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事務業務効率化|事務の仕事をカンタン効率化するテクニック!

事務仕事をもっと効率化して「出来る人」と呼ばれたい!と思っている方は少なくないのではないでしょうか?
「仕事が出来る」定義は人によって様々ですが、こと事務業務においては一般的に、

◆作業が早く出来る人

◆高い品質の作業が出来る人

◆気配りが出来る人

が優れているといえるのではないでしょうか?
では、その「3大デキる事務員さん」になるためには、どうしたらいいのでしょう。
今回はそんな事務仕事の効率化について、実際に効果のあったものを紹介していきます。

効率的に事務処理をするための5つの方法

業務のムダを削減する

長年の暗黙の了解で手順がいつも同じ、前任者の作業方法で何となく続けている、などといった業務はありませんか??
今の手法を捨てるだけでガラリと業務効率化される事案があります。
特に、定例業務が多い事務作業は結構な確率で効率化できる事案が多くあるといえます。

実例①:来客時の受付の手法を変えて大幅に時間確保!

来客があった際に事務員がお客様を入口まで出迎えていたものをIpadでの自動受付式に変え、
さらに5~10分かけていたお茶出しの代わりにコーヒーサーバーを来客スペースに配置。
これにより事務員の拘束時間はなくなり、新人に来客対応を教える時間も削減。
ついでに最先端ツールを入れることによる企業イメージアップにも繋がり、全体的にいいことづくめとなりました。

 

実例②:社内連絡の直接配布を廃止!

社内連絡文書などを庶務が各課に直接配布していましたが、その業務を廃止して、
社内の1カ所に課ごとのボックスを設置しそこに配布文書を置くように。
配布作業と配布したときにやってくる五月雨の業務依頼が軽減され、庶務が自分の仕事に集中できるように。

普段当たり前になっている業務でも、思い切って「なくす」ことを選択するとよい代替案が見つかることがあります。

整理整頓をする

作業が早い人の特徴としてデータや情報の整理ができており、必要な情報を検索する能力が非常に優れていることが多いです。
「あの資料どこにあったかな?」という要望に対し、すぐに格納場所を洗い出し提出することができます。
逆にこれらが整っていない人は、ありとあらゆる社内のデータベースを探して無駄な時間を割くことになります。

これはPC上のデータのみにとどまらず、アナログデータ(紙資料、キャビネットの中身、文房具)等が常に探しやすい場所にあるかなども含まれます。
社内サーバーやHP上の情報であればそれぞれ居場所を示すアドレスが存在します。
それらを一か所にまとめてリンク保管しておくのは非常にわかりやすいです。ショートカットキーを活用してもいいでしょう。


日頃からデスクトップや周辺を綺麗にしておき、ほしい情報が探し出せる環境を整えておきましょう。

頻度の高い処理の定型化・ショートカットキー活用

定例業務や使用頻度の高いデータやメールなどは、使うたびに作っていてはそれだけで無駄が生じます。
何度も使用するものは先にPCに暗記させてしまいましょう。

・IME辞書登録で定型文を作る

おせ と入力 → 「お世話になっております。株式会社〇〇の▲▲です」
あど と入力 → 「sample@gmail.com

・定例文を署名化する

受発注業務など、決まったメール文面は署名を使ってメールマスタとして設定しておき、必要な個所だけ変更する

また、キーボードのショートカットキーを使用することで業務の幅が断然広がります。
キーボードとマウスの行き来程度で・・と思われるかもしれませんが、総合すれば結構な時間を使っています。
以下はほんの一例ですが、調べてみると意外と知らなかった機能もあったりします。
特に検索ショートカットなどはこれだけでかなりの作業効率が望めますので、是非活用してみてください!

No パソコン操作 内容
1 タスクの切り替え [Alt] +[Tab]
2 デスクトップ切り替え [Windows] + [D]
3 左寄せ/右寄せ [Windows] + [←]/[→]
4 コピー&ペースト [Ctrl] +[C] と [Ctrl] + [V]
5 検索 [Ctrl] + [F]

 

段取りを意識する

仕事ができる人の特徴として、タスク管理がしっかりと確立していることがあげられます。
タスク管理がしっかり出来ていると次の段取りに取り掛かるスピードが速く、
達成意識も強いため人よりスピード感を意識して仕事ができます。

