッショナル制度の対象となる労働者に対しては、休日の確保や健康管理時間の把握などの健康確保措置を講ずる必要があります。

違反時の経営リスク

これらの改正内容を守らないと、労働基準法、労働時間等設定改善法、労働安全衛生法に違反することになります。
違反すると、罰則があるほか、離職率の上昇やブランド毀損のリスクがあるため、よく注意しましょう。

働き方改革に対応した勤怠管理方法

働き方改革によって、多くの関連法が改正されました。
企業は、これらすべてに対応する勤怠管理方法を実現しなければなりません。
ここでは、代表的な勤怠管理方法について説明します。

タイムカード

タイムカードは、出社・退社の際に専用のタイムレコーダーにタイムカードを読み取らせて打刻するものです。
製品によっては勤怠管理ソフトと連動しているものもあります。

時間の操作はできないため時刻が正確にわかりますが、リモートワークや出張・営業には対応できないデメリットがあります。

紙の出勤簿

労働者が手書きで出勤・退勤を記録する方法です。
コストがかからないのはメリットですが、記入の手間がかかることや自己申告で正確性に欠けることがデメリットと言えるでしょう。
こちらもリモートには対応できません。

エクセル

エクセルを利用して勤怠を管理する方法もあります。

操作や共有が比較的簡単であるほか、リモートワークにも対応可能です。
しかし、自己申告制のため正確性には疑問が残ります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、勤怠管理に特化したシステムのことです。
システム上で出勤・退勤の報告を行い、時刻が自動で記録されます。

どこでも利用できるためリモートワーク・出張に向いている、正確性が高いといったメリットがあります。
ただし製品によっては導入・利用コストがかかるデメリットがあるでしょう。

勤怠管理システムで効率的に管理しよう

労働者の柔軟な働き方を認め、適切に労働時間を管理するには、勤怠管理システムの利用がおすすめです。
ここでは、勤怠管理システムの主な機能や選び方についてみていきましょう。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、どのような機能があるのでしょうか。

労働時間の記録・管理

勤怠管理システムには、打刻による正確な労働時間を管理する機能があります。
リモートワークや営業・出張に対応するため、場所を選ばす打刻を行えることが重要です。

休暇・有給休暇の管理

休暇の表示はもちろん、有給休暇の取得状況の記録・確認をする機能があると便利です。

一定期間の労働時間の計算

フレックスタイム制や残業の上限規制に応じるため、一定期間の労働時間を自動で計算し、表示してくれる機能です。

さまざまな雇用形態の設定

正規・非正規などの雇用形態のほか、フレックスタイム制・裁量労働制などの勤務体系に対応していることが重要です。

アラート機能

勤怠管理システムのなかには、働き過ぎ防止や健康管理のための各種アラート機能が備わっているものもあります。
一定の労働時間を超えたり休暇を十分に取得していなかったりする場合に通知がくるよう設定できます。

管理者権限の設定

打刻の修正など、マネジメントに必要な一部の権限を管理者のみに与える機能です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方も確認しておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

システムを選ぶ際には、提供形態に注目するようにしましょう。

クラウド型は、オンプレミス型と比較すると安価で、インターネットがあればどこでも利用できるメリットがあります。

オンプレミス型は、自社はサーバーを構築しシステム作成する方法です。
カスタマイズしやすいメリットがありますが、導入コストが高くなりがちです。

自社に欲しい機能が備わっているか

システム導入の前に、自社に必要な機能が何かを明確にし、それらがすべて備わっているシステムを選ぶようにしましょう。
必要のない機能が多すぎても、必要な機能がなくても困ることになりますので、ちょうど良い範囲の機能のものを選ぶのがおすすめです。

システムによっては、機能を追加できるオプションが設けられていることもあります。
多様な機能が備わっており、柔軟に機能を選んでカスタマイズできるものもおすすめです。

予算に合うものかどうか

勤怠管理システムを利用するには、導入費用や定期的な利用料がかかります。
購入の前には、必ずコストを確認し、継続して利用できるものかどうかを判断しましょう。

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まとめ

働き方改革によって、残業時間規制や有給取得、労働時間の把握などについての法改正がなされました。
これまで以上に正確な勤怠管理が求められるようになっています。

勤怠管理には色々な方法がありますが、法改正にいちはやく対応し、業務を効率化するには勤怠管理システムの利用がおすすめです。
自社に合うものを選ぶようにしましょう。