工務店の勤怠管理の方法は？法改正や課題、勤怠管理システムをご紹介

働き方改革による労働環境改善の流れをうけて、工務店の勤怠管理に注目が集まっています。
勤怠管理は、労働者の労働状況を把握するための最も基本的な仕事と言えるでしょう。
建設業においても、それは同じです。

ここでは、工務店の勤怠管理について、現状や課題、おすすめの勤怠管理方法について解説していきます。

建設業の労働の課題

まず、建設業における労働の課題をみていきましょう。

働き方改革

建設業では、働き方改革の一環として、2024年から36協定(労働基準法第36条に基づく労使協定)における新たな残業時間の上限規制が適用されます。
実は、この規制は2019年から施行されていますが、建設業については、適用が猶予されていました。

猶予が終了し、2024年4月からは、原則として月45時間、年360時間を超えて働くことはできなくなります。

特別な事情がある場合でも、労働時間の上限は

と定められています。

また、働き方改革の一環として、労働者の労働時間を客観的に把握することも事業者に求められています。
記録した勤怠データは5年間の保管が必要です。

このように、労働時間の上限などの法規制を守るためにも、勤怠管理を怠らず、労働時間を適切に把握することが必要です。

人手不足

残業時間の上限規制について、建設業に猶予が設けられた背景には、人手不足の問題があります。
他の事業と比べても、就労者数の減少、高齢化が著しく進んでおり、すぐには改革を進めることができなかったのです。

しかし、今後、建設業を持続可能なものにしていくためには、労働環境を改善し、長く続けてもらえる人材を集めることが必要不可欠です。
そのため、人手不足も、建設業の働き方改革を推進すべき理由として挙げられるでしょう。

建設DX

働き方改革や人手不足に関連する要素として、建設DXというものもあります。
DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称で、「環境の変化に応じて、ITの活用によって、サービス・商品やビジネスモデルを変革するとともに、業務や組織も変革させ、自社の優位性を高めていくこと」を意味します。

建設業においても、人手不足や資材価格高騰、リモートワークへの対応などの理由から、DXへの注目が高まっています。
勤怠管理においても、いかにデジタル技術を活用するかがカギとなるでしょう。

工務店の勤怠管理の課題

工務店の勤怠管理には、どのような課題があるのでしょうか。

多様な勤務形態への対応

工務店においては、工事現場に直接出勤し、そのまま事務所などに寄らず退勤する方が多くいます。
また、正規・非正規などの勤務形態も多様です。
それゆえに、勤務時間を正確に把握することが困難であるという課題があります。

メモしておき後日まとめて申請する、チャットアプリで連絡する、といった方法もありますが、労働者にとっても勤怠管理者にとっても負担になるでしょう。
どのように多様な勤務場所・勤務形態に対応するかが大きな課題です。

不正や記録漏れ

工務店に限らず言えることですが、出勤・退勤時刻の打刻不正や記録漏れの懸念もあります。
自身で好きな時間を書いたり、誰かにお願いしたりすることができてしまうと、勤怠データは正確性に欠けることになります。

特に工務店は、現場で働く人、事務所で働く人、営業やリモートワークの人など、職場がばらばらになりがちです。
このような環境のなかで、正確に労働時間を把握することは困難です。

勤怠管理業務の負担

勤怠管理業務そのものの負担も課題と言えるでしょう。
先に述べた通り、働き方改革により、労働時間の客観的な把握が事業者に義務づけられました。

この結果、事業者もしくは勤怠管理の担当者は、より正確な勤怠管理に努める必要があります。
しかし、複数人の勤怠管理を行うのは、簡単な作業ではありません。
いかに勤怠管理業務を効率化していくかが今後の課題です。

勤怠管理方法

建設業の課題や、工務店の勤怠管理の課題を踏まえ、勤怠管理の方法について検討していきましょう。

紙

労働者が手書きで労働時間を記録する方法です。
コストがほとんどかからないのは大きなメリットと言えるでしょう。

ただし、記入の手間がかかることや自己申告で正確性に欠けることがデメリットです。
紙の保管が必要なほか、リモートには対応できません。

タイムカード

タイムカードは、出勤・退勤時に専用のタイムレコーダーに、カードを読み取らせて、その時の時刻を打刻するものです。

製品によっては勤怠管理ソフトと連動しているものもあります。
時間の操作はできないため正確に労働時間を把握できるのがメリットです。

ただし、工事現場での作業には対応できないデメリットがあります。
また、従業員が多い工務店だと、カードの管理が面倒になることもあります。

エクセル

エクセルを利用して、勤怠管理を行う方法もあります。

多くの工務店がパソコンにエクセルを搭載しているため、追加のコストがほとんどかからないメリットがあります。
また、共有が簡単にでき、リモートワークにも対応可能です。

