発注書を電子化する方法とは？改正電子帳簿保存法の要件を解説

今まで発注書の作成・保管は紙で行っていたものの、そろそろ電子化したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。
実際にアナログなやり方はミスや漏れの原因になることが多いため、電子化がおすすめです。

こちらの記事では、発注書の電子化は可能か、電子化する方法やメリット・注意点、改正電子帳簿保存法の要件について解説していきます。

発注書とは

注文しますと意思表示をするために送付する書類を、発注書と言います。
この発注書は、必ずしも送付しなければならないと決まってはいません。
万が一送らなかったからといって、法律で罰せられることもありません。

しかし、何かあった時の証拠として作成しておくと安心なため、ほとんどの企業が発注書を発行しています。
今に始まったものではなく、日本では昔から発注側が受注側へ注文します、という意味で作成して送っています。

発注書の電子化は可能？

発注書や注文書などは電子化が可能です。
今は紙での取引を行っているものの今後電子化したいと考えている場合、スキャナーやITツールを活用して電子化することができます。

ひと昔前は電子化する場合のルールが煩雑で難しい点もありましたが、現在はもっと利用しやすいようにとルールも緩和されつつあり、活用しやすくなってています。
政府としても電子化を推奨としているため、法律の整備も進んでいます。
実際、大手企業ではすでに電子化を進めていて、効率良く業務を行っていることが多いです。

発注書を電子化する方法

発注書を電子化するためには、どんな方法があるのかを把握している方は少ないのではないでしょうか。
発注書は、複数の方法で電子化させることができます。
ここからは、発注書を電子化する方法について詳しくご紹介していきます。

スキャンしてPDF化する

電子化させるためにスタンダードで簡単な方法の一つとして、スキャンしてPDF化させる方法があります。
そこまで難しい操作や別途ツールを使用しなくても良いため、覚えてしまえば簡単な方法です。

しかし、従業員がいちいちスキャンをしてPDF化しなければならないため、時間がかかります。
効率的に電子化したいと思ったら不向きな方法です。
システムには料金がかからなくても、人員にコストがかかるでしょう。

OCRソフトを活用する

OCRは手書きの文字をデジタル文字にする方法で、自動でデータ化してくれる分手間なく電子化ができます。

ただし、きれいな文字で書かれていれば良いのですが、何が書かれているか見えづらい文字の場合はOCRが読み取りできません。
ほかにも、必ずしも正しい情報を読み込むとは限らず、認識が違うまま読み込まれる心配もあります。

データ化を外部委託する

自社で行うのが大変であれば、外部委託をしてデータ化する方法もあります。
ミスも防げますし、従業員は他の業務ができるため効率的です。

しかし、外注を行うとなると継続的にコストがかかってしまうため、費用面では大変です。
さらに、個人情報の漏えいリスクなども考えられるため、頼む時には慎重に行う必要があります。

取引先に電子データの発注書を依頼する

もし取引先にお願いできるならば、発注書をあらかじめエクセルやPDFなどの電子データで送ってもらえると手間なく電子化できます。

しかし、自社の従業員が行うのではなく取引先に頼むことになりますので、難しいと感じる場合が多いでしょう。
いくつか取引先がある場合も、OKな企業とNGな企業が出てしまうなど管理が大変になってしまうかもしれません。

受発注システムを導入する

より効率的に行いたいのであれば、受発注システムがおすすめです。
さまざまな手間が省け、発注に関わるすべての作業を受発注システムで行うことができます。
取引先ともより効率的にやりとりできるようになりますので便利でしょう。

ただ、最初にコストがかかってしまう、どうしても紙が良い取引先の場合は使えないなどの心配もあります。

発注書を電子化するメリット

発注書を電子化するメリットはたくさんあるため、紙からの切り替えを考えているのであれば電子化は大変おすすめです。
ここからは、発注書を電子化するメリットについて紹介していきます。

業務効率化

紙の場合は従業員が書類を探して手入力しなければならないなど、手間が多くあります。
しかし、電子化できれば、書類を探すのも一発検索するだけで良く、手入力する場面も少なくなります。

特に、受発注システムを利用できれば、システム内でほとんどのことを行ってくれるので、従業員はほかの業務に時間を充てられるようになるでしょう。
全体的な業務効率化が図れます。

必要書類を探しやすい

たくさんの保存している書類で溢れかえっている中、必要な書類を探すのは大変です。
それだけで時間を使ってしまい、大切な時間がなくなってしまいます。
電子化できればファイルをきちんと整理しておけば、検索の際一発で出せて便利です。

保管スペースが必要ない

何かあった時に書類がどうなっているのか確認するためにも、古くからの発注書を倉庫などに保管している企業も多いのではないでしょうか。
その数も何十年分となってくると、保管スペースがなくなってきます。
別途レンタルスペースや倉庫を借りる必要があり、保管コストがかかるでしょう。

