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リフォーム会社がシステムを選ぶためのポイントは「サポート環境」

生産性向上、効率化などさまざまな流れを受けて
リフォーム会社でもこれまでの属人的なやり方を改善する方々が増えています。
IT導入補助金などの登場で、更に加速している現状です。

ところが、様々な理由で
「システムを導入してみたものの結局使えていない」と
答えることになってしまうリフォーム会社が多いのをご存知でしょうか。

今回は、御社がそうならないためにも
システム検討の際に考えるべきポイントを1つご紹介します。

システム導入の検討ポイントに「サポート体制」入れてますか?

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システムの機能面や、使うことでどんな改善が見込めるかについては
各社しっかりとイメージしてシステム検討をしています。

ところが、サポート体制はどうか?と尋ねると
クエスチョンマークが浮かんでしまう方は少なくないようです。

システムは購入することがゴールではありません。
実際に運用できるようになって初めて効果を発揮できるものなので
それを補助してくれるサポート制度について検討するのは必須なのです。

「サポート」が必須となる理由

業務範囲が大きいほど最初は使いこなせない

前述したように、システムは実際に運用できるようになって
初めて効果が現れるものです。

営業マンが教えてくれたシステムの効果も、
運用が軌道に乗って効果を実感できるものになります。

ところが、この「運用に乗せる」はなかなか難しい場合があるのです。
とくにシステムの影響する業務範囲が幅広ければ広いほど時間がかかります。

そういった際に、気軽に「詳しい人」に相談できる窓口があるだけで
実際にシステムを利用する社員の安心感はかなり上がります。

使い方を社員が監督する時間はもったいない

ある程度規模のある企業の場合、「情報システム部」と呼ばれる部署があります。
通称「情シス」と言ったりしますが、ここがシステムの管理や使い方の指導を行います。

ただ、小~中規模のリフォーム会社の場合
多くの社員は「システム管理」を専任できるわけではありません。
他の業務と兼任でシステムを利用することになるので、
誰かがシステムの使い方を指導し、監督するとなると
もともとの主業務を行う時間が圧迫されてしまいます。

そうならないためにも相談窓口はシステム会社にできるものを用意して
社内に管理者を置くにしてもシステム会社と連携できる仕組みを構築しましょう。

サポート制度でシステムを判断する時のポイント

システムを導入する際に、以下のポイントは必ず確認するようにしましょう。

  • 問合せの対応時間と定休日
  • 問合せの手段(電話が可能か、メールのみか)
  • レスポンスのスピード(問合せからどれくらいの時間で回答がもらえるか)
  • システムを使っている人の、サポートに関する満足度データ

満足度データは、あれば程度で構いません。
とくに「レスポンス」は重要視すべきです。営業先で不明点があったり
急ぎ提出しなければならない見積書作成などで不明点が出ることは
リフォーム会社ならざらにあることです。

試用版は使い心地とサポートを見るためにある

無料または安価な金額で、1か月程度システムをお試しできる
「試用版」というサービスを用意している場合があります。

多くの場合、機能をチェックしてしまうのですが
「使い心地」と「サポート」を確認するようにしましょう。

実運用まで至らずとも、仮データを入れてみて
不明点があればすぐサポートに連絡するという仕組みにして
今時点で使い方が分からない部分があっても
すぐ答えてくれる、という安心感があれば継続利用できると判断できます。

まとめ

繰り返しにはなりますが、
いくら機能が優秀でも、課題が解決できそうでも
実際に利用し続けられなければ効果を実感することはできません。

ぜひ、サポートを含めてシステムを検討してみてください。

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