発注業務を効率化するには？現状の課題やおすすめの方法をご紹介

日頃、発注業務を行っていく中で、納品時期が間に合わなかったり、数を間違えたりなどトラブルが起きていませんか。
手間がかかる発注業務を効率化するにはどうすればいいか、現状の課題やおすすめの方法をご紹介していきます。

発注業務とは

発注業務とは設備や部品、資材や建材などの商品を仕入れるために発注を行い、納品された商品を検収し、支払いを行う一連の業務です。

建築業においては案件を受注することや工事の進捗に合わせて必要な資材の発注が行われます。
発注時期によって価格変動が生じることもあるので、仕入れのタイミングにも気を払います。

一方、工事のスケジュールに合わせて納品されないと工事が滞ってしまうため、注意が必要です。

発注業務の流れ

建築業における発注業務の流れは、まず工事の発注があると、それに必要な建材や資材、設備などの数を契約内容や設計図に照らし合わせながら確定させます。
商品によっては在庫がある場合もあるため、在庫数の確認が必要です。

次に仕入先に見積もりを依頼し、予算に合うかチェックします。
場合によっては複数のメーカーや卸売業者などから相見積もりを取り、条件に合うところを決定しなくてはなりません。
必要な数を予算に合った適正な価格で、必要な時期に納品されるよう注文書や発注書など、仕入先の求めに応じた方法で発注を行います。

納品されたら、発注内容通りの商品が発注した数納品されたか、不良品や損壊しているものなどがないか確認します。
使用するスタッフに知らせたうえで、支払業務に入るといった流れです。

発注業務の課題

では、現行の発注業務にはどのような課題があるでしょうか。
以下で課題を見ていきましょう。

発注工程が多い

発注業務は発注して終わりではなく、工程が多いのも一つの課題です。
一人親方や小さな工務店であれば、棟梁が馴染みの仕入先に連絡して、納品されて請求書が送られてくるといった比較的単純な流れで運用されているケースもあります。

一方、ある程度規模が大きくなってくると、さまざまなチームから発注の依頼が入り、それを整理したうえで、在庫を確認し、希望条件に沿って発注をしなくてはなりません。
すぐに発注できるケース、見積もりを取る必要があるケースがあり、見積もりを取った場合には上司など権限がある人の承認も得なくてはなりません。

発注後も納期に間に合うか確認をしたり、納品場所のやりとりをしたりとやることが多いです。
納品された商品の確認や在庫の登録も手間がかかります。

大きな企業になるほど、大量の発注内容について数少ないスタッフで対応しなくてはならず、業務負担が大きいです。

人的ミスが発生する

アナログで作業を行うと人的ミスも発生しやすいです。
在庫確認を忘れて、まだたくさん在庫があるのに発注してしまったり、発注する数を間違えるなどで不足が生じたり、逆に無駄な支払いが発生し、過剰在庫を抱えるリスクも少なくありません。

工事の進捗が止まれば信用問題ですし、過剰在庫を抱えた場合や支払負担が増えれば、企業の業績にも関わります。

部署間の連携が不十分

発注業務を担っているのは、現場には出たことがない事務職員であるケースや場合によっては派遣社員などのケースもあります。

発注業務は、現場の担当者や営業担当者などから発注依頼書などの社内フォーム、電話やメールなどで依頼が入り、その内容をもとに進められていくのが一般的です。

現場が忙しく、発注業務の担当者が確認したいことがあっても、スムーズに連絡が取れない場合や納期をいきなり早めて、その通りに届かないとクレームをつけるなど、社内の部署間でも連携が不十分なのも課題です。

属人化する傾向にある

発注業務は少人数で担っていることも多く、人数が少ないケースや担当者の経験が長くなるほど属人化が進みます。

たとえば、小さな工務店の親方が1人で馴染みの卸売業者に口頭で発注をかけているようなケースは、代替わりすると、これまでの取引価格などがわからなくなることやこれまでの方法が採れなくなり、混乱するリスクがあります。

発注業務を効率化するメリット

発注業務を効率化するメリットは以下の通りです。

発注作業をスピーディーに行える

確認作業や検収作業など確認作業も多く、工程も多い発注作業をスピーディーに行えるようになります。
残業を減らす、担当者のストレスを減らすことにもつながります。

コスト削減につながる

馴染みのある業者だけと取引を続けていると、割引してもらえることもあれば、実は割高な価格で販売されているケースも少なくありません。

価格比較を簡単に行えるような体制を整えれば、コスト削減につながります。

人的ミスを回避できる

数字や納期を打ち間違えたなどの人的ミスを回避することで、工事がスケジュール通りに進められるようになり、過剰発注によるコストの増加も防ぐことが可能です。

業務を標準化できる

新人スタッフに依頼するとマニュアル通りに行われるけれど、経験が長い人に依頼すると割引してもらえることやすぐに納品するよう仕入先と交渉してもらえるなど、属人化していませんか。
取引がスムーズに進むこともある反面、その人がいないと行うことができず、場合によっては不正やトラブルの温床にもなります。

業務を標準化することで、誰が行っても同じ内容をスムーズに処理できるようになり、担当者の入れ替わりがあっても安心です。

テレワークの促進につながる

手作業で発注書を作成することや入力し、在庫を倉庫に確認しにいくなどしていると、どうしても出社が必要です。

在庫管理システムと連動するクラウド型の発注システムを導入すれば、テレワークをすることも可能になります。
ワークスタイルの多様化により、人手不足の解消にもつながります。

発注業務を効率化する方法

発注業務を効率化する方法を見ていきましょう。

業務フロー・業務内容を見直す

業務フローに無駄がないかや、省略できる工程がないか見直しましょう。
また、ミスが生じやすい部分は、どうすればミスを防げるか検討することが必要です。

発注方法を見直す

電話や担当者に口頭で発注するような昔ながらのスタイルの場合、トラブルを防ぐためにも記録に残る形にすることが大切です。

紙の起票からシステムやデータを使ったやりとりにするなど、作業時間を軽減でき、かつミスが起こりにくい方法を検討しましょう。

適正在庫数を設定する

在庫数をリアルタイムで把握するとともに、いくつ以上あればいいのか、いくつ以上は過剰なのかを、よく使う商品ごとに設定しましょう。

適正在庫数を下回ったら発注する、上回る数は発注しないなど調整しやすくすれば、コスト削減にもつながります。

発注システムを導入する

属人化を脱却し、ミスを防ぎ、スピードアップを図るには、発注システムの導入がおすすめです。
業務が標準化され、ミスを防ぐ機能があるなど、業務時間も短縮できます。

発注業務を外部委託する

現場や営業からの発注数が多く、処理しきれずに困っている場合には外部委託する方法も検討しましょう。

発注依頼書をとりまとめて、入力して発注するといった一連の作業をしてくれるので、業務負担が軽減できます。

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まとめ

発注業務とは、設備や部品、資材や建材などの商品を仕入れるために発注することです。
流れは、在庫を確認し、必要な数を適正な価格で必要な時期に納品されるよう発注することが求められます。

課題は、発注工程が多いこと、人的ミスが発生すること、部署間の連携が不十分なこと、属人化する傾向にあることです。
発注業務を効率化するメリットは、発注作業をスピーディーに行えること、コスト削減につながること、人的ミスを回避できること、業務を標準化できること、テレワークの促進につながることが挙げられます。

発注業務を効率化する方法として、業務フロー・業務内容を見直すこと、発注方法を見直すこと、適正在庫数を設定すること、発注システムを導入すること、発注業務を外部委託することが考えられます。