しかし、基本的に自己申告制になるため、正確性には疑問が残ります。

勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、勤怠管理に必要なさまざまな機能を備えたシステムのことです。
勤怠管理システム上で出勤・退勤の操作を行うと、その時の時刻が自動で記録されます。
どこでも利用できるため工事現場作業に向いている、正確性が高いといったメリットがあります。

また、働き方改革などの法改正に対応したものを選ぶことで、法改正にも手間をかけることなく対応することができます。
労働時間の記録以外にも、さまざまな機能を利用でき、勤怠管理全体の業務を効率化できるのもポイントです。

ただし利用には、初期費用や月額利用料などがかかることがほとんどです。

勤怠管理システムの活用

建設業や工務店の課題を解決するには、勤怠管理システムの活用がおすすめです。
ここでは、勤怠管理システムの機能と選び方をご紹介します。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムの主な機能についてみていきましょう。

労働時間の記録

勤怠管理に欠かせない機能として、打刻により労働時間を記録・管理する機能があります。
工事現場からも記録できるようにするため、場所を選ばす打刻できることが重要です。

休暇の管理

休暇の表示や、有給休暇の取得状況の記録・確認をする機能もあると便利です。

労働時間の計算

残業の上限規制に応じるため、一定期間の合計労働時間や平均労働時間を自動で計算し、表示してくれる機能です。
自動計算機能があれば、わざわざそれぞれの労働時間を計算する手間が省けます。

アラート機能

勤怠管理システムのなかには、アラート機能が備わっているものもあります。
一定の労働時間を超えたり休暇を十分に取得していなかったりする場合に通知がくるようになっており、働きすぎを防止することができます。

雇用形態の設定

正規・非正規などの雇用形態のほか、フレックスタイム制・裁量労働制などのさまざまな勤務形態に対応していることが重要です。
特に工務店は、人によって雇用の形が大きく異なることでしょう。

シフト管理

シフト表の作成ができるシステムもあります。
シフト管理をシステム上で行うことができれば、ミスの削減、業務効率化に繋がること間違いなしです。

選び方

選び方のポイントもご紹介します。

自社に欲しい機能が備わっているか

まず、自社に必要な機能が何かを明確にしましょう。
とにかく記録だけ正しく行いたい場合や、自動計算やアラート、シフト管理などをまとめて管理したい場合があるでしょう。

必要のない機能が多すぎても、必要な機能がなくても困ることになりますので、自社に合った機能のものを選ぶのがおすすめです。

業界に特化した機能があるかどうか

日報管理・工事原価管理など、建設業界特有の機能が搭載されていると、より効率的に勤怠管理や関連業務を行うことができます。
なかには、見積管理や顧客管理など、営業・発注段階も同時に管理できるシステムもあります。
一元管理が可能になれば、工務店全体の業務が効率化できるでしょう。

操作がしやすいか

操作性も重要なポイントです。
工務店では、事務所のパソコンから操作する人もいれば、工事現場でスマホから操作する人もいることでしょう。
そのため、誰がどこでみても使いやすいことが、工務店の勤怠管理システムには求められます。

予算に合うものかどうか

勤怠管理システムのほとんどは、導入費用や定期的な利用料がかかります。
たくさんのメリットがあるため当然のことではありますが、勤怠管理システムを利用しない際のコスト(人件費、保管費など)と比べてみることをおすすめします。

購入の前には、必ずコストを確認し、継続して利用できるものかどうかを判断しましょう。

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まとめ

建設業の労働においては、働き方改革への対応、人手不足、DXの推進といった課題があり、勤怠管理と密接に関連しています。
また、工務店の勤怠管理においては、正確性や利便性、効率性における課題があり、これらをいかに解決するかがポイントです。

勤怠管理の方法には、紙、タイムカード、エクセル、勤怠管理システムなどがあります。
それぞれメリット・デメリットがありますが、働き方改革などの法改正に十分に対応するためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
導入の際は、機能やコストをよく確認し、自社にぴったりのものを選ぶようにしましょう。