テレワークでは、通常の出社業務と違ってさまざまな制約があります。
そのため、これまでやっていたことを維持するか、それとも廃止するかの振り分けで悩んでいる企業も多くいるでしょう。
特に、日報をどう扱うかという問題は重要です。
日報は、テレワークでも作るべきなのでしょうか、それとも作らなくても良いのでしょうか。
目次
テレワークでも日報は必要か
日報はいかにテレワークといえど作ったほうが良いでしょう。
後で詳しく述べますが、日報は仕事を進めるにあたって多くのメリットをもたらしてくれます。
特にテレワークでは、Web上やクラウド上で連携して作業することが多くなります。
そんな中でパソコンで気軽に見られる日報を作ることで、これまで以上に効果を発揮することが期待できるでしょう。
日報の書き方に関する記事はこちら
テレワークで日報を作成する目的
テレワークをするうえでは、一から業務のあり方を見直さなければいけません。
従来やっていた業務も昔からやっていたから、と漫然と続けるのではなく、改めて目的を再確認しながら行っていかなくてはいけないでしょう。
テレワークで日報を導入する際も、目的を明確化しておく必要があります。
進捗の共有
基本的に、日報は今日どこまで作業が進捗したかということを書くものです。
それを複数人が見ることによって、ここまで作業が終わっており、次からは残っている作業を進めれば良い、という方針が明確になります。
こういった進捗状況を共有することはテレワークにおいても欠かせないでしょう。
成果を示す
建築のような時間のかかる作業を行ううえでは、これまでの成果が明らかでないとモチベーションの低下につながります。
登山で山頂に登った後、これまでの行程を振り返るように、今日はこんなにやり遂げたんだという手ごたえがあってこそ、人はモチベーションを維持することができるでしょう。
日報を書くことで、今ここまで成果があがっていると示せば、作業員のモチベーション向上につながります。
業務を見直す
大掛かりな作業を行うにあたっては、逐一業務内容を見直さなければいけません。
この部分の作業はちゃんと滞りなく進んでいるか、どこかやり残している箇所がないかなどをチェックしてこそミスを減らすことができます。
日報でその日の作業をこまごまと記していけば、後で業務内容を見直せるようになり、見落としを減らせるでしょう。
コミュニケーションを取る
どんな仕事でもコミュニケーションは欠かせませんが、建設業においてはなおさら綿密な打ち合わせが大切になります。
一つの建物に多くの人員が動員されるからには、約束事の共有などはしっかりと行う必要があるでしょう。
コミュニケーションが疎かになっていると思わぬ事故につながりかねません。
日報はコミュニケーションを円滑に行うことを助けてくれます。
建設業のテレワークに関する記事はこちら
テレワークの日報に必要な項目
日報の書き方は、オフィスワークだろうとテレワークだろうと変わりありません。
ここからは、念のために日報にはどういったことを欠けば良いのかを見ていきましょう。
始業・終業時刻
この日の作業がどれくらいかかったのかを示す指標として、始業時刻と終業時刻は細かく記しておきましょう。
できれば作業の始まりと終わりの時間を、腕時計などを使って正確に記録しておくことをおすすめします。
業務内容・進捗
そもそも、日報を書く目的はその日のどんな作業をやったかを克明に記すことです。
この部分が欠けていたり、記載が不十分だったりするようでは日報の体をなさないので細かく記すようにしましょう。
翌日以降の作業予定
日報は、次の日やってくる作業員への申し送りの役割も果たしています。
今日はこの作業を終わらせたから、明日からはこの作業をよろしく、という意味を込めて翌日の作業予定を記しましょう。
振り返り
今日の作業を行ううえで危険な箇所はなかったかを書く箇所です。
そのほか、仮に作業の時間が長くなりすぎたら何が原因だったかといった反省事項を記してください。
確認事項
工事現場ではさまざまな備品が必要になります。
こういった備品は常に不足しがちなので、この日までに補充しておいてほしいといったことを書くようにしましょう。
テレワークの日報を作成するポイント
オフィスワークで日報を作る時と、テレワークで日報を作る際に気を付けるべきポイントは変わってくるのでしょうか。
具体的に記載する
テレワークで日報を作る際は基本的にパソコンを使っての作成が主になってくるでしょう。
そのため、手書きだと面倒な記載もキーボードなら楽に行えます。
これを活かせばこれまで具体的に書けなかった作業内容もより事細かに書けるようになるはずです。
オフィスワークで見えないことが多いぶん、具体的に記載すると良いでしょう。
改善点や課題などを盛り込む
日報を作るメリットの一つとして、改善点や課題が明らかになることで、作業内容の向上が見込める点が挙げられます。
他人に対して改善点を指摘するのは気が引けますが、必要なことは遠慮なく書くべきです。
細かいことでも積極的に記載する
日報を簡潔に書くのは大事ですが、一方で内容が薄くなってしまうという弊害も否めません。
煩瑣になるのを避けすぎて中身がない日報になるくらいなら、多少文章が長くても有益な内容が多く含まれている日報を書くようにしましょう。
建設業向けおすすめ日報ツール3選
今まで日報は、会社で作ったテンプレートに頼って作成してきた、という方は多くいるでしょう。
テレワークに移行するにあたって、そういった慣習を見直してみても良いかもしれません。
インターネット上には無料で使える日報ツールがありますので、より良い日報を作成するための助けになってくれるでしょう。
日報365
最近は、スマホが普及する一方でパソコンの操作に不慣れという若者も増えてきています。
そんな時代に合わせたツールとして日報365が挙げられるでしょう。
日報365はスマホをはじめとしたさまざまなデバイスに対応しており、どんなデバイスでも日報が簡単に作れるようなデザインになっています。
| 特徴 | ・現場で作業が終わり次第すぐに日報が書ける ・さまざまなデバイスで使える ・出面や工数も簡単に選択できる |
|---|---|
| 環境 | クラウド |
| 価格 | 問い合わせ |
| 体験版の有無 | なし |
houren.so
工事現場の日報を作る際には時に画像を添付して作業内容を説明したい場面に出くわすことが少なくありません。
一方でワードなどの一般的なツールを使って画像を添付しようとするとやや面倒です。
houren.soはそういった悩みに対応して、より簡単に画像を添付できるようなシステムを採用しています。
| 特徴 | ・作業内容をSNSにも投稿でき、PRすることも可能 ・日報作成作業が短時間でできる ・既読も付けられ、写真に直接書き込みも |
|---|---|
| 環境 | クラウド |
| 価格 | 問い合わせ |
| 体験版の有無 | あり |
LINE WORKS
テレワークが主流になる前からLINEで簡単な業務連絡くらいは行っていた、という企業もいるでしょう。
その場合はLINE WORKSを導入することをおすすめします。
日報を作れるだけでなくビジネスチャットも使えるので、テレワーク初心者にうってつけのサービスです。
| 特徴 | ・利用料金が低額でコストを抑えながらツールを使える ・日報だけでなくさまざまな場面で活用できる ・さまざまな業種で活用可能 |
|---|---|
| 環境 | クラウド |
| 価格 | ・スタンダードプラン：月額450円 ・アドバンスドプラン：月額800円 |
| 体験版の有無 | 利用料金無料のフリープランあり |
日報管理もできる！『建築・リフォーム業向け管理システム アイピア』
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まとめ
テレワークはオフィスワークと違って勝手が違って慣れないという人もいるでしょう。
とはいえ、日報を作るような作業に関してはそこまで大きな違いはありません。
テレワークだから無理、と頭から決めるのではなく、柔軟に環境の違いに慣れるようにしましょう。