タスク管理は人それぞれですが、私がやった手法は「Outlook」のタスク機能を使った方法です。
常にOutlookのメーラーはいつも立ち上げている状態でしたので、メールの横にタスクの完了分とこれからやるものが表示されています。
優先度をつけることもできるので、予測しない業務が発生しても新しくタスクを作り直し、
入れ替えを行うことで、より段取りを意識して進めることができていました。

タスク管理の重要性と効果については以下でも紹介しています。

必見!タスク管理のコツと有効な活用術~無料から始められるタスクツール3選もご紹介~

似ている仕事はまとめて行う

入力作業やメール処理などで、似ている事務作業はありませんか?
一日のうちに何度もメールを見たり、Excelを開いたりしてしまうと、それだけでタイムロスになってしまいます。
同じ種類のタスクは、項目ごとに分けて一気にまとめて処理することで、時間を別の業務に有効活用することができるようになります。

仕事ができる人はこう考えている!

業務単位での改善行動も大切ですが、働く上で大切にしてほしいマインドの部分についても紹介します。
仕事が出来る人の考え方として、このような特徴があります。

仕事の全体像を把握できている

たとえ小さな仕事であっても1つの業務において全体像を把握することが大切です。たとえば

最終目的 (誰の、なんのための作業か)
影響範囲 (他部署への影響・周りへの影響)
所要時間 (単発作業と全体でかかる合計時間)
優先度 (どの仕事を優先的にやるか、期限はいつまでか)

を仕事に取り掛かる前に把握しておくと、業務効率がよくなります。

また、他業務が突然振ってきたとしても優先順位を図りながら時間調整をしてうまくタスクを回すことが出来るようになります。
さらに全体が可視化されていることにより必要のない作業や無駄が見えてくるので、無駄を省きながら作業をすることができるようになります。

常に簡単な方法を模索している

私が過去に一緒に働いた人で、いつもテキパキと物事を進め、非常に仕事が早い方がいました。
一度なぜそんなに早く進められるのかを問うたところ

出来る限り楽したいから、定例業務ひとつをとっても今のやり方をベストと思わず、常に簡単なやり方を試しています。
パターン化したら組み合わせるだけでいいので、やればやるほど早くなるんですよ。」
と言っていました。仕事をいかに簡単に、早く出来るかを常に模索している彼女だからこそできることでした。

事務職にはパターン化された作業が多い為、最初の方法をそのまま踏襲しがちですが、
他の最善の方法を常に模索すること大切です。

コスト意識を持っている

総務、人事、経理、営業などいわゆるホワイトカラーの業務は昔から生産性が低いとされています。
生産性が低いとはすなわち、業務が可視化しにくく、見えない無駄・コストがかかっていることが多いためと言われています。
仕事のやり方を変えずに無駄が増えると業務効率が徐々に下がる結果となり、最終的には売上げや利益にも悪影響を及ぼすようになりますが、
それらは一般的に事務職にはあまり意識されないことが多いです。
仕事をしているうえで常にコストのことを考えられる人は目的意識も高く、向上心が高いといえるでしょう。

ちなみに、コスト削減の例を1つあげてみます。例えば、業務効率化により1つの作業を15分だけでも減らせるとしましょう。
1時間あたりの人件費を仮に2,000円とすると、1年で1人あたり12万円分ものコスト削減効果を生み出すことができます。
これを全体数で計算すると、たった15分でも大きな効果をもたらします。

自分の行動ひとつひとつに人件費というコストがかかっていることを意識し、
現状のコスト改善の為になにが効率化できるかについて強く意識を持てる人になりましょう。

「誰もやらなくても、会社にとって必要なこと」を見つけられる

事務職にとって重要なこと、それは信頼と気づきです。
単純な事務作業だけなら、今のご時世ロボットやAIでも代替できます。
本当に仕事の出来る人は誰もやっていない、誰も見ていないところにも目を配り、
全体の声や雰囲気に耳を傾けることをしています。
そうすることで本当に必要な人財となり、周りからの信頼を得ることが出来るでしょう。

まとめ

事務作業の効率化は思い切って進めないことには惰性に現状維持となりがちで、
問題さえも発見されず無駄や非効率な方法をひたすらに続けることになりかねません。
今の在り方を見直し、さまざまな業務効率化の方法を実践することは、単に事務処理のスピードが上がるだけでなく、
クオリティを一定に保つ効果もあるので、ぜひ実践していただきたいです。

「仕事が遅い、もっとよくしたい」と悩んでいる人は現状の問題点がなにかをしっかりと洗い出し、
小さなことからでも出来ることを取り組んでほしいと思います。

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