リフォーム業にこそ必要な「標準化」の価値に気づいていますか？

さまざまなシステムがリフォーム業界向けにも販売され、業務効率化の必要性が色んなところで主張されています。
なかでも、「脱・属人化」「標準化」という言葉は、多くの場面で扱われる大切なキーワードです。

とはいえ、標準化することの何がいいのか、いまいちイメージが掴めないままでいるリフォーム会社さまも多い印象。
今回は、この「標準化」がどんな効果をもたらすのか考えてみましょう。

そもそも標準化とは

「標準化」という言葉は使う場面・文脈によって様々な意味を持つ言葉ですが、業務における標準化とは、一言で言えばこんなところでしょうか。
業務標準化とは、業務に必要な作業手順・プロセスを、”誰かでなければ出来ない状態”から脱し、”誰でも同じ結果が得られる”状態を指します。

当然、”誰でも出来る”とはいっても、他部署の社員は同じ業務を行えません。また、業務権限によってはあえて「出来る人を限らせる業務」も存在します。
そういった一部例外を除き、「あの人じゃないとやり方が分からない」を無くすことで、業務に関わる誰もが対応できるようにすることを標準化といいます。

リフォーム会社が標準化に取り組むと生まれる価値

リフォーム会社が標準化することで得られるメリットはどこにあるのでしょうか。
3つの観点から見ていきましょう。

①担当変更、退職などで業務が止まることが無くなる

お客様につく営業担当ならお客様の情報や打合せの記録などを共有して標準化していれば、万が一担当変更が発生しても情報の食い違いが減ります。
事務業務でも、「あの人しか分からない」が無ければ、万が一誰かが退職したとしても業務が止まることなく進めることができるでしょう。

業務が止まっていても人件費等の固定費は発生し続けています。
すなわち、業務が止まるのは会社にとって直接的な損失・打撃なのです。
これを防げるのは、会社にとって大いにメリットがあります。

②業務スピードのアップ、効率化

これまで限られた一部の人しか知らない・分からない業務を部署の中で誰でも対応することが出来るようになります。

そうすることで業務スピードが上がるだけでなく、対応ミスや漏れが発生するリスクも減らすことができるのです。

③残業が減る・有給取得率が上がる

②に近いところですが、標準化されることで各自がバラバラの方法でやっていたことが統一されることになります。
例えば現場調査や見積、積算などは属人的になりやすい業務ですがそれぞれ同じ方法で、時間のかけ方も同じになれば無駄が減りますよね。

業務の分担も可能になり、もしかすると「分業化」もできるかもしれません。
そうすることで個人の負担が減り、残業が減ったり有給を取れることが増えます。
こういった効果は、そのまま社員満足度にも直結するので、会社経営にとっても大変価値が高いものであると言えるでしょう。

標準化には「業務の見える化」「ルールの明確化」が必要

標準化による効果を共感してもらえたでしょうか。
もし御社で業務標準化を試みるなら、まずは業務の見える化・ルールの明確化を行いましょう。

それには業務システムの導入が最も効果的です。
システムを導入すれば、業務の手順が明確になり、フローが固定されるのでやり方・ルールが統一されます。

とはいえ、導入したシステムが御社の業務に適切、手順が固定されることで余計に手間が増えて非効率になるかもしれません。
システム導入は慎重に検討を重ねましょう。

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まとめ

今回は標準化の効果・価値について紹介しました。
標準化や属人化のような言葉は、誰しもが口にするわりには、具体的な効果や価値について明確な答えが出しにくいキーワードです。
ぜひこの価値を理解したうえで、社内の共感が得られるか試してみましょう。