テレワークに対応した勤怠管理方法とは？勤怠管理システムの活用法をご紹介

働き方改革やコロナ禍の影響を受け、テレワークが広がりつつあります。
柔軟な働き方を可能にするテレワークですが、勤怠管理をどのように行うかという課題がつきものです。

この記事では、テレワークの勤怠管理の課題や勤怠管理システムについて解説します。

テレワークとは

テレワークとは、オフィスから離れた場所でICT(情報通信技術)を利用して働く方法のことです。

テレワークの種類

テレワークにも種類があります。
代表的なものをみていきましょう。

在宅勤務

在宅勤務は、自宅で仕事をする働き方です。
コロナ禍で特に広がった方法の一つと言えるでしょう。

モバイルワーク

モバイルワークは移動中やカフェなどで仕事をする働き方です。

似たような働き方にノマドワーカーがありますが、ノマドワーカーは従業員ではなくフリーランスのため、モバイルワークとは異なります。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、本社から離れた場所にあるオフィスのことです。
サテライトオフィス勤務は、サテライトオフィスやコワーキングスペースで働くことを意味します。

テレワークの勤怠管理の課題

多くのメリットをもつテレワークですが、セキュリティ面での問題や、従業員管理の難しさなどの課題もあります。
勤怠管理においても、オフィス勤務とは異なり、勤怠管理ならではの課題が存在します。

労働状況の管理

テレワークでは、従業員の勤務実態の把握がオフィス勤務よりも困難になりがちです。
労働時間が自己申告になるほか、効率的に仕事ができているか、困っていることがないかなど、確認しづらいことが多くあります。

評価体制の整備

オフィス勤務よりもコミュニケーション不足や見えるものが少なくなることから、人事評価も困難であることが多いです。
定量的な成果物があれば評価しやすいですが、全ての職種がそうとは限りません。

テレワークの勤怠管理方法

ここでは、代表的な勤怠管理の方法を紹介していきます。
それぞれの特徴を確認していきましょう。

チャットやメール

チャットやメールで、始業時と終業時に労務管理担当者や上司へ報告をする方法があります。
既存のツールで行うことができるため、すぐにテレワークでの勤怠管理を始めたい場合やコストをかけたくない場合におすすめです。

ただし、1日2回報告を確認しなければならず管理をする側の負担が重くなりがちです。
また、終業時間は労働者によって異なるため、労務管理担当者が全ての人が終業するまで待つ必要も出てきます。

Web会議システム

Web会議システムを接続し、勤怠状況を把握するのも方法の一つです。

リアルタイムで勤務の様子をみられることや不正申告が起きにくいことがメリットです。
一方で、常に接続しておく面倒さやプライバシー面での懸念がデメリットでしょう。

エクセルやスプレッドシート

エクセルやスプレッドシートなどで勤怠管理をする方法もあります。

インターネットがあればどこでも記録し、更新できるため、テレワークに向いた方法であると言えるでしょう。
追加のコストもかからないうえに、テンプレートを利用することもできます。

ただし、変更が容易であるぶん、不正申告のリスクがあります。
不正を防止するためのチェック体制を敷く必要があるでしょう。

勤怠管理システム

勤怠管理を最も効率よく行う方法として、しばしば勤怠管理システムが挙げられます。
勤怠管理システムとは、勤怠管理に特化したシステムのことで、出退勤の記録や休暇の申請・取得状況など、さまざまな機能を備えています。

勤怠管理システムのメリットは、どこでも利用できること、正確に勤怠状況を記録できること、勤怠状況が可視化できること、システム上にデータを保管できることです。

デメリットは、コストがかかることでしょう。
勤怠管理システムの便利さを思えば、価格以上のメリットがあると言えますが、あまりにコストの大きいものは避ける必要がありそうです。

勤怠管理システムの特徴

ここまでテレワークにおける勤怠管理の課題や、勤怠管理方法を紹介しました。
徹底した勤怠管理の実現が目指されるなかで、勤怠管理システムの導入が広がっています。

勤怠管理システムについて、より詳しくみていきましょう。

勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムといっても、さまざまなものがあり、機能や特徴も多様です。
代表的な機能としては、主に以下のようなものが挙げられます。

労働時間の記録・管理

打刻により正確な労働時間を記録する機能があります。
リモートワークに対応するためには、場所を選ばす打刻を行えることが重要です。

休暇・有給休暇の管理

休暇の表示や有給休暇の取得状況の記録・確認ができる機能です。
また、休暇の承認・申請も行うことができれば便利です。

一定期間の労働時間の計算

フレックスタイム制や残業の上限規制に応じるため、労働時間を自動で計算し、表示してくれる機能です。
自動計算機能があれば、手作業で計算する必要がなく、ミスも削減できます。

さまざまな雇用形態の設定

正規・非正規などの雇用形態のほか、フレックスタイム制・裁量労働制などのさまざまな勤務形態に対応していることが重要です。
また、出社かリモートワークかを記録できればさらに便利でしょう。

アラート機能

勤怠管理システムのなかには、アラート機能が備わっているものもあります。
一定の労働時間を超えたり休暇を十分に取得していなかったりする場合に通知がくるよう設定できます。
特にリモートワークだと、労働状況を把握しにくいため、このような機能があると便利です。

勤怠管理システムの選び方

テレワークにあわせて勤怠管理システムを導入する際に押さえておくべきポイントをご紹介します。

勤怠時間の適切な把握

勤務時間を正しく、漏れなく把握できることは最重要ポイントです。
これができなければ、勤怠管理をしている意味がありません。
どこでも記録できること、不正や打刻漏れ防止のための工夫があることなどを確認しましょう。

また、テレワークはもちろん、正規雇用や非正規雇用、フレックスタイム制や裁量労働制など多様な働き方に対応したものを選びましょう。

コストと機能のバランス

コストと機能のバランスを見極めることも大切です。

まず、自社にとって必要な機能を明確化しましょう。
どれだけ安くても機能が欠けていれば意味がないからです。

一方で、不必要な機能を多く備えていても無駄になるでしょう。
自社に必要な範囲の機能を備えたものを選ぶようにします。

操作性

操作しやすいことも重要なポイントです。
勤怠管理システムを導入する際のハードルの一つに、従業員への普及があります。

誰がどこで使っても使いやすいことが大切です。
特にテレワークでは、周りにすぐに聞くことも難しいため、簡単に使えることを重視しましょう。

作業の進捗状況の確認

例えば、勤怠管理システムのなかには、勤怠管理と同時に、作業の進捗状況を可視化できるものもあります。
進捗状況が目に見えることで、テレワークでも従業員の労働状況を把握しやすいでしょう。

他のシステムとの連携

他のシステムと連携できる機能があれば、より一層作業を効率化できます。
例えば、シフト管理や給与計算システムとの連携機能が挙げられるでしょう。

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まとめ

今回は、テレワークにおける勤怠管理について説明しました。
デジタル化、働き方改革、コロナ禍などを経て、テレワークは社会において一般的になりつつあります。
働き方の変化に応じて、企業の勤怠管理も変化を求められることでしょう。

勤怠管理システムを利用すれば、テレワークにも対応した勤怠管理を行うことが可能です。
自社に応じたものを選び、少しでも勤怠管理を効率化しましょう。