電子データは保管スペースがいらないため効率的です。

紛失や劣化のリスクを回避できる

どこに発注書があるのか探すのも大変ですが、やっと見つけても紙の色が変色している場合や印刷の文字が薄くなっている場合、文字が読めなくて困ってしまいます。
文字が読みにくくて、正しいデータを認識できず間違ってしまう可能性もあるでしょう。

電子データは日数が経っても印字が薄くなる心配もなく、長期的にきれいな状態で保管できます。

テレワークの促進につながる

以前のように新型コロナウイルスで出社に制限がかかるような時でも、電子化しておけば安心です。
テレワークもしやすくなり、結果としてテレワーク促進につながるでしょう。

リアルタイムで情報も確認し合えますし、万が一災害が起きた時も紛失してしまうリスクをなくせます。

ペーパーレス化

自然を守る目的で、世界的にペーパーレス化などの環境に配慮したSDGsの取り組みが叫ばれています。
発注書を電子化するだけでも、ペーパーレス化に繋がります。
コストもその分かからなくなりますし、SDGsに力を入れる企業にはプラスに働くでしょう。

発注書を電子化する際の注意点

発注書を電子化させたいと思っている方は、電子化の注意点も知っておくと良いでしょう。
注意点を知らずに電子化を行ってしまうと、失敗した、と後悔してしまうかもしれません。
ここからは、発注書を電子化させるときの注意点についてご紹介していきます。

電子化する書類を厳選する

とりあえずなんでもかんでも書類を電子化すれば良い、と考える方もいるかもしれませんが、量が増えるとそれだけ作業が大変になります。
紙から電子化する前に、一度必要な書類を厳選するようにしましょう。

実際、ほかの書類に付随しているだけでいらない書類である場合もありますので、最初に厳選しておくと効率良く電子化できます。

運用マニュアルなどを共有する

新しいシステムに変わっただけでも、苦手意識を感じてしまう従業員は多いものです。
各自時間を見つけて覚えさせるのではなく、しっかりとマニュアルやテンプレートを準備し、皆が使いやすいように整備しておきましょう。

取引先の了承を得る

自社だけが電子化を進めても、取引先が理解していなくてこれまで通りの紙でやりたいと思っていたら意味がありません。
まず電子化する前に、取引先に了承を得るようにしましょう。

セキュリティ対策を講じる

電子化するとインターネットを活用しますので、ウイルス感染や盗難のリスクが高まります。
インターネット上では常に情報を盗もうとしている人がいますので、厳重に注意しておかなければなりません。
セキュリティツールを使って、しっかりと情報を守りましょう。

改正電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、保存が必要な国税関係文書や取引関係の文書を、データとして保存することを認め、その方法を定めた法律です。
令和5年度の税制改正によって、電子帳簿保存法にも変更がありました。

改正電子帳簿保存法では、電子データの保存方法についてルールが定められています。
しっかりと守ってデータを保存しなければなりません。

電子データで保存する場合の要件

ここからは、電子データで保存する場合にどのような要件が決まっているのかを詳しく紹介していきます。

紙で受領した発注書

取引先から紙で受領した場合は電子データ化が可能ですので、自社でスキャンを行ってOKです。
しかし、タイムスタンプは速やかに付与することが重要です。

電子取引で受領した発注書

電子取引で受領を行った場合は、そのままのデータで保存しなければなりません。
こちらで見やすいように変えるなどはルール違反です。
紙での保管は認められていませんので、その点も注意が必要です。

自社作成の発注書の控え

自社で作成した発注書の控えは、紙でも電子データでも保存がOKです。
スキャナ保存の要件を守り、電子データにしておくと便利でしょう。

紙で保存する場合の要件

紙での保存を考えている場合は、発注書の控えをプリントアウトする方法と、取引先からもらった原本のまま保管する方法があります。

発注書の保存期間

発注書の保存期間は法人、個人事業主で変わってきます。
どの程度保存すれば良いのか、期間も覚えておきましょう。

法人の場合

法人の場合、確定申告書の提出期限日の翌日から7年間保存しなければならないと法律で決まっています。
事業年度に応じても変わってきますので、調べて適切な年数のあいだ保管しましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は5年間となっています。
赤字で確定申告をしない場合も、同じように保存対象となるので覚えておきましょう。

保存しなかったらどうなる？

罰則は特にありませんが、いざトラブルが起きた時確認できず不利になるでしょう。
税務調査で必要になる場合もありますので、保存しておくことが大切です。

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まとめ

発注書を紙で保存している場合、ぜひこれを機に電子化させましょう。
発注業務が効率的になり、今までよりもコアな業務へ割く時間が増えます。
電子化させる時には受発注システムを使うとより効率化でき、おすすめです。